Como Definir, Atingir, E Seguir OKRs em Trello

Então, a sua equipa quer ir a lugares?

Acontece que a equipa em Buffer também o faz. Através dos OKRs, eles têm conseguido fazer exactamente isso.

Nós sabemos, nós sabemos, OK- o quê? Bem, OKR significa Objectivos e Resultados Chave. Os Objectivos são os resultados desejados que pretende, e os Resultados Chave são as formas mensuráveis que sabe que está no caminho certo para os alcançar.

Para os definir de outra forma…

  • Um Objectivo ajuda a responder à pergunta, “Onde quero ir?”
  • Um Resultado Chave ajuda a responder, “Como saberei que estou a chegar lá?”

Grandes planos requerem grandes acções, certo? Então como é que a equipa de Buffer utilizou a empresa OKRs?

Ouvir do VP de Marketing da Buffer, Kevan Lee, ao decompor como a estratégia da empresa misturada com OKRs pode levar a alguns dos seus melhores resultados no próximo trimestre.

OKRs: Objectivos e resultados-chave – Quais são?

Objectivos e resultados-chave conduzem a uma melhor gestão do desempenho, acompanhando o seu progresso através da definição de objectivos. Pode utilizá-los com grupos e equipas, e são definidos ao longo de um período de tempo especificado para que possa acompanhar o seu progresso.

Sons fáceis, certo?

Temos grandes planos em Buffer para construir uma ferramenta de comunicação social que seja tão omnipresente para os profissionais de marketing social como o Google Analytics é para os proprietários de websites. É um objectivo grande, assustador e audacioso! Como é que começamos a estabelecer objectivos e a trabalhar para algo assim?

É difícil alinhar os nossos objectivos e mantermo-nos no bom caminho com a gestão de projectos. Como é que estabelecemos prioridades quando cada objectivo é tão excitante e, bem, tão grande?

Soa familiar? Imagine ter uma forma de alcançar os objectivos que estabeleceu (não importa o tamanho), e manter-se no bom caminho durante toda a viagem. Era isso que queríamos fazer.

A nossa solução é concentrarmo-nos nos OKRs, um método rigoroso de definição de objectivos e de acompanhamento do progresso, utilizando objectivos e resultados-chave que descobrimos ter um grande impacto no nosso foco, excitação, e resultados.

Aqui estão os objectivos e resultados-chave na prática:

Que tipos de empresas utilizam OKRs?

Empresa OKRs chegou originalmente ao Google em 1999 quando o VC John Doerr os apresentou a Larry Page e Sergey Brin. Têm sido usados no Google desde então – e parece que o Google se tem saído bastante bem com o crescimento desde os anos 90. Falando de prova social!

Para um olhar sobre como a empresa implementa os seus processos OKR, Rick Klau do Google Ventures Startup Lab descreve como são os objectivos (usando referências de São Francisco 49er) e como o Google pensa em defini-los e segui-los:

E o Google não é a única empresa de grande nome que tem usado OKRs. Muitas empresas têm usado OKRs com sucesso num ponto ou noutro (ou ainda o fazem até hoje) incluindo Twitter, Intel, Sears, LinkedIn, Oracle, e Jira.

Por que razão deverá a sua equipa definir OKRs?

P>Passamos por muitos estilos de trabalho diferentes em Buffer, experimentando para encontrar a forma como todos nós trabalhamos melhor e mais felizes. Isto é o que fizemos:

  • Teal (baseado no livro Reinventing Organizations)
  • Sem gestores, estrutura muito plana, quase Holacracia
  • Sem objectivos
  • Lotes de objectivos
  • OKRs

Ao mesmo tempo, crescemos bastante depressa. A equipa tinha 17 pessoas quando entrei há três anos. Agora somos 82.

Como crescemos e sonhámos trimestralmente, sentimos que um sistema poderia ser útil para nos ajudar a todos a permanecer na mesma página com os grandes objectivos que queríamos para a empresa. Utilizámos os OKRs para traçar o nosso caminho em direcção a estes objectivos, estabelecendo-os trimestralmente a partir de 2016 até 2021. Eis o que achámos mais valioso:

Objectivos e Resultados Principais Aumentar a Clareza dos Objectivos

Um dos maiores benefícios é que os OKRs fornecem estrutura e clareza para uma organização trabalhar para objectivos comuns. Adoro como o pessoal da Weekdone o descreve:

O principal objectivo dos OKRs é ligar a empresa, a equipa e os objectivos pessoais a resultados mensuráveis, fazendo com que as pessoas se movam juntas na direcção certa.

E quando se consegue uma equipa de dezenas ou centenas de pessoas que se movimentam como uma só, conseguem-se resultados bastante incríveis!

Senti imediatamente esta clareza com os nossos primeiros objectivos trimestrais (Janeiro a Março) em Buffer. Estava a trabalhar com os membros da equipa para criar estudos de casos de clientes, o que é uma grande e divertida tarefa por si só, e eles tornaram-se ainda mais importantes com a perspectiva ganha com os OKRs. Pude traçar uma linha desde o meu OKR de estudos de casos até ao OKR de toda a nossa empresa para receitas:

  • Estudos de casos levam a …
  • tráfego de túneis médios, de fundo, o que leva a …
  • taxas de conversão mais elevadas, o que leva a … (um OKR de marketing em toda a empresa)
  • mais ensaios começam, o que significa …
  • um aumento nas receitas mensais recorrentes, ou MRR (um OKR para toda a empresa)

OKRs Increase Team Focus

entre as melhores práticas para os objectivos da empresa está a revisitá-las regularmente – não trimestralmente, mas idealmente todas as semanas. Até me encontrei a revisitá-las diariamente para as minhas próprias revisões de desempenho pessoal.

Quando era confrontado com uma nova tarefa ou me sentia à deriva com o meu trabalho, parava e perguntava:

“Será que isto me aproxima mais do cumprimento dos meus objectivos?”

Então, com certeza, retirava o meu quadro OKR Trello (mais sobre o software OKR abaixo) e verificava onde as minhas tarefas actuais se alinham com os meus objectivos declarados. Se as coisas estivessem alinhadas, eu poderia voltar ao trabalho e sentir-me confiante de que estava a avançar na direcção certa. Se houvesse conflito, teria uma desculpa incorporada para passar a outras tarefas.

OKRs Aumentar a Colaboração da Equipa

Esta é provavelmente uma boa lição a aprender mais cedo (obrigado, OKRs!) – preciso de todas as mãos no convés.

Muitos dos meus OKRs pessoais confiaram no envolvimento dos meus colegas de equipa ou no envolvimento dos funcionários. Não consegui estabelecer uma nova página de aterragem ao vivo porque não tenho capacidades de desenvolvimento de front-end. Não consegui criar três a cinco novos infográficos porque não consigo desenhar um. Reavaliei tudo.

Noto que estes arranjos eram comuns em Buffer, pelo que nos certificámos de incluir um período de negociações antes de finalizar quaisquer OKRs.

Você simplesmente entraria em contacto com as pessoas com quem precisaria de trabalhar nestes projectos e encontraria um terreno comum com elas para que o trabalho acabasse na lista OKR de cada pessoa.

Como os OKRs ajudam os Funis de Marketing e Vendas

Temos muitas camadas diferentes de OKRs em Buffer. Há objectivos e resultados chave da empresa inteira que são estabelecidos por Joel e Leo, os nossos co-fundadores. Depois, há bons OKRs para cada área de Buffer-Marketing, Produto, Felicidade, Engenharia, Dados, Sistemas, Comunidade, Desenvolvimento de Clientes, Pessoas, Operações, etc.

Além destes, cada indivíduo de cada equipa tem os seus OKRs individuais, o que realmente ajuda a esticar os objectivos! O nosso sistema OKR parece-se um pouco com este diagrama de BetterWorks:

Um par de semanas antes do início de um novo trimestre, todos nós levamos tempo a reflectir sobre o que queremos alcançar nos próximos meses. Joel e Leo ajudarão a definir os OKRs de cima para baixo em toda a empresa, depois trabalharemos juntos como uma equipa de marketing para negociar o que os OKRs podem parecer na nossa área.

Aqui está uma lista rápida de algumas das nossas melhores dicas para definir OKRs em Buffer:

  • Objectivos devem ser ambiciosos e devem sentir-se ligeiramente desconfortáveis.
  • Os resultados chave são mensuráveis; devem ter um número.
  • li>De facto, apenas atingirá 70% dos seus OKRs.

  • Atingir 100% significa que os seus OKRs não são suficientemente ambiciosos.
  • As notas baixas não devem ser punidas.
  • Tenham cuidado para não definirem demasiadas. Geralmente, um máximo de cinco objectivos com um máximo de cinco resultados chave cada um é suficiente.

A nossa maior lição com OKRs: Eles podem (e devem) mudar durante o trimestre. Especialmente num arranque SaaS, as coisas acontecem depressa, aprendemos depressa, e os objectivos que estabelecemos podem não ser os correctos dentro de algumas semanas após os nossos processos diários.

Os nossos OKRs de marketing para o segundo trimestre (Abril a Junho) incluíam cinco objectivos diferentes que estávamos entusiasmados por assumir, cada um com três a cinco resultados-chave em anexo. Aqui está um OKR para o que esperávamos fazer em Medium no último trimestre:

(Pode ver a lista completa de OKR aqui.)

Configurá-los é realmente divertido. É uma oportunidade de sonhar em grande, reflectir sobre onde se está e para onde se quer ir, e pensar em como lá chegar.

Também bastante divertido? Seguindo-os! Encontrei muita alegria no sistema que usamos para os nossos OKRs de marketing: Trello.

Como rastrear OKRs em Trello

Em Buffer, temos a liberdade de rastrear os nossos OKRs no entanto, sentimo-nos melhor. Há por aí algumas ferramentas excelentes para rastrear OKR robustos. Encontrei tudo o que precisava num tabuleiro Trello, e isso faz uma óptima equipa de gestão de software. Eis como montei o tabuleiro para o OKRs de marketing de Buffer:

OKR Tracking Setup

O layout básico é organizado desta forma:

  • Cada objectivo é resumido numa lista de títulos
  • Cada resultado chave recebe o seu próprio cartão na sua lista de objectivos
  • Cada cartão tem uma descrição rica dos detalhes do OKR
  • Etiquetas mostram o estado do resultado chave

Um dos meus maiores objectivos com o tabuleiro Trello era torná-lo a) utilizável, b) digitalizável, e c) bonito. Felizmente, todos os três desejos se uniram bem!

Eu sabia que não conseguia encaixar todo um Objectivo num título de lista. Algo do género, “Quando as pessoas pensam em empresas que são algumas das melhores em Média, deveriam nomear Buffer como a marca #1 que me vem à cabeça” simplesmente não caberia muito bem.

Então, eu resumi. Cada nome da lista Trello é uma sinopse de alto nível do Objectivo, por vezes capturado em tão pouco como uma ou duas palavras.

Similiarmente, cada Resultado Chave recebe o seu próprio cartão Trello, com uma descrição altamente abreviada na frente:

Então dentro do cartão, entro em maior detalhe sobre o Objectivo completo e o Resultado Chave:

Eu também utilizo um sistema de etiquetas muito simples, mostrando até onde estamos com cada Resultado Chave:

  • Planeamento: “Ainda não começámos, mas estamos certamente a pensar muito sobre isso”
  • li>In Progress: “Actualmente a trabalhar nisso!” (Esta é a nossa etiqueta mais utilizada.)

  • li>Done: “Sucesso!”
  • li>Done (por agora): Uma boa maneira de dizer: “não chegámos a este … mas talvez um dia possamos”

Listas de verificação avançadas

Uma das melhores formas que encontrámos para acompanhar o progresso nos Resultados Chave é utilizar as Listas de Verificação Avançadas. Estas fazem grande sentido para os resultados que definimos como “alcançar x número de coisas”, como posts em blogues, experiências, e coisas semelhantes. Podemos até atribuir membros da equipa e um prazo a cada sub-tarefa e visualizá-los a partir de uma vista de olho de pássaro em Vista de Calendário.

Aqui está a nossa Lista de Controlo Avançada para o objectivo do Calendário Editorial:

Gráficos de Cascata de Água

Definimos um número de objectivos de tempo limite para o trimestre, coisas como “aumentar as sessões para os nossos novos posts em 30% nos primeiros 28 dias” ou “chegar a 150.000 sessões por mês no blogue Aberto”

Estes objectivos são empolgantes de alcançar! E uma coisa que faço questão de assegurar é que não estamos num sítio onde fixamos o OKR em Abril e só nos apercebemos no final de Junho que nem sequer estamos no estádio.

O que encontrámos aqui funciona bem é um gráfico de quedas de água. Pode vê-los anexados a uma série de cartas no nosso quadro, e nós definimo-los para serem a capa de cartas completa para uma vista ainda mais bonita:

Um gráfico de cascata é um par de gráficos de linhas, um mostrando onde está quando estabelece o seu objectivo e onde quer estar no final do período de objectivo, e a outra linha mostrando o seu progresso ao longo do período.

Adoptámos o nosso de um guia do Mike Volpe do HubSpot. O trabalho básico é assim:

  1. Definir um objectivo, com base num período de tempo;
  2. li>Determinar quanto progresso diário precisa de fazer para alcançar o objectivo;Li>Traçar este progresso num gráfico de linhas;Li>Traçar o seu progresso diário; e,

  3. Adicionar este progresso também ao gráfico de linhas.

É tão simples (e complicado) como isso. Aqui está um modelo que usamos.

As variações que adicionámos ao gráfico vieram de uma realização que fizemos no primeiro trimestre. A ideia dos OKRs é estabelecer objectivos agressivos e ambiciosos a atingir, com o entendimento de que se espera que atinja apenas 70 por cento dos seus OKRs num quarto de trimestre. Assim, adicionámos este elemento às nossas quedas de água, que agora incluem três linhas de crescimento diferentes:

  • 70% – On track
  • 85% – Uau, indo bem
  • 100% – Home run! Fogo de artifício!

Então eis como era um gráfico nosso no início do trimestre:

E como o adicionamos em Trello?

Simples (e hacky): Tiro uma imagem do gráfico numa folha de cálculo do Google Sheets, e adiciono-a ao cartão Trello, certificando-me que o último gráfico é a capa do cartão.

Configurar e esmagar os objectivos da equipa com objectivos e resultados-chave

Se estiver à procura de uma forma de dar um salto na produtividade da sua equipa, no seu foco, e nos seus resultados, encontramos um sistema de definição de objectivos como o OKRs para ser um verdadeiro impulso. Pode haver muito a pesquisar com OKRs, embora tenhamos descoberto que apenas estas noções básicas podem ser suficientes para fazer a bola rolar para alcançar grandes coisas:

    1. Estabeleça objectivos ambiciosos com resultados mensuráveis.
    2. li> Coloque-os em Trello.

    3. Check-in regularmente para ver o seu progresso.

    P>Pode também copiar este modelo OKR e torná-lo seu!

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