Todos os negócios com empregados devem abordar os impostos sobre a folha de pagamentos. O papel do empregador é compreender como funciona a folha de pagamentos e reter os impostos aplicáveis antes de fornecer os cheques de pagamento. Mas como qualquer pessoa que tenha apresentado impostos sabe, os códigos fiscais federais do governo dos EUA são tudo menos simples.
Para aqueles que são responsáveis pela gestão dos salários, aqui está um guia para o ajudar a compreender o conceito de salários federais tributáveis. Isto é fundamental para compreender os tipos de rendimentos que são tributados, bem como para poder declarar os salários tributáveis de um empregado no formulário W-2, o que pode ter impacto na dedução do rendimento empresarial qualificado da sua empresa (QBI).
Overificação: O que são salários tributáveis?
Todos os rendimentos auferidos por um indivíduo estão sujeitos a tributação por parte do governo. Isto inclui os rendimentos sob a forma de remuneração horária, salários de horas extraordinárias, um salário, comissões, bónus, e até gorjetas e indemnizações.
A parte dos rendimentos de um empregado que está sujeita a tributação é denominada salário tributável. Não importa se estamos a falar de um empregado isento ou de pessoal não isento. No entanto, o senão é que nem todos os rendimentos auferidos são tributáveis. É por isso que o formulário W-2 tem uma caixa separada para declarar salários tributáveis.
O montante dos salários a serem tributados baseia-se no rendimento total auferido menos certas deduções permitidas ao abrigo do código fiscal do Internal Revenue Service (IRS), conforme delineado na publicação 15 do IRS, o guia fiscal do empregador.
Exemplos destas deduções antes de impostos são contribuições para um plano de reforma 401(k), bem como seguros de saúde e outros pagamentos a prestações ao abrigo do que é referido como um plano de cafetaria da Secção 125. Note-se que estes factores de dedução para reduzir o montante do Imposto Federal de Rendimento (FIT) retido, mas nem todos se aplicam à Segurança Social e aos impostos de Medicare.
As deduções únicas são subtraídas, o rendimento restante é o que é referido como salários tributáveis. Este é o montante utilizado pelo governo federal para determinar o montante de FIT retido. Os impostos adicionais são também deduzidos com base nas regras fiscais a nível estatal e local.
Salários tributáveis são os mesmos que os salários brutos?
O IRS utiliza termos separados para distinguir entre o rendimento total auferido e o montante sujeito a tributação. Esta é a diferença entre o salário bruto e o salário tributável.
O montante do rendimento auferido antes das deduções fiscais é referido como salário bruto, rendimento bruto, ou salário bruto. Isto não é o mesmo que o rendimento antes de impostos, que se aplica a empresas e não a trabalhadores individuais.
Após todas as deduções qualificadas serem subtraídas do salário bruto, o restante é o montante do salário tributável. Se um empregado não tem deduções, então o salário bruto equivale ao montante salarial tributável.
Como calcular o salário tributável
Porque o salário tributável FIT pode ser complicado de calcular, vamos percorrer o processo em pormenor.
Salários brutos
Salários brutos são o ponto de partida a partir do qual o IRS calcula a obrigação fiscal de um indivíduo. O montante total de dinheiro pago a um empregado é igual ao seu salário bruto, pelo que somam todos os pagamentos, tais como um salário e horas extraordinárias, bem como os reembolsos de itens como propinas e despesas comerciais. Este montante tem de ser comunicado ao IRS mesmo que alguns montantes sejam deduzidos no passo seguinte.
Salários não tributáveis
Determinados pagamentos do empregador são assinalados como rendimentos não tributáveis. Estes são deduzidos do salário bruto para se chegar ao total dos salários tributáveis. Exemplos aqui são o reembolso da quilometragem, certos reembolsos de despesas comerciais, e assistência educacional. Muitos destes também têm um limite ao montante que é considerado não tributável.
Deduções
Agora é altura de remover as deduções antes de impostos dos salários brutos. Subtrair as contribuições dos empregados a programas de reforma qualificados, contas de despesas flexíveis (FSA), seguro de saúde para pequenas empresas, e outras contribuições antes de impostos.
Para muitos empregados, este é o ponto onde chegámos aos seus salários tributáveis. No entanto, se um empregador forneceu outros benefícios tributáveis, então passa ao passo seguinte.
Benefícios marginais proporcionados pelo empregador
alguns empregadores também fornecem benefícios que são considerados tributáveis, e que são adicionados ao montante do rendimento. Por exemplo, se fossem fornecidos pagamentos para despesas de mudança, esse montante seria adicionado ao salário tributável para calcular o montante final do imposto. Outro exemplo é a utilização de um carro da empresa.
Taxable wages total
Após todas as adições e deduções ao salário bruto terem sido calculadas, temos agora o montante utilizado para determinar a obrigação fiscal, o salário tributável do empregado. O montante real do imposto retirado do salário de um empregado depende também da sua situação de apresentação (solteiro ou casado) e do número de abonos, sendo ambos reportados no W-4 do empregado.
Aqui está a fórmula para calcular os salários tributáveis:
(Salário bruto) – (Salários não tributáveis) – (Deduções antes de impostos) + (Benefícios tributáveis) = Salários tributáveis
As melhores ferramentas de software de cálculo de salários tributáveis para si
Como pode ver, as regras fiscais federais são complexas. A camada sobre as regras a nível estatal e local, bem como o facto de que a situação fiscal de cada empregado é diferente, e pode ser um pesadelo tentar determinar quanto imposto reter para cada empregado.
É por isso que o software de folha de pagamento é um requisito obrigatório para qualquer negócio com empregados. Aqui estão alguns dos melhores.
OnPay
O software de folha de pagamentos OnPay oferece um excelente equilíbrio entre características robustas e um custo razoável. Não só tratará dos seus impostos sobre a folha de pagamentos, incluindo formulários W2 e 1099 no final do ano, como também oferece uma infinidade de capacidades.
Algumas das suas características incluem folha de pagamentos multi-estados se os empregados estiverem baseados em mais de um estado, opções de depósito directo ou cheque em papel, administração de benefícios de saúde, e ferramentas de RH, tais como cartas de oferta de empregados. É uma opção bem fundamentada para pequenas empresas.
OnPay torna muitas tarefas da folha de pagamentos, tais como a criação de impostos estaduais retidos na fonte, fáceis de implementar.
Patriot Payroll
Patriot Payroll
Patriot Payroll, pequenas empresas novas na folha de pagamentos e que procuram facilidade de utilização devem considerar o Patriot Payroll. O software vem em dois sabores, serviço básico e completo, com este último oferecendo o arquivo e depósito de impostos sobre a folha de pagamentos.
Uma das suas principais características é que o Patriot Payroll trata de toda a configuração inicial, o que inclui a introdução de dados históricos completos da folha de pagamentos para os empregados. Também automatiza todo o processo de folha de pagamento, e oferece módulos adicionais que o ajudam a gerir cartões de ponto, assiduidade, e componentes de RH tais como um manual da empresa e informação sobre benefícios. O software cobre muito bem o básico embora não tenha muitos sinos e apitos, tais como uma opção de pagamento a contratantes.
Patriot Payroll oferece um conjunto sólido de características, tais como a gestão do tempo livre dos empregados.
RUN Powered by ADP
ADP é uma potência no campo da folha de pagamentos, pelo que vale a pena ver o seu software de folha de pagamentos concebido para pequenas empresas até 49 empregados. Chamado RUN Powered by ADP, a ferramenta fornece um conjunto abrangente de capacidades.
Cobre os princípios básicos de preenchimento e pagamento de impostos sobre a folha de pagamentos, e inclui também novos empregados a bordo, ferramentas de RH, e suplementos tais como 401(k) serviços de reforma. O software está no lado caro, mas é de esperar que lhe seja dado o reconhecimento do nome da marca ADP e a extensão das características do software.
RUN Powered by ADP dashboard é fácil de navegar e oferece uma série de características ricas.
Considerações finais para calcular os salários tributáveis
Nota que os empregadores não são responsáveis pela retenção de impostos na fonte de um empregado contratado. Estes trabalhadores contratados são pessoal temporário que trabalha independentemente, e como não são empregados a tempo inteiro, cabe-lhes tratar dos seus próprios impostos.
Além disso, alguns tipos de impostos têm uma base salarial tributável. Isto significa que existe um limite para o valor que um indivíduo pode ser tributado por certos impostos. Um exemplo de um imposto que limita o montante retirado do salário de um empregado é o imposto da Segurança Social.
Para mais ajuda, pode procurar online uma calculadora federal de salários tributáveis, que auxilia no cálculo dos salários tributáveis. Contudo, dependendo do número de empregados no negócio, é normalmente melhor falar com um contabilista para preparar impostos comerciais, e investir em software de folha de pagamento para deixar a tecnologia fazer o trabalho pesado enquanto se ocupa de conduzir o sucesso do seu negócio.