Em acção semelhante à dos anos anteriores, o IRS emitiu alívio de certos requisitos de relatórios dos formulários 1094-C e 1095-C ao abrigo da Lei de Cuidados Acessíveis relacionados com planos de saúde dos funcionários, bem como alívio de certas penalidades relacionadas com relatórios.
Como uma actualização, a ACA geralmente exige a produção de quatro formulários por ano, e os nomes são tudo menos intuitivos:
- Form 1094-B: Este é essencialmente um formulário de transmissão utilizado pelas companhias de seguros para comunicar as declarações individuais (Form 1095-B) ao IRS.
- Form 1095-B: Este formulário é utilizado para comunicar determinadas informações exigidas por lei ao funcionário ao abrigo de uma apólice de seguro completo sobre a sua cobertura.
- Form 1094-C: Este é utilizado pelos grandes empregadores aplicáveis (“ALEs”) para informar se o empregador ofereceu cobertura mínima essencial e para transmitir as declarações do empregado (Formulário 1095-C) ao IRS.
- Form 1095-C: Finalmente, este formulário é utilizado pelas ALEs para reportar certas informações exigidas por lei aos empregados sobre a cobertura de saúde patrocinada pelo empregador.
Quem formulário o seu plano teria de apresentar ou fornecer depende de se é uma ALE, e como preenche o formulário e se oferece uma cobertura totalmente segurada ou auto-segurada. Os grandes empregadores que estão auto-segurados irão normalmente utilizar apenas os formulários 1094-C- e 1095-C.
Extensão do prazo para as declarações dos participantes
O IRS alargou o prazo para o fornecimento dos formulários 1095-B e 1095-C a indivíduos. O prazo típico para comunicar as informações do plano 2019 é 31 de Janeiro de 2021. Contudo, a nova franquia estende o prazo até 2 de Março de 2021. A prorrogação é automática, e o IRS indicou que não serão concedidas mais prorrogações, e não responderá a tais pedidos.
Nenhuma prorrogação para os pedidos do IRS
Esteja ciente de que esta prorrogação não se aplica aos pedidos 1094-B e 1094-C junto do IRS. O prazo para submeter estes pedidos ao IRS continuará a ser 1 de Março de 2021 (uma vez que a data de vencimento original de 28 de Fevereiro cai num domingo), para os pedidos em papel e 31 de Março de 2021, para os pedidos apresentados electronicamente. No entanto, embora a prorrogação automática não se aplique a estes prazos, os arquivistas podem ainda assim solicitar uma prorrogação ao IRS.
Redução da pena
Conhecendo que o principal objectivo dos Formulários 1095-B e 1095-C era permitir a um indivíduo calcular a sua obrigação fiscal relativa ao mandato individual, e porque o mandato individual foi reduzido a zero, a Receita Federal concedeu uma redução do fornecimento de certos documentos a indivíduos.
A Receita Federal indicou que não avaliará penalidades por não fornecimento de um Formulário 1095-B se duas condições forem satisfeitas. Em primeiro lugar, a entidade relatora deve publicar um aviso proeminente no seu website, declarando que os indivíduos podem receber uma cópia do seu Formulário 1095-B 2020 mediante pedido, juntamente com um endereço de correio electrónico, endereço físico e número de telefone. Em segundo lugar, a entidade relatora deve fornecer o Formulário 1095-B 2020 ao indivíduo responsável no prazo de 30 dias após a recepção do pedido. As declarações podem ser fornecidas electronicamente se determinados requisitos adicionais forem satisfeitos.
A mesma isenção de declaração não se estende às ALEs que são obrigadas a fornecer o Formulário 1095-C. Este formulário deve continuar a ser fornecido aos funcionários a tempo inteiro, e as penalidades continuarão a ser avaliadas por falta de fornecimento do formulário 1095-C. No entanto, a franquia aplica-se geralmente ao fornecimento do formulário 1095-C aos participantes que não foram empregados a tempo inteiro durante qualquer mês de 2019, se os requisitos acima forem cumpridos. Isto incluiria normalmente empregados a tempo parcial, COBRA continua, ou reformados.
Nota que, embora estes requisitos para o fornecimento do 1095-B e 1095-C a indivíduos tenham sido modificados, estes formulários devem ainda ser transmitidos ao IRS juntamente com os seus equivalentes do formulário 1094.
Alívio de boa fé por erros na comunicação
Na última notícia de boas notícias do IRS, anunciou alívio de penalidades por informações incorrectas ou incompletas em qualquer destes formulários. Esta isenção aplica-se tanto a números de identificação de contribuintes e aniversários em falta ou inexactos, como a outras informações exigidas.
A entidade declarante deve ser capaz de demonstrar que fez um esforço de boa fé para cumprir os requisitos de declaração. Uma demonstração bem sucedida de boa fé mostrará que um empregador fez esforços razoáveis para se preparar para os requisitos de declaração e o fornecimento aos empregados, tais como recolher e transmitir as informações necessárias à pessoa que prepara os formulários.
No entanto, a isenção não se aplica às entidades declarantes que não arquivam ou não fornecem completamente os formulários.
Finalmente, e importante, o IRS indicou que este será o último ano em que fornecerá esta isenção de boa fé para a declaração.