1. Urgente e Importante: DO
Se uma tarefa é simultaneamente urgente e importante, faça-o imediatamente.
2. Não Urgente, mas Importante: DECIDIR
Se uma tarefa é importante, mas não urgente, marcar uma data de entrega e fazê-lo mais tarde.
3. Urgente, mas não Importante: DELEGAR
Se uma tarefa é urgente, mas não importante, o melhor é delegá-la a outra pessoa.
4. Não Urgente e Não Importante: DELETE
Se uma tarefa não é importante nem urgente, não deve ser priorizada. Largue-a ou faça-o quando tiver algum tempo extra.
Obviamente, o que precisa de resolver primeiro são tarefas que são MAIS urgentes e importantes. Também é fácil ver que as tarefas que não são urgentes nem importantes devem ser a última prioridade. Contudo, pode ser difícil decidir em que se deve concentrar quando se trata de tarefas que são “não urgentes e importantes” ou “urgentes e não importantes”. É aqui que é importante lembrar que se se concentrar todo o seu tempo em tarefas urgentes, as tarefas importantes nunca serão realizadas. Urgente não é igual a importante.
Ao utilizar a Matriz Eisenhower obtém uma melhor imagem de como dar prioridade às suas tarefas. Comece por fazer o que é importante, classificado por urgência. Se tiver capacidade para fazer algumas das tarefas não importantes, faça-as depois de terminar todas as tarefas importantes – ou delegue/deixe de as fazer, dependendo da urgência.