Para obter a emissão de uma intimação tecum duces, normalmente segue-se um procedimento de acordo com as seguintes linhas: Anexe ao formulário de intimação preenchido uma declaração juramentada declarando “sob pena de perjúrio” porque precisa do material escrito. Prepare três cópias de todos os documentos e, depois de conseguir que o escrivão emita a intimação, faça-a à testemunha utilizando o serviço pessoal. Tal como com uma intimação regular, a testemunha tem direito a pedir uma taxa. A Prova de Serviço está no verso do formulário de intimação; deve ser preenchida e devolvida ao escrivão.
Regras para intimações variam de estado para estado. As regras técnicas relativas à apresentação e notificação de documentos, bem como o pagamento de taxas de testemunhas, variam consideravelmente de um estado para o outro. Assegure-se de que sabe o que será exigido. Além disso, antes de intimar documentos, não se esqueça de perguntar se o outro lado lhe dará simplesmente fotocópias com antecedência.
Uma intimação duces tecum deve ser dirigida à pessoa encarregada dos documentos, livros, ou registos que deseja que sejam produzidos em tribunal. Pode ser necessário fazer alguns telefonemas para saber quem é. Certifique-se de que obtém esta informação com precisão. Se listar alguém na intimação duces tecum que não tem nada a ver com os documentos, não os obterá. Quando se lida com uma grande empresa, serviço público, ou governo municipal, é sensato listar a pessoa que é globalmente responsável pelo departamento onde os registos são mantidos. Assim, se quiser que os registos tenham a ver com multas de uma biblioteca pública, ou tenham a ver com taxas de licenças comerciais do departamento de impostos e licenças da cidade, não deve enumerar o gestor da cidade ou o presidente da câmara, mas sim o bibliotecário chefe ou o director do departamento de impostos e licenças.
EXEMPLO: Está a ser processado pela cidade em nome da biblioteca pública por $800 por oito livros raros que declaram não ter sido devolvido. Sabe que devolveu os livros mas parece não conseguir fazer passar isso para a biblioteca, que insiste em tratá-lo como um ladrão. Sabe que cada mês de Abril a biblioteca faz um inventário anual de todos os livros que se encontram nas suas prateleiras. Acredita que se conseguir ter acesso a esse inventário, poderá ser capaz de descobrir onde a biblioteca perdeu os livros, ou pelo menos mostrar que uma percentagem significativa dos outros livros da biblioteca não são contabilizados, o que implica que eles, não você, perderam os livros.
O seu primeiro passo é pedir à biblioteca para abrir voluntariamente o inventário para si. Se eles recusarem, é bem possível que queira intimá-lo. Eis como:
- 1. Preencha o formulário de intimação.
- 2. Prepare uma declaração sob pena de perjúrio. Descrever brevemente os documentos de que necessita e porque são necessários para provar as questões envolvidas no caso. Se quiser que o depositário dos registos apareça pessoalmente, dê um motivo. Não discuta os méritos do seu caso.
- 3. Peça uma intimação emitida pelo funcionário responsável pelas pequenas reclamações. Depois entregue a intimação ao bibliotecário chefe, e não se esqueça de preencher devidamente a prova de serviço e devolvê-la ao escrivão.
Ask para examinar documentos antes da sua audiência em tribunal. Os documentos que tiver intimado serão enviados por correio ou apresentados ao tribunal – não a si. Provavelmente desejará uma oportunidade de os examinar e deverá solicitá-la ao juiz, que poderá muito bem deixá-lo examiná-los ali mesmo na sala de audiências enquanto outros casos prosseguem. Ou, se necessário, o juiz poderá adiar o caso por alguns dias e providenciar para que examine os documentos no local de trabalho onde os registos são normalmente mantidos.