Quando tiver sido escolhido para agir como fiduciário de um fideicomisso, deve lidar tanto com dinheiro como com pessoas. Pode estar mais preocupado com a parte financeira, mas as pessoas podem revelar-se o maior desafio. O seu trabalho como fiduciário será infinitamente mais fácil (e será muito mais eficaz) se, logo desde o início, tiver relações cordiais com os beneficiários do fideicomisso – as pessoas que beneficiam do dinheiro do fideicomisso. Aqui estão algumas dicas. (Para informações básicas sobre como fiduciário, ver o artigo do Nolo Trusts: Deve Servir como fiduciário?)
Comunicar bem e muitas vezes com os beneficiários
A maioria dos beneficiários não está familiarizada com o processo de administração do fideicomisso e está ansiosa pela sua falta de controlo. Esta combinação é a receita perfeita para o medo e a paranóia. Pode estar a fazer tudo bem do ponto de vista técnico, mas se os beneficiários não souberem o que está a fazer – ou porque o está a fazer – não é provável que obtenha a sua cooperação ou apoio. E, sem isso, é provável que o seu trabalho demore mais tempo e seja mais difícil do que precisa de ser.
A melhor maneira de aliviar as preocupações dos beneficiários é fazê-lo:
- estabeleça contacto com os beneficiários com antecedência
- educa-os sobre o seu papel
- ajuda-os a formar expectativas realistas sobre quanto tempo levará a administrar o trust
- trata as suas questões como oportunidades para os envolver (e não como intrusões incómodas), e
- não lhes esconda o documento de trust ou os bens.
É-lhe exigido (por lei) que mantenha os beneficiários razoavelmente informados sobre a forma como os bens do fundo fiduciário estão a ser geridos. Alguns estados exigem o envio regular de tipos específicos de avisos e informações aos beneficiários. Pense nestes requisitos como o mínimo que deve fazer. Fará melhor se exceder estes requisitos e certificar-se de que todos os beneficiários sabem exactamente o que o trust possui e o que está a fazer com os bens. Quanto mais transparência houver durante uma administração fiduciária, mais felizes deverão ser os beneficiários.
Entre em contacto cedo com os beneficiários
Se todos os beneficiários vivem nas proximidades, uma boa maneira de começar pode ser convocar uma reunião familiar e sentar-se juntos para rever o processo de administração fiduciária. Pode responder às perguntas básicas dos beneficiários sobre o trust e os seus termos e dar-lhes uma visão geral do que deve acontecer antes de lhes poder entregar os bens do trust. Limite o âmbito da reunião a uma discussão sobre o que diz o instrumento fiduciário e como funciona a administração fiduciária.
O advogado que o está a ajudar no seu papel de fiduciário também pode estar nessa primeira reunião (para mais informações sobre se deve contratar um advogado, ver o artigo de Nolo The Trustee’s Job: Os Primeiros Seis Meses). O advogado pode responder a perguntas sobre o fideicomisso e as suas responsabilidades. Mas os beneficiários precisam de compreender que o advogado está presente para o representar na sua qualidade de fiduciário e que o advogado não pode dar aconselhamento jurídico aos beneficiários. Os beneficiários infelizes podem obter os seus próprios advogados para os ajudar a advogar por eles no processo de administração fiduciária – embora se os mantiver informados e empenhados, eles não precisem.
Se uma reunião presencial não for prática, envie a cada beneficiário uma carta para o notificar de que é o fiduciário, dê as suas informações de contacto, e forneça uma visão geral do processo de administração fiduciária. Esta carta deve ser adicional a quaisquer avisos que a sua lei estatal exija.
Ficar em Contacto com os Beneficiários
Quando tomar uma acção como administrador fiduciário ou descobrir informações que afectem os beneficiários, não se esqueça de informar os beneficiários sobre isso. Tem o dever legal de dar aos beneficiários informações de que estes possam necessitar para proteger os seus interesses. Fornecerá regularmente relatórios escritos (chamados “contabilísticos”) que detalhem todas as transacções financeiras, mas é uma boa ideia manter também linhas informais de comunicação abertas. Um pequeno e-mail que diga aos beneficiários que recebeu uma oferta sobre algum bem imóvel do trust que pretende vender ou os problemas que tem tido com a liquidação de uma conta de corretagem, irá informar os beneficiários do que está a acontecer – e que os está a ter em mente.
Se pensa que um beneficiário pode adivinhá-lo no futuro – por exemplo, quer vender algumas acções pertencentes ao trust mas sabe que um beneficiário quer agarrar-se a ele – pode ser prudente ir mais longe e pedir a aprovação dos beneficiários antes de agir. Na maioria dos Estados, se os beneficiários consentirem por escrito numa actividade proposta, não poderão mais tarde processá-lo se a decisão se revelar ter sido um erro. Se um beneficiário se opuser a algo que tenha proposto, pode ir ao tribunal local e perguntar ao juiz o que fazer.
Show Beneficiaries the Trust Terms
Em alguns estados, os beneficiários têm o direito de ver uma cópia do próprio documento de confiança. Noutros estados, os beneficiários não têm o direito legal de ver todo o instrumento de fideicomisso, por isso, se o desejarem, só lhes podem dar informações suficientes para salvaguardarem os seus interesses. Poderá decidir revelar apenas as disposições que se aplicam directamente a um determinado beneficiário.
Em muitos casos — tal como quando todos os irmãos recebem uma parte igual da confiança — pode fazer sentido dar a cada um uma cópia completa do próprio instrumento de confiança, mesmo que não seja exigido pela lei estatal.
Mas em algumas situações, partilhar a totalidade do documento de confiança com todos os beneficiários pode desencadear maus sentimentos. Se a parte de um beneficiário estiver a ser mantida num fundo fiduciário devido à sua incapacidade passada de gerir dinheiro, ou se um beneficiário estiver a receber mais do que outros, poderá não querer oferecer a totalidade do instrumento de confiança. Pode fornecê-lo se um beneficiário o pedir.
Se Também for um Beneficiário
É bastante comum ser simultaneamente um fiduciário e um beneficiário de um fideicomisso. O cônjuge sobrevivente, por exemplo, é quase sempre o fiduciário sucessor e beneficiário de um fideicomisso familiar. E é bastante comum que um filho adulto seja o fideicomissário e que todos os irmãos sejam beneficiários dos fideicomissos dos seus pais. Esta pode ser uma posição difícil porque, como fiduciário, o seu trabalho é ser justo para com todos e nunca se beneficiar às custas de outro beneficiário.
Se está nesta posição, não seja descuidado só porque tudo está na família. Quando se trata de manter registos e tomar decisões, finja que não conhece os beneficiários – trate-os como se fossem estranhos, não os seus irmãos ou filhos. Isso significa ter a certeza de:
- manter registos muito bons
- nunca utilize os bens do trust para seu próprio uso, e
- se pagar a si próprio uma compensação, esteja preparado para justificar o que cobrou e os serviços que prestou ao trust.
Para um guia passo a passo de tudo o que precisa de saber para gerir um fundo fiduciário, obtenha The Trustee’s Legal Companion de Liza Hanks e Carol Elias Zolla (Nolo).