Ao desenvolver políticas e procedimentos para a sua própria empresa, pode ser muito benéfico rever primeiro exemplos destes tipos de documentos. É claro que a sua versão final precisa de reflectir as práticas reais da sua empresa, mas pode ser útil começar com um documento pré-existente para inspiração em vez de começar a partir de um ecrã em branco. Antes de implementar uma nova política, mande-a rever pelo consultor jurídico da sua empresa para o cumprimento das leis federais, estaduais e locais aplicáveis. As amostras aqui fornecidas são apenas para fins informativos e não constituem aconselhamento jurídico.
Amostra de política de assiduidade
A política de assiduidade de uma empresa deve definir termos chave, especificar procedimentos para comunicar faltas e detalhar as consequências aplicáveis.
Amostra de procedimentos de folha de pagamento
O objectivo deste tipo de política é definir o período de pagamento da empresa, especificar datas de pagamento e fornecer detalhes sobre os impostos sobre a folha de pagamento e como os empregados são obrigados a comunicar o seu tempo. É também aconselhável incluir a forma como as penhoras são tratadas e informar os empregados da sua obrigação de manter o seu endereço actualizado para fins fiscais.
Modelo de política de utilização de cartões de crédito
Se emitir cartões de crédito da empresa aos empregados, é imperativo que estes assinem uma política que trace directrizes de utilização.
Política de Código de Vestuário
É uma boa ideia fornecer uma política escrita que especifique as expectativas para o vestuário do local de trabalho. A política de amostra aqui fornecida delineia uma abordagem casual de negócios, embora possa ser ajustada para satisfazer as necessidades de qualquer local de trabalho.
Políticas de tempo livre
Se a sua empresa oferece tempo livre pago (PTO) ou uma combinação de licença por doença e tempo de férias, é importante delinear claramente os procedimentos de utilização. Além disso, se a sua empresa é um empregador coberto ao abrigo do Family Medical Leave Act (FMLA), também deve ter (e seguir) uma política escrita FMLA.
- Paid Time Off: Esta política de exemplo fornece uma descrição clara de como o tempo livre é ganho e acumulado, a quantidade máxima de tempo livre que pode ser acumulado, como é pago quando alguém deixa a empresa e como marcar o tempo livre.
- Licença por Doença: Esta política explica claramente como os empregados ganham as licenças por doença e as condições em que estas podem ser gozadas. Também transmite detalhes sobre como os empregados que precisam de tirar uma licença por doença devem notificar o empregador e que tipo de documentação deve ser fornecida.
- Férias: Este documento é um exemplo de uma política da empresa específica para o período de férias. Fornece pormenores sobre elegibilidade e acumulação, bem como os procedimentos para solicitar aprovação para utilizar o tempo de férias acumulado ao abrigo da apólice.
- FMLA: Esta política FMLA inclui informação relacionada com a elegibilidade FMLA, eventos de qualificação, certificação e muito mais. Os seus procedimentos de certificação devem exigir a utilização de formulários oficiais FMLA disponíveis através do Departamento do Trabalho (DOL).
Políticas de Segurança no Local de Trabalho
A segurança é importante em todos os ambientes de trabalho, embora os requisitos da política variem muito com base na natureza e nível de risco associado ao tipo de trabalho realizado.
- Segurança na Construção: Este exemplo é escrito para abordar as necessidades de segurança específicas dos locais de trabalho de construção.
- Segurança dos cuidados de saúde: Rever as actuais políticas de segurança utilizadas pela Johns Hopkins Medicine para ter uma noção do que precisa de ser incluído na documentação de uma organização de cuidados de saúde.
- Segurança de escritório: Embora os ambientes de escritório não sejam os requisitos de trabalho mais perigosos, ainda existem riscos. Esta amostra aborda preocupações comuns de segurança para este tipo de local de trabalho.
- Saúde & Segurança: Os exemplos fornecidos pela Infrastructure Health and Safety Association (IHSA) cobrem uma vasta gama de ambientes de trabalho.
- Segurança da frota de veículos & Utilização: Fornecida por uma companhia de seguros, esta ampla apólice rege a utilização de veículos da empresa.
Droga & Apólices de álcool
É importante ter uma apólice que explicite a posição da sua empresa sobre o abuso de substâncias e delinear quaisquer procedimentos de teste de drogas e álcool. O seu fornecedor de seguros de compensação dos trabalhadores tem provavelmente uma apólice padrão de drogas e álcool que eles recomendam ou exigem. Caso contrário, poderá achar que uma destas é apropriada.
- Abuso de Substâncias: Esta apólice detalha os procedimentos para o pré-emprego, testes de drogas e álcool baseados em causas e aleatórios, juntamente com proibições, procedimentos e consequências para as violações da apólice.
- Local de trabalho livre de drogas: Este exemplo vai um pouco mais longe, incorporando questões como o comportamento fora de serviço que podem afectar a reputação da empresa e o uso de medicamentos não receitados ao indivíduo.
Nota: Esta é uma área que está a mudar rapidamente em relação aos requisitos regulamentares. Deve estar ciente da regra da OSHA aprovada em 2016 que limita os direitos dos empregadores a exigirem testes de medicamentos transversais e pós-acidente. É também importante estar ciente de que existem estados onde os empregadores não podem aplicar políticas de medicamentos para empregados que têm condições médicas.
Políticas de pessoal & Procedimentos
É importante que qualquer empresa tenha políticas e procedimentos específicos que regem o processo de selecção de empregados. Isto ajuda a assegurar que os candidatos são tratados de forma justa e que a empresa se queixa com os requisitos de Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEO).
- Procedimentos Pré-emprego: Este documento descreve todos os aspectos do processo de pré-emprego, como a forma como as candidaturas são aceites; que informações os potenciais empregados devem fornecer; como são conduzidas entrevistas, verificações de antecedentes, testes de drogas e outros exames de pré-emprego; e como são feitas as ofertas de emprego.
- Recrutamento & Selecção: Aqui encontrará procedimentos para o que fazer uma vez identificada a necessidade de contratar mais empregados, tais como a publicação dos empregos (internos/externos), análise de currículos ou candidaturas, entrevistas, selecção de candidatos e oferta de posições.
- Política de Recrutamento Externo: O procedimento de contratação de candidatos externos não é o mesmo que lidar com promoções internas. Este exemplo de política de recrutamento define uma abordagem para gerir esta abordagem de recrutamento de uma forma estruturada.
- Directrizes de Entrevista: Esta panorâmica para a contratação de gestores a utilizar na realização de entrevistas abrange todos os aspectos do processo de entrevista, desde o estreitamento dos candidatos com base nas funções e prioridades de trabalho até ao planeamento e condução efectivos das entrevistas.
Novas Políticas e Procedimentos de Contratação
É aconselhável ter um processo estruturado para as várias fases do novo processo de contratação.
- Nova Contratação: Este exemplo de política de contratação indica, passo a passo, o que o RH e os gestores devem fazer na preparação de um novo contrato de trabalho, bem como as medidas a tomar durante o seu período inicial de emprego.
- Orientação do Empregado: Esta visão geral descreve o calendário e as responsabilidades para a orientação do empregado. Considerar a adaptação desta amostra de orientação do empregado e da lista de verificação do novo contrato de trabalho como procedimentos específicos.
- Novos Procedimentos de Mentoria do Empregado: Se a sua empresa tiver um programa formal de tutoria para novos membros da equipa, pode ser benéfico elaborar um documento formal de procedimentos que defina as expectativas e orientações. Revise este exemplo de faculdade comunitária para começar.
Políticas de Equipamento Tecnológico
Uma política bem escrita descreve as regras específicas a seguir e quem precisa de as seguir. Na maioria dos casos, todos os funcionários têm de seguir políticas e procedimentos escritos. Algumas políticas aplicam-se apenas a funcionários de gestão ou assalariados.
- Utilização de computadores: Fornecida pela Associação de Consultores de Empresas, esta política de utilização de computadores pode ser benéfica se estiver à procura de uma política bastante simples que defina regras básicas.
- Internet, E-mail e Utilização de Computadores: Se quiser rever uma política tecnológica mais complexa, este documento da Texas Workforce Commission é um bom exemplo.
- Meios de comunicação social: No mundo empresarial moderno, é necessário ter uma política de meios de comunicação social. Qualquer política que se adopte deve estar em conformidade com as directrizes da Comissão Nacional de Relações Laborais (NLRB).
- Telemóveis: Este exemplo de política de telemóveis/smartphones oferece orientação relativamente à utilização de telemóveis pessoais no local de trabalho, bem como para dispositivos móveis de propriedade da empresa.
- Telecomunicações: Algumas empresas estabelecem uma política de telecomunicações separada de outras políticas de base tecnológica. Se isso é algo em que a sua organização está interessada, considere rever esta política utilizada por uma universidade na Califórnia.
Principais benefícios das políticas escritas
A implementação de políticas escritas tem vários benefícios para os empregadores. Uma das principais vantagens é que evita inconsistências. Uma política escrita dá aos gestores e supervisores orientações claras sobre o tratamento de situações de trabalho específicas. Se um empregado estiver cronicamente atrasado, a política explicita as consequências.
É claro que ter políticas e procedimentos escritos é apenas o começo – os supervisores têm na realidade de os seguir e aplicá-los de forma consistente. Quando os gestores seguem a política escrita, é possível evitar que um gestor despeça um funcionário atrasado e outro gestor apenas avise o funcionário atrasado, o que poderia criar um ambiente injusto ou discriminatório.
Colocar as suas políticas por escrito permite aos funcionários saberem exactamente o que precisam de fazer para se manterem em boa situação. Uma das melhores formas de utilizar um manual de políticas é fazer com que os novos funcionários assinem uma declaração confirmando que leram e concordam em cumprir as políticas constantes do manual. Caso alguém quebre uma das políticas, tem provas de que o funcionário infractor conhecia as regras com antecedência e deve ser responsabilizado pelas suas acções.
A Importância da Revisão Legal
Nunca utilize exemplos de políticas e procedimentos que encontre online tal como está, pois qualquer política que adopte precisa de reflectir as práticas reais na sua empresa. Devem também estar em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis, e podem existir diferenças significativas nos requisitos de conformidade estatais e locais. Deve sempre consultar um advogado licenciado com experiência específica em direito laboral antes de finalizar políticas e procedimentos, quer sejam documentos individuais ou combinados para formar um manual ou manual de procedimentos do empregado.