Escrever um email de acompanhamento eficaz mas educado que receba uma resposta pode ser um desafio. Quer receber uma resposta mas não quer ser visto como demasiado insistente.
Se está a escrever um e-mail de seguimento educado porque está a seguir depois de se encontrar com alguém num evento da rede, depois de enviar uma factura, ou depois de enviar um e-mail sem resposta, partilharemos como dicas para o ajudar a aumentar as suas probabilidades de obter uma resposta.
Primeiro, vamos falar sobre os 3 erros comuns que as pessoas cometem quando escrevem um email de seguimento educado para que saiba o que corrigir ao escrever o seu próximo email.
Então vamos partilhar alguns exemplos do que quer fazer para melhorar o seu e-mail de seguimento, juntamente com um monte de exemplos para o ajudar a personalizar a sua própria mensagem!
Merros feitos em e-mails de seguimento educados e o que fazer em vez disso
Existem três erros comuns frequentemente cometidos quando se escreve e-mails de seguimento educados. Vamos falar de cada um destes erros para que os possa evitar ao escrever um e-mail de seguimento educado e o que fazer em seu lugar.
Merro #1: Usando “seguimento” na linha de assunto do e-mail
Ao escrever um e-mail de seguimento educado, a maioria das pessoas tende naturalmente a usar “seguimento” na linha de assunto. Embora este e-mail seja um seguimento, essa linha de assunto não acrescenta qualquer valor e provavelmente será ignorada. Pode também fazer com que o leitor sinta que está a apontar a culpa porque não respondeu, o que não faz o leitor sentir-se muito bem ou interessado em ler o seu e-mail.
Em vez disso, escreva uma linha de assunto que seja relevante para o tópico ou propósito do e-mail. Para o fazer, pergunte a si mesmo sobre o que é o e-mail ou o que quer que eles façam. Continue a ler para exemplos de linha de assunto de seguimento educado do e-mail.
Merro #2: Começando com “apenas acompanhamento” e não acrescentando valor
Outro erro comum cometido ao escrever um e-mail de acompanhamento educado é começar com “apenas acompanhamento” e enviar um e-mail que não acrescenta qualquer valor. As pessoas estão ocupadas e não têm tempo para ler um e-mail que têm de decifrar o significado de ou que acção é necessária.
Em vez disso, ao escrever o seu e-mail de seguimento educado, concentre-se em acrescentar valor. Por exemplo, dê-lhes opções, partilhe como pode ajudá-los a resolver o seu problema ou o que pode fazer por eles, ou adicione mais detalhes ou contexto.
Merro #3: Não incluir uma chamada à acção
O erro final e mais comum quando escreve um e-mail de seguimento educado é esquecer-se de incluir uma chamada à acção.
Em vez disso, quando escrever um e-mail de seguimento educado, seja claro sobre o que quer que a pessoa faça depois de ler o seu e-mail. Quer que a pessoa lhe responda? Telefonar-lhe de volta? Preencher um formulário? Seja claro e específico para que eles saibam o que quer que eles façam. Pode fazer isto enquanto ainda é educado. Continue a ler para ver as amostras de e-mails de seguimento educados e aprenda a incorporar isto nos seus e-mails de seguimento.
Merro #4:Não seguimento rápido
Em vez de esperar 10+ dias para seguimento, considere enviar um lembrete mais cedo como 3 dias. Isto assegura que o destinatário ainda tem o tópico e o pedido fresco na sua mente. Se esperar demasiado tempo, há uma hipótese de eles já terem esquecido a sua chamada à acção e os passos que lhes pediu que dessem. Como exemplo, se fosse um agente imobiliário, sabe que o tempo é crucial! Portanto, é melhor esperar apenas alguns dias e enviar um lembrete educado e gentil para responder com uma linha temporal ou uma garantia de que a tarefa foi concluída.
8 Amostras de emails de seguimento educado
Below são oito amostras de emails de seguimento educado para vários cenários, juntamente com dicas e sugestões que pode utilizar ao escrever o seu próprio email.
Cenário 1: Acompanhamento após reunião num evento de rede
Linha de assunto de correio electrónico:
Trabalhemos em
Hi ,
Foi óptimo encontrá-lo em ! Foi realmente interessante ouvir sobre . Gostaria muito de o ajudar para que possa .
Está disponível na próxima semana para conversar?
P>E-Me envie um e-mail de volta e avise-me quando trabalhar para si.
Esperar para ouvir de si,
Tip: Inclua uma introdução que despolete a sua memória. Inclua como pode acrescentar valor oferecendo algo que eles querem/necessitam ou resolvendo um problema que têm. Depois termine com uma chamada à acção para lhes dizer o que quer que eles façam,
Cenário 2: Seguimento após ser introduzido (ex. referência)
Email linha de assunto:
Fale sobre
Hi ,
mencionou que está à procura. Adoraria conversar sobre e como posso ajudá-lo .
Existem alguns .
P>Está livre na próxima semana para conversar? Deixe-me saber que dia funciona melhor para si.
Obrigado,
Tip: Ao acompanhar este cenário, não deixe de lhes dizer quem o encaminhou e o que pode fazer por eles. Concentre-se no valor que pode acrescentar e acrescentar credibilidade, tal como as suas contas nos meios de comunicação social ou a sua carteira de websites. Não se esqueça de terminar incluindo uma chamada para acção para os próximos passos.
Cenário 3: Seguimento após uma reunião ou chamada para avançar para os próximos passos na realização de negócios em conjunto
Linha de assunto de correio electrónico:
Passos seguintes para
Hi ,
Foi óptimo encontrá-lo no outro dia e conversar sobre . Adoraria começar a trabalhar para que possa .
Ajunto um formulário para que possa preencher com as suas informações básicas para que possamos começar. O passo seguinte é para
Por favor preencha isto e envie-o de volta assim que puder para que possamos avançar para o próximo passo.
P>Antendo trabalhar consigo,
>br>>>p>P>Tip: Inclua algo pessoal e dê-lhes um contexto sobre quem você é. As pessoas estão muitas vezes tão ocupadas que apenas ver o seu nome na sua caixa de entrada pode não ser suficiente para as lembrar de quem você é. Concentre-se em acrescentar valor, reiterando um problema que possa resolver para elas ou um benefício/goal que possa ajudá-las a alcançar. Termine com uma chamada à acção dizendo-lhes o que precisa que eles façam e por que razão é importante.
Cenário 4: Seguimento depois de enviar algo que requer acção e esperar para ouvir de volta
Correio de assunto:
Formulário para
Hi ,
Espera que estejas a ter uma óptima semana!
Tem oportunidade de ver o formulário que te enviei na semana passada?
Tem alguma pergunta sobre o mesmo?
P>Deixe-me saber se precisa que lhe envie outra cópia ou se precisa de mais tempo ou se tem perguntas.
P>P>Bancos,
br>>Tip: Mantenha o e-mail de seguimento breve. Pergunte-lhes se deram uma vista de olhos ao que lhes enviou e se têm alguma pergunta para confirmar que a receberam e compreender o que é necessário. Termine incluindo uma chamada à acção sobre o que quer que eles façam.
Cenário 5: Seguimento depois de enviar uma factura e não ter recebido o pagamento
Linha de assunto de correio electrónico:
Factura vencida para
Hi ,
Espera que estejas a fazer bem.
p>Tem oportunidade de ver a factura que vos enviei ? Sei que esta estação está ocupada para si.
Deixe-me saber se precisa que a reenvie ou se tem alguma dúvida sobre algum dos itens da linha.
Bancos,
Tip: Seja breve mas directo. Faça uma pergunta em vez de apontar o óbvio de que não recebeu pagamento, por exemplo, pedindo para confirmar que o receberam e se têm ou não perguntas sobre o assunto. Termine com uma chamada para a acção dizendo-lhes o que quer que eles façam.
Cenário 6: Seguimento depois de enviar uma estimativa/cotação
Linha de assunto do e-mail:
Cotação para
Hi ,
Espera que estejas a ir bem.
p>Tem oportunidade de ver a cotação que te enviei para ? Gostaria de começar para que possa .
p>Deixe-me saber se tem alguma dúvida sobre a cotação.
P>Excelente,
Tip: Seja breve e faça uma pergunta em vez de dizer que está apenas a seguir a factura. Lembre-os do valor que pode acrescentar ou do problema que pode resolver, para enfatizar o que tem para eles. Termine com uma chamada à acção, sendo claro sobre o que devem fazer a seguir.
Cenário 7: Seguimento após pedir a alguém que faça algo e nenhuma resposta
Hi ,
Espera que estejas a fazer bem.
Dê-lhe uma oportunidade de ? Assim que tiver, posso .
P>Diz-me se há alguma coisa sobre a qual tenhas dúvidas ou precises de mais detalhes.
P>Espera que tenhas alguma coisa ou precises de mais detalhes.
P>Espera que tenhas alguma coisa ou precises de mais detalhes.P>Espera que tenhas alguma coisa ou precises de mais detalhes. Seja educado, perguntando se já olharam para ela em vez de acusar ou apontar que ainda não a recebeu. Acrescente valor, dando-lhes contexto para a urgência, se necessário, ou urgência sobre os próximos passos. Termine com uma chamada à acção para que saibam o que quer que eles façam e porque é importante.
Cenário 8: Seguimento após nenhuma resposta do último e-mail
Hi ,
P>Espere que esteja a fazer bem. Não tive notícias suas sobre .
P>Tem estado demasiado ocupado para voltar?
P>Devem ter encontrado outro ?
p>Não é agora a altura certa?p>P>Deixe-me saber se prefere que eu volte noutra altura ou se encontrou outro e já não precisa dos meus serviços.
P>Bancos,
Tip: Quando tiver dado seguimento e não tiver tido qualquer resposta anterior, seja breve e pergunte-lhes porquê, ao mesmo tempo que lhes facilita a resposta, dando-lhes opções. Termine com uma chamada à acção deixando-os saber o que quer que eles façam.
Sumário
Esperançosamente, achará estas amostras de e-mails de seguimento educados úteis quando escrever os seus próprios e-mails de seguimento. As principais coisas a ter em mente quando escrever um e-mail de seguimento educado é ser breve, concentrar-se em acrescentar valor, e incluir uma chamada à acção. Se seguir estas dicas, pode evitar perder tempo a enviar mensagens de seguimento que não recebam respostas e começar a receber respostas!
Dicas rápidas
- Para mais dicas sobre como escrever e-mails de seguimento, consulte o nosso outro post Como Escrever um E-mail de Seguimento Quente .
- Se está a ter dificuldades em manter-se no topo dos seus seguimentos, uma boa ideia é procurar usar um CRM para pequenas empresas. Se estiver a utilizar um Mac, verifique Daylite.
- Abriamos também a consultar uma ferramenta como MailChimp para o ajudar a localizar o seu correio electrónico aberto e taxas de clique para ver como se está a sair!
- Pós começar a receber respostas aos seus emails, tente Acuity Scheduling para fazer a marcação de todos os seus novos compromissos sem problemas!
