Como criar um Job Aid (Template gratuito)

Procura ajudar os empregados a completar as tarefas melhor e mais eficientemente? As ajudas de emprego são excelentes ferramentas para o trabalho que fornecem aos empregados a informação certa na altura certa. Quando bem escritas, poupam tempo, aumentam a precisão, e melhoram o desempenho do trabalho.

Leitura para aprender como criar e melhorar ajudas de trabalho eficazes, mesmo que nunca o tenha feito antes.

Criar facilmente ajudas de emprego (modelo gratuito)

Os modelos da Snagit são a forma mais rápida de criar ajudas de emprego de aspecto profissional. Poupar tempo, aumentar a precisão, e melhorar o desempenho do trabalho em minutos.

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O que são ajudas de trabalho, exactamente?

As ajudas de trabalho são instruções simples e claras sobre como fazer algo no trabalho. Podem incluir folhas de batota, joggers de memória, one-pagers, ferramentas de apoio ao desempenho, listas de direcção, e muito mais. Essencialmente, qualquer coisa concebida para reduzir erros evitáveis no trabalho pode ser considerada uma ajuda ao trabalho.

As ajudas ao trabalho têm muitos nomes e são utilizadas em todos os tipos de indústrias como impulsionadores de desempenho. São suficientemente úteis para que, se as empresas não os fornecerem automaticamente, os empregados tendam a criar ajudas de emprego por conta própria.

Veja cartões de instruções escritos à mão 3 x 5 colados na parede ao lado de uma impressora? Que tal notas adesivas pontilhando o perímetro de um ecrã de computador? Estes são ambos os tipos de ajudas de trabalho informais que os empregados fizeram por si próprios.

Independentemente de serem pagos por hora ou por projecto, ou de serem assalariados, as pessoas querem saber a melhor maneira de fazer as coisas de forma rápida e eficiente. Ninguém quer perder tempo a caçar instruções.

Instruções de montagem são um tipo de ajuda de trabalho que a maioria de nós já viu em algum momento das suas vidas.

Usualmente, as ajudas de trabalho são documentos impressos que são de uma página ou menos. Encontrá-los-á perto de todos os tipos de áreas de trabalho, desde linhas de montagem a instituições financeiras. Podem ser pendurados numa parede ou num cubículo. Podem ser um cartão laminado perto da recepção, ou um cartaz perto do armazém. Ocasionalmente, as ajudas de trabalho são digitais: uma imagem ou ficheiro PDF num computador, uma aplicação smartphone, ou um pequeno vídeo.

“Mas já temos ficheiros de ajuda online. Porque é que preciso de uma ajuda de trabalho separada”, pode perguntar. Os empregados não querem percorrer várias páginas de texto para encontrar o que precisam. Isto é especialmente verdade quando as instruções estão aparentemente ‘enterradas’ dentro do programa que já estão a utilizar.

Muitas vezes, pode ser melhor ter instruções claras separadas do programa propriamente dito. À medida que as tarefas no local de trabalho se tornam mais digitais, mesmo as ajudas de trabalho impressas continuam a ser formas fortes e eficazes de partilhar informações precisas.

Top formas de ajuda ao trabalho melhorarem o desempenho

Existem três formas principais de ajuda ao trabalho ajudarem os empregados a fazer as coisas mais rapidamente (e melhor). Quando precisarem:

Li>Recorde como fazer algo
Solver um problema
Saiba o que fazer quando algo muda

Formação só vai até certo ponto, e só fica na memória de uma pessoa por um curto período de tempo. Quando a sessão de treino cara a cara de há algumas semanas já está a envelhecer e se ouve: “Como faço essa tarefa novamente?”, é quando as ajudas de trabalho brilham. Estão disponíveis a pedido com exactamente a informação que os empregados precisam, sempre que precisam.
Alguns empregadores e empregados têm dias melhores quando as respostas estão disponíveis de imediato. Em vez de terem de perseguir alguém para pedir ajuda, os empregados têm uma ajuda de emprego que lhes mostra os passos necessários para completar um processo. Não há necessidade de percorrer camadas de documentação para encontrar as instruções exactas – uma ajuda de emprego está mesmo ao lado da sua estação de trabalho para que os empregados possam completar a tarefa correctamente na primeira vez.

Exemplo de ajuda ao trabalho - planta do escritório, codificada por cores, com extensões de número de telefone — Ajudas ao trabalho, como esta referência de planta do escritório, podem ser laminadas e colocadas numa parede, impressas e mantidas perto de uma secretária, ou um JPG na rede da empresa.

Não são apenas ajudas de trabalho excelentes para ajudar os empregados a lembrarem-se do que aprenderam com uma formação (tais como processos que só precisam de fazer ocasionalmente, e não precisam de memorizar), são também úteis quando algo muda – para a resolução de problemas, por exemplo, ou para caminhar através de passos de um fluxo de trabalho ligeiramente diferente de novas versões de software.

Estas eficiências somam-se. Segundo o Peregrine Performance Group, as empresas com quem trabalham substituíram um curso de formação de uma semana por um dia de formação mais uma ajuda ao emprego. Não só é necessária menos formação, como a proficiência aumentou em 50%. Quando se dedica tempo a escrever um auxílio ao emprego eficaz, pode-se esperar estes tipos de benefícios:

Guardar tempo ao fazer tarefas de trabalho mais rapidamente
Evite cometer erros, graças a ter instruções claras

li>Li>Sem stress de empregadoLi>Reduzir pedidos desnecessários de ajudaLi>Melhor controlo do processo/normas, partilhando os mesmos conhecimentos com todos de uma só vezLi>Sem formação e reciclagemLi>Melhor experiência de empregado e de cliente

p>Plus, são rápidos – os auxiliares de trabalho podem ser destacados 75% mais rapidamente do que a formação tradicional, e a um custo muito mais baixo, para um ROI muito melhor.

Quando não se deve utilizar um auxiliar de trabalho:
Quando não há tempo para olhar para um. Em alguns casos, os empregados precisam de conhecer processos e procedimentos por memória. Não há tempo para olhar para um cartão, por mais conveniente que seja a sua localização. Por vezes, a tarefa exige que um empregado mantenha toda a atenção e olhar para a tarefa em mãos (tal como num ambiente de cuidados de saúde num paciente, ou no fabrico numa peça de maquinaria). Nestes casos, os funcionários devem memorizar os passos e ser capazes de reagir imediatamente, sem a ajuda de instruções externas.
Quando isso poderia reduzir a credibilidade. Particularmente nas funções voltadas para o cliente, ter empregados a referir-se a uma ajuda ao trabalho pode não ser a imagem que se quer retratar. Em algumas situações, os clientes esperam que os empregados já conheçam certas informações. Mesmo que instruções adicionais sejam úteis, talvez seja melhor evitá-las.
Quando cada tarefa é diferente. Se não houver consistência nas tarefas de trabalho, as ajudas de trabalho não ajudam.
Como um substituto para toda a formação. As ajudas de trabalho não se mantêm por si próprias por completo. Os empregados ainda se dão melhor com um nível básico de formação, com ajudas de emprego como elogios.

Como criar uma ajuda de emprego (guia passo-a-passo)

Com os passos certos, pode facilmente e a baixo custo criar uma ajuda de emprego que eleva o desempenho da sua equipa.

Reunir informações sobre a tarefa

Fale com os funcionários que já fazem este processo. Como é que eles o completam? Que passos dão, e por que ordem? Certifique-se de falar com uma série de empregados – experientes que já fizeram este trabalho vezes sem conta, bem como com os novatos. Como é que as suas perspectivas diferem? Tente fazer o trabalho você mesmo, e tome nota da informação de que necessita.

dica profissional: Certifique-se também de entrevistar o empregado menos motivado no pessoal. Embora possa parecer contra-intuitivo, esta pessoa é por vezes o seu melhor trunfo ao criar uma ajuda ao trabalho, uma vez que provavelmente já descobriu a forma mais rápida de fazer a tarefa, ou um atalho eficaz.

Escolha uma estrutura

As ajudas ao trabalho enquadram-se naturalmente numa de três categorias:

Checklist

Esta funciona quando há muitas coisas a fazer, mas sem uma ordem em particular. Por exemplo, manter a consistência para inspecções de equipamento e nova papelada de aluguer.

Exemplo de ajudas ao trabalho - lista de verificação pré-descolagem de voo — As ajudas ao trabalho podem ajudar a garantir medidas de segurança mesmo quando os empregados já as têm memorizadas.

passo a passo

Utilizar isto quando as coisas precisarem de ser feitas numa determinada ordem. Um fluxograma (como este de diagnóstico para os prestadores de cuidados de saúde) ou uma árvore de decisão pode fazer sentido para traçar o processo de uma forma lógica. Se precisar que os funcionários registem a informação à medida que vão indo (por exemplo, se estiverem a observar temperaturas numa sala de servidores, ou a contar produtos num armazém), pode tornar a ajuda ao trabalho preenchível ou utilizar uma aplicação interactiva.
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Exemplo de ajuda ao trabalho que mostra aos funcionários a forma correcta de lavar as mãos antes de voltarem ao trabalho. — Esta ajuda de trabalho familiar da Organização Mundial de Saúde mostra aos empregados como lavar correctamente as mãos antes e depois de manusear os alimentos.

Referência

É melhor quando não há passos concretos, e nem toda a informação é necessária de uma só vez. Os funcionários podem olhar para isto quando precisam de encontrar um número SKU popular, partilhar um número de telefone com outro departamento, ou localizar uma instalação de armazenamento num mapa regional.

Por vezes uma ajuda ao emprego terá muitas secções, cada uma com uma estrutura diferente. Não se deixe atolar pelas várias escolhas. O melhor formato tornar-se-á óbvio uma vez que se comece a escrever. No final, ninguém se preocupa realmente com qual escolhe, desde que a ajuda de trabalho ajude a realizar a tarefa mais rapidamente e melhor.

Escolha um formato

Viverá isto como um papel laminado impresso 8,5×11 pendurado numa parede, ou um JPG digital na rede? Será uma aplicação interactiva? Escolha o formato cedo para ter a certeza de que a informação se adequa. A maioria dos auxiliares de trabalho são de uma página ou menos, ou são visíveis num ecrã sem rolagem.

De acordo com a investigação do TechSmith e Cebr, dois terços (67%) das pessoas compreendem melhor a informação quando esta é comunicada com meios visuais. Em vez de uma parede de texto, substitua as palavras escritas por imagens tanto quanto possível – use imagens, gráficos, e quaisquer outros elementos visuais que se ajustem ao seu formato.

Como escrever um auxílio ao trabalho

Quando se trata de montar um auxílio ao trabalho, menos conteúdo é definitivamente mais. Adoramos usar o Snagit para ajudas de trabalho porque faz com que tirar screenshots e adicionar anotações seja rápido e fácil. Eis como criar um auxiliar de trabalho usando Snagit:

1. Tire as suas capturas de ecrã

Abrir Snagit e clique no grande botão vermelho Capturar. A partir daí, poderá seleccionar a área no seu ecrã que deseja capturar. O editor Snagit irá abrir-se automaticamente e carregar a sua imagem. Aqui é onde a diversão realmente começa:

2. Anotar

Se a ajuda do trabalho descreve uma tarefa física, tirar fotografias e marcá-las com setas, etc., para apontar o que precisa de ser feito. Para tarefas digitais, tirar screenshots. Snagit não só lhe permite tirar e editar capturas de ecrã, como também pode adicionar formas, destacar e mostrar passos num processo dentro do mesmo programa.

A Ferramenta de Passos automatiza a numeração – clique em torno da captura de ecrã para adicionar passos sequenciais.

Um exemplo de ajuda de trabalho sobre como iniciar sessão e puxar relatórios de clientes. — Com números de passos claros, esta ajuda de trabalho percorre screenshots sobre como puxar relatórios de clientes num sistema de registo de conta.

Pro tip: Use verbos de acção para descrever procedimentos. São mais fáceis de seguir, incutem mais confiança no utilizador, e encorajam o impulso. Por exemplo, diria “Abra o trinco. Remover o forro interior”, em vez de “Uma vez aberto o trinco, o forro deve ser removido”.

Se as direcções abrangem vários ecrãs ou fotografias, combine-os num único documento e adicione qualquer texto à volta ou em cima dos elementos visuais.

Snagit permite combinar múltiplas imagens num documento, e arrastar e largar para mover as imagens de um lado para o outro.

Para um formato digital, grave um pequeno vídeo (gostamos de Camtasia) com um índice clicável.

Dê um aspecto consistente

Escolha um esquema de cores e estilo, e mantenha-se fiel a ele durante todo o(s) seu(s) auxílio(s) de trabalho. Use fontes, tamanhos, cores e marca da empresa consistentes, sempre que possível. Os melhores editores de imagem têm modelos e recursos que lhe permitem manter um aspecto uniforme.

Faça-o multilingue

Uma ajuda de trabalho não funciona quando as pessoas não o conseguem ler. Assegure-se de que a sua ajuda de emprego está localizada em tantas línguas quantas as necessárias para os seus empregados.

As ajudas ao trabalho podem dar importantes lembretes ao pessoal através das línguas, como se vê no cartão de lembrete de inspecção para equipamento cervejeiro. As ajudas de trabalho que utilizam imagens sem qualquer texto podem ser ainda mais fáceis de utilizar.

Testar e rever

Agora de ter criado os seus auxílios de trabalho, veja como funciona na vida real. Encontre um colega de trabalho obrigatório, pegue em algo para tomar notas, e veja-os tentar fazer a tarefa usando o auxílio de trabalho.

Não os oriente, apenas sente-se e observe o que fazem naturalmente, e se o auxílio ao trabalho ajuda ou não. Tome notas, faça perguntas de seguimento, depois encontre outro colega de trabalho e repita. Reescreva o auxílio de trabalho com o que aprendeu.

Partilhe e registe o feedback

Depois de o seu auxílio de trabalho ter sido aperfeiçoado, coloque-o onde precisa de estar – numa parede, perto das carteiras das pessoas, ou onde quer que faça sentido para o formato escolhido. Certifique-se de que os empregados sabem que a ajuda de trabalho está lá para eles. Lembre-os sempre que necessário, e incentive-os a utilizá-lo. Se fez um excelente trabalho ao criá-lo, os empregados ficarão mais do que gratos por ter algo que os ajude a fazer o seu trabalho mais rápido e melhor.

Cutem os olhos abertos para resultados a longo prazo, tanto qualitativos como quantitativos. Certifique-se de fazer estas perguntas a si próprio:

Ouve menos perguntas repetitivas dos empregados?
As tarefas estão a ser completadas com maior precisão?
E quanto aos resultados de satisfação do cliente?

Utiliza esta informação contínua para avaliar o sucesso e inspirar actualizações para a próxima vez.

Bónus: Modelos de encaixe

Ainda não tem a certeza de como começar com as ajudas de trabalho? Deixe os modelos Snagit fazer o trabalho por si!

P>Primeiro, clique no botão Criar e escolha Image from Template ou seleccione imagens do tabuleiro Recent Captures, depois clique com o botão direito do rato e escolha combinar no modelo. Pode seleccionar o modelo que melhor se adapta às necessidades da sua ajuda no trabalho.

Então, basta arrastar e largar as suas imagens e ajustá-las dentro do modelo. É assim tão fácil! Para um tutorial completo sobre como fazer um auxiliar de trabalho com Snagit, veja este óptimo vídeo abaixo:

Criar facilmente auxiliares de trabalho (modelo gratuito)

Os modelos do Snagit são a forma mais rápida de criar auxiliares de trabalho com aspecto profissional. Poupar tempo, aumentar a precisão, e melhorar o desempenho do trabalho em minutos.