No escritório, a sua secretária é o seu centro de comando. E os especialistas disseram que a sua organização pode ajudar a definir o tom e o nível de produtividade no trabalho.
“Os inquéritos mostram que a pessoa média perde uma hora por dia para a desorganização”, disse Lisa Zaslow, uma organizadora profissional em Nova Iorque. “Demora muito menos tempo a organizar-se e a manter-se organizada. Pense em como está frenético e stressado quando não consegue encontrar algo”.
Aqui está como os especialistas sugerem organizar a sua secretária para máxima eficiência e produtividade:
Faça o seu layout correcto. O seu monitor deve estar à sua frente ao nível dos olhos e a cerca de 17 polegadas do seu corpo, de acordo com Zaslow.
Coloque artigos utilizados com frequência, como o telefone ou consumíveis, no seu lado dominante, para evitar ter de atravessar.
Cuide do seu material de escritório. Os consumíveis utilizados todos os dias podem ir para a secretária. Os artigos utilizados algumas vezes por semana devem ir numa gaveta por baixo ou para o lado de uma secretária.
“Levantar-se, mesmo apenas uma vez por dia, para um lápis ou clipe de papel está a desligar o seu cérebro de um projecto em que está a trabalhar e terá de voltar e voltar a centrar-se”, disse Amy Trager, uma organizadora profissional em Chicago.
É também melhor agrupar itens semelhantes. “Todos os seus materiais de escritório devem ser mantidos juntos, não divididos em várias gavetas”, disse Andrew Mellen, um organizador profissional.
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Vá com calma aos lembretes. Quando se trata de notas pegajosas, a moderação é fundamental.
Enquadrar o seu monitor com notas não é o mais eficaz. “Eles perderam a sua utilidade nessa altura”, disse Trager. Utilize-as para lembretes importantes a curto prazo.
Não exagere com as suas notas pessoais. Manter o equilíbrio trabalho-vida é difícil, especialmente na sua secretária. Fotos de família, lembranças de férias e outras bugigangas podem proporcionar sentimentos positivos durante o dia de trabalho, mas demasiadas lembranças podem ser uma distracção.
“Os nossos olhos puxam cada coisa à nossa frente e o nosso cérebro processa-a – mesmo que não nos apercebamos disso”, explicou Zaslow. Uma secretária cheia de coisas significa “que é muito trabalho e edição para si”.
Recomendava manter não mais do que três artigos pessoais sobre uma secretária.
Controle a sua caixa de entrada. O e-mail é uma forma conveniente de comunicar, mas também pode ser uma grande distracção.
Se se tornar uma distracção excessiva, Trager recomendou designar certos períodos de tempo ao longo do dia para verificar e responder ao e-mail. “O resto do tempo é para o trabalho”.
Além disso, não tenha medo de desactivar os avisos pop-up de novo correio se este interromper o fluxo de trabalho.
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Abrace o espaço branco. Mantenha um espaço livre do tamanho de papel para o seu lado dominante como um espaço de trabalho designado para facilitar a revisão ou a assinatura de documentos.
Dar prioridade ao seu fluxo de trabalho. Mantenha apenas projectos e documentos relevantes e activos na sua secretária.
Quando o trabalho fica recuado, é fácil ficar sobrecarregado e empatar a produtividade, por isso aqui está como Trager recomendou que os projectos de agrupamento fossem priorizados:
1) Importante e urgente
2) Urgente, mas não necessariamente importante
3) Importante, sem urgência
4) Não urgente, e não importante
Ela adicionou suportes de ficheiros verticais que ajudam a evitar o empilhamento de pastas umas em cima das outras e a ignorar as que não estão em cima.
Reavaliar frequentemente. Manter uma secretária organizada requer manutenção e avaliações frequentes, por isso não se esqueça de fazer um scan semanal da sua secretária para se certificar de que tudo ainda merece um lugar no seu espaço de trabalho.
“As pessoas nem sequer vêem , tem um impacto mas são des-sensibilizadas a isso”, disse Mellen.