2 vias, 3 vias, e 4 vias é um aspecto importante da correspondência entre encomenda e recepção associada ao departamento de contabilidade. É um dos melhores controlos internos alguma vez introduzidos na contabilidade. Mesmo que leve tempo, ainda vale o esforço, porque ajuda a verificar a exactidão dos dados.
O que são correspondências de 2 vias, 3 vias, e 4 vias na contabilidade?
Chances são, se trabalhar na contabilidade, já está familiarizado com a ideia, mas vamos rever o conceito tal como definido pela Oracle:
2-Way Matching
A correspondência bidireccional verifica que as informações da ordem de compra e da factura correspondem dentro das suas tolerâncias como se segue:
- Quantidade facturada é inferior ou igual à quantidade encomendada
- Preço da factura é inferior ou igual ao preço do pedido de compra
Correspondência de 3 vias
Correspondência de 3 vias acrescenta um terceiro critério para verificar se as informações de recepção e factura correspondem às tolerâncias de quantidade que define:
- li>Quantidade facturada é inferior ou igual à quantidade recebida
Casamento de 4 vias
Casamento de 4 vias acrescenta um quarto critério para verificar se os documentos de aceitação e as informações da factura correspondem dentro das tolerâncias de quantidade que define:
- Quantidade facturada é inferior ou igual à quantidade aceite
Porquê a correspondência de 2 vias, 3 vias, e 4 vias é importante?
Para profissionais não contabilistas isto pode parecer complicado, mas na realidade o que está a fazer é assegurar que só está a ser facturado pela quantidade encomendada e preço cotado, e depois confirmar que recebeu, de facto, a quantidade acordada.
A tolerância para “menor ou igual a” significa que um vendedor que envia mais do que a quantidade acordada pelo mesmo preço, ou que cobra menos pela quantidade acordada é aceitável. Uma bandeira só é atirada se o vendedor enviar menos ou carregar mais do que as quantidades acordadas.
Isto coloca a responsabilidade do erro a favor do cliente sobre o vendedor, e existe na fabricação baseada na entrega muito mais do que se poderia supor.
Como é feita a correspondência de 2 vias, 3 vias, e 4 vias?
Como é que um departamento de contabilidade rastreia as peças necessárias deste puzzle para assegurar que a correspondência ocorre?
Tradicionalmente, o pedido de compra seria preenchido em papel e entregue à contabilidade. O vendedor facturaria então a empresa, e em algum momento o produto seria enviado para fora. Após a recepção, um funcionário de recepção verificará (espera-se) a quantidade do produto recebido, e entregará a nota de embalagem/recepção ao departamento de contabilidade.
Cai então no departamento de contabilidade e no departamento de recepção para fazer corresponder o pedido de compra, a factura, a nota de embalagem, e quaisquer outros documentos relacionados para garantir que não estão a pagar em excesso, e que todos os materiais necessários foram entregues.
Problemas de comunicação levam a atrasos na contabilidade…
Estes dois departamentos não são muitas vezes os mais sincronizados numa empresa, permitindo que erros e atrasos baseados na prioridade do trabalho sejam concluídos, e muitas vezes uma falta de conhecimento sobre onde no processo um determinado documento pode estar.
O que é a automatização contabilística?
Quando uma organização emprega a automatização contabilística, vai para além de palavras-chave como “contabilidade enxuta” e “contabilidade em nuvem”, para algo ainda mais poderoso – contabilidade automatizada. De repente, os contabilistas não têm de efectuar a correspondência de 3 vias ou introduzir manualmente os dados. A maior parte do processo de contas a pagar é automatizado. Só precisam de intervir quando há excepções ou quando é necessário pensar a um nível superior.
…Mas a automatização da contabilidade pode ajudar
Com a automatização do fluxo de trabalho e do processo, as equipas contabilísticas ganham as ferramentas para automatizar uma grande quantidade deste processo e a visibilidade para onde o trabalho se encontra em qualquer fase do fluxo.
Quando os documentos são armazenados digitalmente (quer através da utilização de formulários electrónicos para substituir o pedido inicial, quer através da digitalização imediata dos boletins de recepção), tornam-se mais seguros e estão livres dos problemas das famosas “pilhas” de organização que existem nas secretárias da maioria das empresas.
2-Way, 3-Way, e 4-Way Matching Made Easy with Accounting Automation
Once no sistema, o encaminhamento pré-estabelecido pode ter lugar para aprovações, correspondência, e verificação. Com uma solução de software forte, isto incluirá notificações para manter as partes envolvidas informadas de que há trabalho a ser feito ou que um documento em particular requer atenção.
Nunca mais espera, nem mais trabalho mal feito, nem mais argumentos de palavras fortes que colocam a culpa entre departamentos quando alguma parte da correspondência corre mal.
Som melhor do que o que está a fazer agora? Fale hoje com um dos nossos especialistas em processos para uma consulta gratuita, e diga-nos o que se passa no seu departamento de contabilidade – talvez possamos ajudar.