Uma factura de vendas é um documento contabilístico que regista uma transacção comercial. As facturas de vendas fornecem ao negócio um registo dos serviços que prestaram a um cliente, quando os serviços foram prestados e quanto dinheiro o cliente deve ao negócio. Normalmente, uma factura de venda incluirá uma descrição do serviço prestado, o montante devido e o prazo de pagamento. As facturas de vendas são cruciais para a contabilidade das pequenas empresas porque permitem registar transacções das suas vendas para fins contabilísticos.
Estes tópicos ensinar-lhe-ão o que é uma factura de vendas e como esta é utilizada na contabilidade das pequenas empresas:
Por que são as facturas de vendas importantes para a contabilidade das pequenas empresas?
Qual é o objectivo de uma factura de vendas?
Como faço uma factura de vendas?
p>Modelo de factura de vendasp>Qual é a diferença entre uma factura de vendas e uma ordem de venda?
Por que são as facturas de vendas importantes para a contabilidade das pequenas empresas?
Embora o objectivo principal de uma factura de vendas seja solicitar o pagamento a um cliente pelos serviços prestados, uma factura de vendas serve outras funções importantes na contabilidade das pequenas empresas, incluindo:
Fundação para uma Contabilidade Precisa
Facturas de vendas são uma ferramenta importante para as pequenas empresas porque servem de base para o sistema de contabilidade da empresa. Uma factura de venda cria um registo de uma venda. Ao registar e arquivar devidamente todas as facturas que envia aos clientes, terá toda a informação necessária para acompanhar as suas vendas, monitorizar o seu fluxo de caixa e criar relatórios financeiros sólidos.
Recurso para Declarações Fiscais
Facturas de vendas são documentação crucial para verificar as reclamações que faz nas suas declarações fiscais. O IRS recomenda que as pequenas empresas mantenham documentos de apoio como facturas num local central, caso necessite de confirmar as informações que inclui nos livros da sua empresa. Pode consultar a lista completa dos documentos comerciais de apoio recomendados pelo IRS para mais pormenores. Facturas devidamente registadas também facilitam o processo de preenchimento das suas declarações fiscais, uma vez que terá um registo completo das receitas e despesas da sua empresa.
Inventory Management Tool
Se a sua empresa vende produtos físicos aos seus clientes, as suas facturas de vendas podem ajudá-lo a gerir o seu inventário e garantir que tem sempre o suficiente de cada produto para satisfazer as suas encomendas recebidas. As suas facturas de vendas ajudam-no a controlar quanto inventário tem à sua disposição e permitem-lhe prever quanto precisará para meses futuros, com base em dados passados.
Protecções Legais
As suas facturas de vendas podem ajudá-lo a proteger-se de acções judiciais mesquinhas ou não substanciadas que possam ser intentadas contra a sua empresa. As facturas de vendas podem demonstrar que serviços o seu negócio prestou a um cliente e o cronograma para o trabalho. As facturas de vendas que são assinadas pelos clientes são particularmente úteis neste caso, mas não necessárias.
Dados para Planos de Negócios
Facturas de vendas servem como dados importantes quando o seu negócio está a planear o seu futuro. As facturas de vendas podem oferecer informação sobre o montante das receitas que traz consigo e como os seus ganhos se alteraram ao longo do tempo. Pode utilizar essa informação para fazer previsões orçamentais. Pode também utilizar os seus dados de vendas para ver quanto dinheiro tem disponível para investir no crescimento ou na melhoria do seu negócio. As facturas de vendas detalham todos os diferentes serviços que prestou aos clientes, para que possa ver quais são as suas ofertas mais populares e quais os serviços que não estão a gerar tanto rendimento. Com essa informação, pode tomar decisões sobre como actualizar as suas ofertas comerciais para tornar a sua empresa mais atractiva para potenciais clientes.
Uma factura de vendas é apenas um tipo de factura que pode gerar para procurar pagamento de um cliente. Conheça os diferentes tipos de facturas que pode utilizar para ser pago a tempo pelo seu trabalho.
Qual é o objectivo de uma factura de venda?
O objectivo de uma factura de venda é detalhar os serviços que uma empresa presta ao seu cliente, o montante devido por esses serviços e o prazo para efectuar um pagamento. As facturas de venda criam uma obrigação por parte do cliente de pagar ao negócio pelo seu trabalho. Servem como documentação importante de uma transacção comercial tanto para a empresa como para o cliente e funcionam como base para as declarações financeiras de uma empresa.
Como é que faço uma factura de vendas?
Para fazer uma factura de vendas a enviar aos clientes, terá de seguir estes passos de facturação:
Inclua os seus dados comerciais
Crie um cabeçalho para a sua factura que inclua o seu logotipo, se tiver, o seu nome comercial, morada, número de telefone e endereço de correio electrónico.
Inclua as informações de contacto do seu cliente
Abaixo os seus próprios dados de contacto, liste as informações de contacto do cliente. Confirme que tem os dados de contacto da pessoa de contacto correcta dentro da organização: se o seu cliente for uma grande empresa, o seu ponto de contacto para facturação poderá ser diferente do seu contacto comercial diário.
Atribua um número de facturação
Tempor cada factura que emitir deverá ter um número de factura único atribuído. Dessa forma, poderá facilmente acompanhar as suas facturas e referenciar facturas de vendas específicas nas discussões com os seus clientes. Se não tiver um sistema de numeração, é fácil começar por numerar as suas facturas de vendas sequencialmente, começando pela Factura # 001, depois a Factura #002 e assim por diante.
Lista os serviços que prestou
Forneça uma lista pormenorizada dos serviços que prestou na sua factura de vendas, com uma breve descrição de cada serviço, a quantidade fornecida ou as horas trabalhadas, e a tarifa do serviço.
Inclua as Condições de Pagamento
Esclareça as condições de pagamento na sua factura de vendas, incluindo os métodos de pagamento que aceita (ou seja, dinheiro, cheque, cartão de crédito, etc.) e quaisquer taxas de atraso que irá cobrar sobre facturas vencidas.
Faça uma lista pormenorizada dos prazos de pagamento
Liste claramente o prazo de pagamento na sua factura de vendas. É melhor listar uma data exacta, ou seja, “Pagamento Vencido em 31 de Outubro de 2018” em vez de datas de vencimento mais vagas que podem ser mal compreendidas, ou seja, “Pagamento Vencido em 30 Dias” ou “Pagamento Vencido na Recepção”
Lista o Montante Total devido
Prover um saldo total devido na factura de vendas, incluindo quaisquer impostos aplicáveis. Certifique-se de que esta informação é claramente indicada na factura para que os seus clientes possam ver quanto devem num relance.
Modelo de factura de venda
Para desenhar e criar facilmente facturas de venda para o seu negócio, pode descarregar os modelos de factura de venda e personalizá-los de acordo com as suas necessidades. FreshBooks oferece um modelo de factura de venda fácil de usar, disponível nos formatos PDF, Word e Excel.
Qual é a diferença entre uma factura de venda e uma ordem de venda?
Todas as facturas de venda e ordens de venda são utilizadas para fins contabilísticos, mas a principal diferença entre uma factura de venda e uma ordem de venda é o seu ponto de origem. Um cliente cria uma ordem de venda quando compra bens ou serviços a uma empresa. Uma factura de venda é criada pela empresa depois de ter fornecido produtos ou serviços a um cliente, como forma de solicitar o pagamento.