Nos vários anos em que tenho trabalhado no espaço SharePoint e Office 365, tenho-me deparado frequentemente com pessoas dos meus antigos técnicos que estão nas TI há décadas mas nunca ouviram falar do SharePoint. Tomando isso como inspiração, decidi finalmente iniciar uma série cobrindo os princípios básicos do SharePoint como uma introdução amigável para novos utilizadores. Também iremos certamente cobrir alguns dos princípios sobre como gerir o SharePoint e o Office 365 num post posterior!
p>Below são alguns dos mais básicos Q&A’s que recebo em relação ao SharePoint e ao seu propósito e capacidades. Espero que estes sejam úteis!
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O que é o SharePoint?
SharePoint é um sistema de colaboração baseado em websites que utiliza aplicações de fluxo de trabalho, bases de dados “listadas” e outras partes da web e características de segurança para capacitar as equipas empresariais a trabalharem em conjunto. SharePoint também dá à empresa que utiliza a plataforma a capacidade de controlar o acesso à informação e automatizar processos de fluxo de trabalho através de unidades de negócio.
A versão Microsoft Cloud do SharePoint, SharePoint Online, tem muitas capacidades adicionais de integração com outras aplicações na nuvem. É emparelhado em funcionalidade com muitas das outras ofertas de pacotes Microsoft com uma licença Office 365 ou Microsoft 365.
h2> Quais são os benefícios da utilização do SharePoint?
SharePoint permite uma maior produtividade e visibilidade para os trabalhadores da informação em todas as verticais, em empresas grandes e pequenas. As características do SharePoint estão centradas em torno de uma experiência de colaboração cruzada baseada na intranet que permite a partilha segura, gestão de conteúdos e características de colaboração de fluxo de trabalho, entre muitas outras.
Para uma plataforma de colaboração baseada em websites, o SharePoint é fácil de manter e, no seu nível fundamental, fácil de compreender pelos utilizadores empresariais. É também infinitamente personalizável e massivamente escalável, há muitas formas diferentes de as empresas utilizarem a plataforma para realizarem uma maior produtividade e retorno do investimento.
Para que é utilizado o SharePoint?
SharePoint tem sido integral nos últimos 17 anos no aumento da eficiência de trabalho em empresas da fortuna 500 como uma plataforma “Intranet” que atravessa todos os sectores empresariais. As muitas características da plataforma tornam muito mais fácil para as pessoas trabalharem em conjunto em projectos ad-hoc e estabelecer processos empresariais padrão para partilha de informação, publicação de documentos, e registo de dados.
Características como controlos de segurança, co-autoria, versionamento, e integração com Exchange (Outlook Email Applications) dão aos utilizadores empresariais a capacidade de fazer mais em menos tempo e manter a integridade do trabalho que produzem. SharePoint inclui a capacidade de o fazer:
- Requer uma aprovação nos documentos antes de serem visíveis
- “Check out” documentos para evitar qualquer outra autoria ou edição sobre eles
- Receber notificações quando os documentos são carregados ou quando são feitas alterações
- Fazer fluxos de trabalho usando a lógica if/then para automatizar acções tais como mover ou enviar documentos por e-mail, e informação de gravação
Todas estas características aumentam a produtividade dos utilizadores empresariais, mas o que o SharePoint faz realmente melhor do que os sistemas de colaboração de documentos anteriores é exibir informação sobre que informação/documentos são armazenados e porquê.
É extremamente fácil no SharePoint exigir que “metadados”, ou informação sobre dados (como tempo modificado, criado por, etc.), mas também “tags” personalizadas em documentos ou itens) para que os trabalhadores possam compreender melhor porque é que um documento pode existir e porque é importante sem ter de o abrir. SharePoint permite mesmo aos utilizadores criar bases de dados personalizadas num formato fácil de usar, e registar milhares de peças de informação que podem ser integradas nos fluxos de trabalho anteriormente mencionados ou outros processos empresariais.
O que é um SharePoint App?
Apps no SharePoint são integrações que acrescentam características aos espaços de colaboração padrão na plataforma. Algumas aplicações estão fora da caixa e vêm com a plataforma, mas há muitas outras que acrescentam funcionalidades e opções que não vêm com a plataforma normal do SharePoint. Estas podem ser desde uma biblioteca onde os utilizadores podem armazenar e partilhar documentos e ficheiros, a plug-ins de calendário, a poderosos aplicativos de fluxo de trabalho como o Nintex que permitem muitas acções lógicas repetíveis no SharePoint com facilidade.
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Como é útil o SharePoint para Colaboração?
SharePoint proporciona um espaço baseado na web onde os utilizadores podem carregar um documento para ser imediatamente partilhado com outras pessoas que necessitem de o ver. Podem também ter o seu próprio espaço de armazenamento pessoal chamado OneDrive onde ninguém pode ver um documento ou ficheiro que carregam até “partilharem” ou permitir o acesso a esse documento com outros utilizadores.
Isto faz com que permitir a um segmento de colegas de trabalho ver um documento publicado seja um processo de um passo – mas não tem de ser. As características de aprovação e fluxo de trabalho acima mencionadas podem controlar a forma como os documentos são partilhados e como os funcionários trabalham na informação nas suas organizações.
Links para documentos partilhados ou espaços de colaboração também podem ser facilmente enviados por correio electrónico, facilitando aos utilizadores serem rapidamente direccionados exactamente para o que querem ver.
As organizações utilizam frequentemente o SharePoint para publicar informação de toda a empresa, tais como documentos de RH, anúncios e memorandos.
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Como pode o SharePoint ser utilizado para Gestão de Conteúdos?
SharePoint permite muitas formas de adicionar metadados a ficheiros para ordenar, organizar e acompanhar o conteúdo de propriedade das empresas. Mais importante ainda, como plataforma, o SharePoint pode forçar etiquetas no conteúdo à medida que os utilizadores empresariais as carregam para espaços de colaboração. Podem também obrigar os utilizadores finais a fornecer metadados sobre documentos como parte deste processo.
Após o conteúdo e metadados estarem na plataforma, o SharePoint habilita as organizações com ferramentas de fluxo de trabalho a automatizar:
- Processos baseados em informação dada pelos utilizadores finais
- Ferramentas do ciclo de vida do conteúdo para permitir a disposição dos registos
- Disposição de informação baseada em políticas empresariais
Uma maioria das empresas da Fortune 500 tem confiado na plataforma SharePoint há mais de uma década, e o SharePoint e o ecossistema é uma indústria multi-bilionária. Com as novas capacidades do SharePoint Online como parte do Office 365/Microsoft 365 Cloud Application, bem como as ligações a serviços como Flow, Grupos e Equipas Office 365, os serviços baseados em SharePoint e SharePoint são cada vez mais relevantes em todas as verticais da indústria.
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O que é uma quinta SharePoint?
Simplesmente definida, uma quinta SharePoint é a colecção de servidores que trabalham em conjunto para preencher as funções SharePoint, para fazer com que o SharePoint funcione. Se não estiver familiarizado com esse termo, pense em papéis como trabalhos diferentes que requerem competências específicas de cada um. Quando estiver pronto para configurar o SharePoint, configure cada servidor na sua quinta para desempenhar um ou mais papéis.
Uma analogia adequada para os papéis é uma equipa que trabalha em conjunto para um objectivo comum (colaboração yay!). Por exemplo: uma equipa de restaurante. Num restaurante, tem o anfitrião para sentar os clientes, o empregado de mesa que recebe o pedido do cliente e, por fim, lhes traz a sua refeição, e o pessoal da cozinha que prepara a refeição. Elimine o anfitrião e o patrão nunca recebe um lugar. Perde o servidor e o patrão nunca consegue fazer uma encomenda, comer, ou até receber um péssimo copo de água.
p>Percebe-se a ideia. Claro que uma pessoa poderia preencher todos esses papéis – como num pequeno café onde a pessoa atrás do balcão leva o seu pedido, diz-lhe para se sentar em qualquer lugar, e depois amanteiga-o e traz-lhe o seu bagel. Mas isto só funciona se o local não estiver inundado de clientes, uma vez que essa pessoa ficaria rapidamente sobrecarregada. Os seus servidores agrícolas funcionam da mesma forma, onde um único servidor pode desempenhar todos os papéis, ou pode distribuir os papéis por vários servidores para melhor desempenho.
No SharePoint, existem três papéis (formalmente definidos no assistente de instalação do SharePoint juntamente com alguns novos papéis no SharePoint Server 2016). Estes papéis são o Web Front End (WFE), Application Server, e Database Server.
What’s New With SharePoint 2019?
No actual local de trabalho moderno, os funcionários têm grandes expectativas e exigem as mais recentes características de colaboração. SharePoint 2019 responde a esta exigência, apresentando Equipas e Páginas de Sítio melhoradas, bem como tornando o envio de mensagens e a partilha de informação com os colegas de equipa mais fácil do que nunca.
Páginas funcionam com peças web modernas, permitindo aos utilizadores personalizar facilmente a sua página incorporando vídeos, incorporando feeds da Yammer, adicionando documentos e incluindo imagens
Listas e bibliotecas têm um aspecto moderno com interacção mais rápida, gestão fácil de colunas, melhores visualizações para navegadores móveis e percepções informativas. Excitantemente, podem também calcular e destacar o que é mais importante para o utilizador. Por exemplo, se estiver a elaborar uma lista no mercado total endereçável de diferentes regiões, a lista pode destacar os outliers na parte superior e inferior em diferentes cores.
Há também algumas novas ferramentas de comunicação interessantes, como os sites Team News and Communication. Os sítios de comunicação são um lugar para partilhar notícias, mostrar uma história, ou transmitir uma mensagem a outras pessoas. Os utilizadores podem facilmente criar sites de comunicação para si próprios a partir de SharePoint Home sem necessidade de contactar IT.
Of course, permitindo que todos os utilizadores criem facilmente sites de uma forma não governada pode também criar problemas de sprawl e informação. Os administradores quererão considerar cuidadosamente como implementar esta funcionalidade e examinar ferramentas de terceiros tais como a AvePoint’s Governance Automation que os pode ajudar a manter o controlo, ao mesmo tempo que fortalece os seus utilizadores.
AvePoint, por exemplo, utiliza esta funcionalidade para o seu sítio central GTM onde consolidámos todas as garantias de que as nossas equipas de vendas necessitam para comunicar e aconselhar eficazmente os clientes. É um site bem concebido, com um balcão único, contendo também funcionalidades como um blogue interno de lançamento de produtos, calendário de eventos, biblioteca de estudos de mercado, e muito mais. A AvePoint pode facilmente apresentar os mais recentes blogues ou conteúdos actualizados nas notícias do site, pelo que a nossa equipa de vendas está sempre actualizada.
p>Partilhar agora documentos e ligações com colegas de equipa e contactos dentro da sua organização é mais fácil do que nunca, especialmente em Colaboração Sites. E, com a experiência actualizada, será automaticamente notificado se for:
- Partilhar para um grande grupo;
- Incluindo muitos itens ou;
- Se puder estar a partilhar para além do seu público pretendido.
Com três níveis de permissão simples para escolher, o SharePoint 2019 é uma óptima alternativa no local para as empresas que procuram a partilha sem esforço que tem lugar em soluções de escritório em nuvem.
Streamlined Experience Across Mobile and Desktop
Pode parecer óbvio dizer-se que a capacitação dos trabalhadores móveis está a tornar-se mais importante do que nunca, mas esta tendência só tem vindo a aumentar nos últimos anos. Com o SharePoint Server 2019, os utilizadores podem aceder mais facilmente e envolver-se com a intranet da organização graças a melhorias na experiência da aplicação móvel SharePoint.
Há também clientes de sincronização melhorados para OneDrive for Business, assegurando que os utilizadores podem aceder aos documentos de que necessitam a partir de qualquer lugar, em qualquer dispositivo. Isto abre soluções para organizações sincronizarem ficheiros do Office 365 e do SharePoint no local de trabalho com um portátil, empurrando a colaboração para o nível seguinte para trabalhadores de escritório e móveis.
Expanded Opportunities for Customization
Uma das coisas que mais nos entusiasma ver – e esperamos que a maioria dos clientes também o faça – é a personalização expandida disponível no SharePoint Server 2019.
A nova plataforma pode integrar-se com PowerApps e Flow, pelo que criar fluxos de trabalho personalizados e adicionar novas soluções ao ambiente é uma tarefa fácil. (Nota: as licenças PowerApps/PowerPlatform são necessárias para esta funcionalidade).
Flow e PowerApps (agora PowerPlatform) permitem aos utilizadores finais descobrir e implementar personalizações à medida que necessitam, enquanto que anteriormente precisavam de submeter um ticket e esperar que a personalização fosse codificada. Por exemplo, com Flow e PowerApps pode construir uma Aprovação de Despesas usando um design de aplicação “point-and-click” que alavanca listas e bibliotecas modernas dentro do SharePoint. A partir daí pode facilmente publicar na web, iOS, Android, e Windows 10.
p>SharePoint os administradores ficarão entusiasmados ao saber que esta nova integração é uma óptima opção para transformar as formas InfoPath existentes num ambiente mais moderno. Isto permite-lhe preparar-se melhor para a inevitável depreciação do InfoPath.
Apenas implantar o gateway de dados Microsoft on-premises para utilizar Flow e PowerApps para a implantação do seu SharePoint 2019. E se isso não for suficientemente excitante, também pode utilizar este gateway para capacitar os seus FileShares, SQL e outras fontes de dados com capacidades modernas entregues a partir da nuvem. Informações adicionais sobre como implementar o gateway de dados no local podem ser encontradas aqui: https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-gateway-onprem
E mais, os clientes que utilizam versões legadas do SharePoint podem descobrir que existem aplicações disponíveis para abordar quaisquer soluções codificadas personalizadas que a sua organização possa necessitar.
Previamente, um administrador pode construir ou implementar uma solução baseada em código no SharePoint. Agora, o administrador pode utilizar o SharePoint Add-Ins.
Ultimamente, isto significa que o ambiente SharePoint será mais fácil de personalizar, menos desordenado com o código e mais estável quando as actualizações são instaladas. No entanto, isto requer a remoção de Soluções Sandbox para alinhar os programadores com qualquer SharePoint Framework.
Enhanced Hybrid Solutions
Quando se trata de utilizar uma solução híbrida com SharePoint Online, SharePoint Server 2019 torna a integração entre os dois sistemas ainda mais perfeita. Por exemplo, a função de pesquisa tem um layout melhorado no SharePoint Server 2019, com filtros intuitivos e resultados de pesquisa em tempo real à medida que os utilizadores escrevem a sua consulta, e os resultados são agrupados para facilitar a navegação.
Outro exemplo para uma integração híbrida sem descontinuidades é o redireccionamento do utilizador para o seu armazenamento OneDrive no Office 365 – que foi introduzido em versões anteriores – e os azulejos personalizados sob o chamado ícone waffle no canto superior esquerdo.
SharePoint 2019 continuará a fornecer a funcionalidade de taxonomia híbrida, que foi introduzida no Pacote de Funcionalidades 1 do SharePoint 2016. Isto ajudará os administradores a manter apenas um armazém central de termos de Metadados Geridos para utilização através de implementações na nuvem e no local.
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Extended Compliance Capabilities
Se utilizasse as funcionalidades de prevenção de perda de dados (DLP) e Compliance Center do SharePoint 2016, seria imediatamente confrontado com uma lacuna entre o que viu no Office 365 e o que tinha no seu ambiente.
Os tipos de conteúdos sensíveis pareciam ser pequenos em comparação com o que se encontrava no Office 365, dependendo da linguagem avançada de consulta de palavras-chave (KQL) no eDiscovery. Isto tornava muito difícil aplicar políticas a novos sítios ou ganhar visibilidade sobre qualquer conteúdo sensível detectado. Com as capacidades híbridas em 2019, os administradores podem finalmente beneficiar da detecção automática de conteúdos, relatórios centrais para incidentes, e tipos de conteúdos sensíveis.
Administradores poderão agora procurar informações sensíveis em tempo real e aplicar modelos de políticas para controlar e monitorizar os seus conteúdos e alinhar-se com normas regulamentares de diferentes segmentos da indústria e geografias.
A Dica do Iceberg
As actualizações acima mencionadas são apenas a ponta do iceberg com SharePoint Server 2019. Por exemplo:
- Arquivos até 15 GB de tamanho podem ser carregados
- Nomes de ficheiros podem agora incluir os caracteres especiais “#” e “%” e todo o seu limite de caracteres URL permitido é aumentado para 400
- Os utilizadores finais vão adorar o novo visualizador de PDF ou as melhorias do contentor de reciclagem que lhes permitem restaurar ficheiros pessoais que outros colegas eliminaram
Estes são apenas alguns exemplos de decisores, Os administradores e os utilizadores finais podem ficar entusiasmados e porque irão adorar a próxima versão do SharePoint on-premises.
Procura de conteúdo SharePoint mais amigável para principiantes? Leia o nosso post em 3 SharePoint Site Design Best Practices for Beginners!