A maioria das empresas vende aos seus clientes a crédito. Ou seja, entregam os bens e serviços imediatamente, enviam uma factura, depois são pagos algumas semanas mais tarde. As empresas mantêm um registo de todo o dinheiro que os seus clientes lhes devem utilizando uma conta nos seus livros chamada contas a receber.
Aqui veremos como funcionam as contas a receber, como é diferente das contas a pagar, e como gerir correctamente as suas contas a receber pode fazer com que seja pago mais rapidamente.
O que são contas a receber?
As contas a receber é qualquer dinheiro que os seus clientes lhe devem por bens ou serviços que lhe compraram no passado. Este dinheiro é normalmente cobrado após algumas semanas, e é registado como um activo no balanço da sua empresa. Utiliza contas a receber como parte da contabilidade de exercício.
Onde encontro contas a receber?
Pode encontrar contas a receber na secção ‘activos correntes’ do seu balanço ou plano de contas. As contas a receber são classificadas como um activo porque fornecem valor à sua empresa. (Neste caso, sob a forma de um futuro pagamento em dinheiro.)
Qual é a diferença entre contas a receber e contas a pagar?
As contas a receber são uma conta de património, representando dinheiro que os seus clientes lhe devem.
As contas a pagar por outro lado são uma conta de passivo, representando dinheiro que deve a outro negócio.
Vamos dizer que envia o negócio do seu amigo Keith, Keith’s Furniture Inc, uma factura de $500 em troca de um logótipo que concebeu para eles.
Quando Keith receber a sua factura, irá registá-la como uma conta a pagar nos seus livros, porque é dinheiro que tem de pagar a outra pessoa.
Vai registá-la como uma conta a receber do seu lado, porque representa dinheiro que receberá de outra pessoa.
As contas a receber contam como receitas?
As contas a receber contam como uma conta de activos, não como uma conta de receitas. No entanto, ao abrigo da contabilidade de exercício, regista as receitas ao mesmo tempo que regista uma conta a receber.
Para o exemplo acima, faria a seguinte entrada nos seus livros no momento da facturação do mobiliário de Keith:
| Account | ||
|---|---|---|
| Contas Recebíveis-Keith’s Furniture Inc. | $500 | – |
| Revenue | – | $500 |
(Se quiser compreender porque estamos a fazer duas entradas para registar uma transacção aqui, consulte o nosso guia de contabilidade de dupla entrada.)
Mas lembre-se: sob contabilidade de caixa, não há contas a receber. Sob esse sistema, uma transacção não conta como venda até o dinheiro atingir a sua conta bancária.
Qual é a conta “provisão para contas incobráveis”?
Se fizer negócios por tempo suficiente, acabará por se deparar com clientes que pagam com atraso, ou não pagam de todo. Quando um cliente não paga e não podemos cobrar as suas contas a receber, chamamos a isso um crédito incobrável.
As empresas que já existem há algum tempo estimam muitas vezes o total dos seus créditos incobráveis com antecedência para se certificarem de que as contas a receber apresentadas nas suas demonstrações financeiras não são irrealistamente elevadas. Fá-lo-ão através da criação de algo chamado “provisão para contas incobráveis”
P>Vamos dizer que as suas vendas totais para o ano deverão ser de 120.000 dólares, e constatou que num ano típico, não cobrará 5% das contas a receber.
Para estimar as suas dívidas incobráveis para o ano, poderá multiplicar as vendas totais por 5% (120.000 dólares * 0,05). Depois creditaria o montante resultante ($6.000) à “provisão para contas incobráveis”, e debitaria “despesas de cobrança duvidosa” pelo mesmo montante:
| Account | ||
|---|---|---|
| Bad debt expense | $6,000 | – |
| Allowance for uncollectible accounts | – | $6,000 |
O que acontece se os meus clientes não pagarem?
Quando é claro que uma conta a receber não será paga, temos de a anular como uma despesa de má cobrança.
Por exemplo, digamos que após alguns meses de espera, telefonando-lhe para o telemóvel e falando com os seus familiares, torna-se claro que Keith desapareceu e não vai pagar aquela factura de 500 dólares que lhe enviou.
Neste caso, debitaria “provisão para contas incobráveis” por $500, para a diminuir em $500.
Porquê?
P>Lembrar que a provisão para contas incobráveis é apenas uma estimativa de quanto não vai cobrar aos seus clientes. Uma vez que se torne claro que um cliente específico não vai pagar, já não há ambiguidade sobre quem não vai pagar.
Após ter acabado de ajustar as contas incobráveis, então creditaria “contas a receber – Keith’s Furniture Inc.” em $500, diminuindo-o também em $500. Porque decidimos que a factura que enviou ao Keith é incobrável, ele já não lhe deve esses $500.
Então a entrada no diário resultante seria:
| Account | ||
|---|---|---|
| Allowance for uncollectible accounts | $500 | – |
| Contas Recebíveis-Keith’s Furniture Inc. | – | $500 |
E se afinal acabarem por me pagar?
Digamos que mais uns meses passam e um misterioso envelope sem endereço de retorno aparece na sua caixa de correio. É um cheque da Keith’s Furniture Inc. de $500 – afinal, ele acabou por lhe pagar!
Para registar esta transacção, debitaria primeiro “contas a receber – Keith’s Furniture Inc.” por $500 novamente para recuperar as contas a receber nos seus livros, e as receitas do crédito por $500.
| Account | ||
|---|---|---|
| Contas Recebíveis-Keith’s Furniture Inc. | $500 | – |
| Revenue | ->/td> | $500 |
Finally, para registar o pagamento em dinheiro, debitaria a sua conta “em dinheiro” em $500, e creditaria “contas a receber – Keith’s Furniture Inc.”.”por $500 de novo para o encerrar de uma vez por todas.
| Account | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Cash | $500 | – |
| Contas Recebíveis-Keith’s Furniture Inc. | – | $500 |
Por que é que as contas a receber são importantes?
A poupança de muitos clientes é óptima. Mas se alguns deles lhe estão a pagar com atraso, ou não estão a pagar de todo, vender-lhes pode estar a prejudicar o seu negócio. Os atrasos de pagamento dos clientes são uma das principais razões pelas quais as empresas têm problemas de fluxo de caixa.
Uma das melhores formas de controlar os atrasos de pagamento e certificar-se de que não estão a sair do controlo é calcular o rácio de volume de negócios das contas a receber para o seu negócio.
Qual é o rácio de volume de negócios das contas a receber?
O rácio de volume de negócios das contas a receber é um simples cálculo financeiro que lhe mostra a rapidez com que os seus clientes pagam as suas contas.
Calculamo-lo dividindo as vendas líquidas totais pelas contas a receber médias.
Vamos utilizar como exemplo as finanças de uma empresa fictícia XYZ Inc. para o ano 2018.
Vamos dizer que no início de 2018 (1 de Janeiro), XYZ Inc. tinha um total de contas a receber de $2.500. Digamos também que, no final de 2018 (31 de Dezembro), o seu total de contas a receber era de $1.500. Tinha também um total de vendas líquidas de exactamente $60.000 para 2018.
Para obter a média das contas a receber da XYZ Inc. para esse ano, adicionamos os valores iniciais e finais das contas a receber e dividimo-los por dois:
$2.500 + $1.500 / 2 = $2.000
Para calcular o rácio de volume de negócios das contas a receber, dividimos então as vendas líquidas ($60.000) por contas a receber médias ($2.000):
$60.000 / $2.000 = 30
Isto significa que a XYZ Inc. tem um rácio de volume de negócios das contas a receber de 30. Quanto mais elevado for este rácio, mais rapidamente os seus clientes lhe pagam.
30 é um rácio de volume de negócios de contas a receber realmente bom. Para comparação, no quarto trimestre de 2018 a Apple Inc. tinha um rácio de volume de negócios de 15.02.
Para calcular o período médio de crédito de vendas – o tempo médio que leva para os seus clientes lhe pagarem – dividimos 52 (o número de semanas num ano) pelo rácio de volume de negócios de contas a receber (30):
52 semanas / 30 = 1.73 semanas
Isto significa que em 2018, os clientes da XYZ Inc. levam em média 1,73 semanas para pagar as suas contas. Muito bom!
O que é um calendário de envelhecimento de contas a receber?
Se tiver muitos clientes diferentes, mantenha um registo exacto de quem está atrasado em que pagamentos podem ficar complicados. Algumas empresas vão criar um calendário de envelhecimento de contas a receber para resolver este problema.
Aqui está um exemplo de calendário de envelhecimento de contas a receber para a empresa fictícia XYZ Inc.
Calendário de envelhecimento de contas a receber
XYZ Inc., a partir de 22 de Julho, 2019
| Nome do cliente | 1-30 dias | Total | ||
|---|---|---|---|---|
| Keith’s Furniture Inc. | $500 | $1.000 | $500 | $2,000 |
| Joe’s Fencing | $500 | $100 | $100 | $700 |
| ABC Paint Supply | $1,000 | $200 | $0 | $1.200 |
| Quintas de aprendizagem | $1.000 | $0 | $100 | |
| $2,000 | $50 | $0 | $2,050 | |
| Total | $5,000 | $1,350 | $700 | $7,050 |
Um rápido olhar sobre este horário pode dizer-nos quem está no caminho certo para pagar dentro de 30 dias, quem está atrasado, e quem está realmente atrasado.
Por exemplo, pode ver imediatamente que a Keith’s Furniture Inc. está a ter problemas em pagar as suas contas a tempo. Talvez queira telefonar-lhes e falar com eles sobre a recuperação dos seus pagamentos.
O que posso fazer para que as pessoas paguem mais depressa?
O acompanhamento dos clientes que pagam mais tarde pode ser stressante e demorado, mas enfrentar o problema mais cedo pode poupar-lhe muitos problemas na estrada. Eis o que pode fazer para incentivar os clientes a pagar-lhe a tempo.
Desenvolver uma política de crédito cristalina
Quando estiver faminto por vendas, pode ser tentador afrouxar as regras que tem em vigor para estender o crédito aos seus clientes (também conhecida como a sua política de crédito). Não o faça. Isto é uma solução a curto prazo, geralmente causa mais problemas do que resolve, e pode levar a sua empresa a um declive escorregadio.
Em vez disso, desenvolva orientações claras para quando pode e não pode estender o crédito aos seus clientes, e não hesite em aplicá-las, mesmo que isso signifique recusar algumas pessoas a curto prazo.
Conquistar novos clientes, pedir depósitos adiantados em grandes encomendas, e instituir pagamentos de juros de mora. Quando um novo cliente se inscreve e vê estes termos, compreenderá desde o início que está a levar a sério o seu pagamento.
Dê-lhes um incentivo financeiro
Uma forma de conseguir que as pessoas lhe paguem mais cedo é fazer com que valha a pena. Oferecer-lhes um desconto por pagarem as suas facturas antecipadamente – 2% de desconto se pagarem dentro de 15 dias, por exemplo – pode fazer com que sejam pagos mais rapidamente e diminuir os custos do seu cliente.
Chamá-los e agendar lembretes regulares
Muitas vezes, basta telefonar a um cliente e lembrá-los de um pagamento atrasado pode ser suficiente para os fazer pagar. O envio de lembretes por correio electrónico a intervalos regulares – após 15, 30, 45 e 60 dias – pode também ajudar a avivar a memória dos seus clientes.
E se eles não pagarem?
Vamos dizer que fez tudo o que foi dito acima e que ainda não recebeu o seu dinheiro. E agora?
Cortar os clientes que pagam com atraso
Muitas empresas deixarão de entregar serviços ou bens a um cliente se tiverem facturas com mais de 120, 90, ou mesmo 60 dias de vencimento. Cortar um cliente desta forma pode enviar um sinal de que está seriamente empenhado em ser pago, e que não fará negócios com pessoas que quebram as regras.
Converter a sua conta a receber numa nota de longo prazo
Se tiver uma boa relação com o cliente que paga com atraso, poderá considerar converter a sua conta a receber numa nota de longo prazo. Nesta situação, substitui a conta a receber nos seus livros por um empréstimo que é devido em mais de 12 meses, e pelo qual cobra juros ao cliente.
Contratar uma agência de cobrança
Se não conseguir contactar o seu cliente e estiver convencido de que fez tudo o que podia para cobrar, pode contratar outra pessoa para o fazer por si.
Antes de decidir se deve ou não contratar um cobrador, contacte o cliente e dê-lhe uma última oportunidade de fazer o seu pagamento. As agências de cobrança recebem frequentemente uma enorme parte do montante a cobrar – por vezes até 50 por cento – e normalmente só valem a pena contratar para recuperar grandes facturas por pagar. Chegar a algum tipo de acordo com o cliente é quase sempre a opção menos demorada e menos dispendiosa.
Quando se chama algo ‘bad debt’
Se os custos de cobrança da dívida começarem a aproximar-se do valor total da própria dívida, pode ser altura de começar a pensar em anotar a dívida como sendo má – ou seja, dívida que já não tem valor para si. As dívidas incobráveis também podem resultar de um cliente que vai à falência e é financeiramente incapaz de pagar as suas dívidas.
O IRS diz que as dívidas incobráveis incluem “empréstimos a clientes e fornecedores”, “vendas a crédito a clientes”, e “garantias de empréstimos comerciais”, e que uma empresa “deduz as suas dívidas incobráveis, no todo ou em parte, do rendimento bruto quando calcula o seu rendimento tributável”.”
O guia de Despesas Comerciais do IRS fornece informação detalhada sobre que tipos de dívidas incobráveis podem ser anuladas nos seus impostos.