A comunicação no local de trabalho progrediu dinamicamente com as recentes mudanças na tecnologia, levando a novos padrões de contacto com aqueles com quem se trabalha. Como resultado, há um punhado de maneiras de melhorar as suas capacidades de comunicação que dizem respeito à sua vida profissional.
Quality Content
O conteúdo das mensagens que está a tentar transmitir é o ponto de partida para uma comunicação eficaz. É imperativo garantir que o que está a comunicar é claro, e que a informação é exacta. Quer esteja a enviar um e-mail em massa a todos os seus empregados ou simplesmente a ter uma conversa informal junto à fonte de água, é importante saber que tipo de informação deve estar a comunicar para ser bem sucedido nesta área. Para conversas informais, evite tópicos e assuntos controversos que sejam demasiado pessoais, uma vez que a discussão de assuntos que provocam emoções ou mexericos pode por vezes levar à perda de credibilidade profissional.
Métodos Modernos
Para além do conteúdo da informação que apresenta, é essencial concentrar-se nos métodos que está a utilizar para comunicar. Em alguns casos, terá de se concentrar na sua linguagem corporal e meios de interacção quando é o comunicador. Outras vezes, é mais vital concentrar a sua atenção na forma como responde quando os colegas de trabalho comunicam consigo.
Comunicação não-verbal
Comunicação não-verbal pode ser qualquer coisa desde a linguagem corporal até ao tom de voz. Para a comunicação não-verbal, deve parecer confiante quando faz apresentações ou se reúne com os seus superiores hierárquicos. Por exemplo, a boa postura e a manutenção do contacto visual são traços excelentes que retratam a confiança. Além disso, deve também manter um tom de voz moderado, tendo o cuidado de não aborrecer o seu ouvinte com um discurso monótono.
Canais de comunicação
Um canal de comunicação é um meio pelo qual articula a mensagem que pretende comunicar. Estes incluem mensagens electrónicas, mensagens escritas, e contacto presencial. Quando possível, é melhor utilizar o contacto presencial com os seus colegas de trabalho, uma vez que isto cria confiança e deixa menos espaço para erros na forma como a sua mensagem será recebida. Por outro lado, comunicar com um grande número de pessoas sobre tópicos simples pode ser uma grande utilidade para o e-mail, uma vez que é mais eficiente do que reunir-se com cada funcionário individualmente.
Recepção de Informação
Quando está no fim da comunicação de recepção, algumas formas de melhorar as suas capacidades de comunicação são realmente ouvir o que dizem, e reconhecer o que dizem com expressões faciais e gestos tais como sorrisos e acenos de cabeça. Além disso, pode afirmar que compreende o que o colega de trabalho está a dizer, fazendo perguntas apropriadas que dizem respeito à informação que lhe comunicaram.
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p>A comunicação eficaz no local de trabalho é vital para criar e manter um ambiente de trabalho positivo. Houve grandes avanços durante os últimos anos que melhoraram a facilidade com que as pessoas comunicam no local de trabalho, no entanto, com esta facilidade vem uma tendência para ignorar a importância de uma comunicação eficaz cara-a-cara. Abaixo encontram-se dicas para uma comunicação eficaz no local de trabalho que ajudarão a aumentar a produtividade e a melhorar as relações com os colegas de trabalho.
1. Comunicar presencialmente sempre que possível
As empresas têm confiado no e-mail como principal método de comunicação nos últimos anos. A comunicação electrónica pode ter um efeito prejudicial em qualquer tipo de relação, especialmente nas relações com os colegas de trabalho. Quantas vezes enviou um e-mail a um colega de trabalho ou superior que foi mal interpretado? Mesmo que tivesse boas intenções, a comunicação electrónica é muitas vezes mal interpretada. Uma vez que a maioria do significado durante uma conversa provém de gestos não verbais e expressões faciais, é mais fácil decifrar o significado por detrás do que uma pessoa diz quando se comunica cara a cara. Quando os gestos e sorrisos são retirados da equação, os destinatários podem ficar com a ideia errada – especialmente se a pessoa não for o escritor mais articulado. Para melhorar a comunicação no local de trabalho, pegue no telefone de vez em quando, ou faça uma visita ao seu colega de trabalho quando tiver algo importante a dizer.
p>2. Fornecer informação clara
A comunicação no local de trabalho implica passar informação de uma pessoa para a outra. Se não comunicar de forma clara e precisa, isso pode causar confusão em vez de clareza. Planeie a sua comunicação para assegurar que está a transmitir a informação correcta e a quantidade certa, para que aqueles com quem está a comunicar compreendam o que está a dizer. Evite e-mails escritos à pressa e planeie sempre o que quer dizer antes de falar para evitar erros de comunicação.p>3. Combine comunicação verbal e não-verbal
Se quiser tornar-se um comunicador mais eficaz, precisa de compreender a importância da comunicação não-verbal. Tenha em mente que as suas mensagens verbais e não-verbais estão de acordo. Se estiver a tentar transmitir a aprovação de algo que o seu colega de trabalho tenha dito, por exemplo, certifique-se de que os seus gestos não-verbais complementam as suas palavras. Feedback não-verbal positivo, como por exemplo, o “head-nodding” quando a outra pessoa está a falar acompanhada de postura corporal aberta ajudam a conversa a fluir mais suavemente.p>4. Não se limite a ouvir – escute
Ouvir é uma importante habilidade de comunicação que muitas pessoas não possuem. A maioria dos conflitos é o resultado de uma escuta deficiente. A fim de partilhar informação com outra pessoa, é preciso ouvir o que está a ser comunicado. Se está a pensar na sua próxima reunião ou a planear o jantar desta noite durante a conversa, não está a prestar atenção. Para aprender a ouvir bem, parafrasear o que foi dito para mostrar que está a ouvir e para verificar a exactidão. Isto reduzirá a probabilidade de conflito e ajudá-lo-á a tornar-se um comunicador mais eficaz. Outra forma de aprender a ouvir melhor é fingir que vai haver um quiz no final da discussão. Tente manter uma lista de verificação mental de todos os pontos importantes que a pessoa faz.
5. Faça perguntas
Perguntas de patinagem não só mostra que estava a ouvir, mas também confirma que compreendeu a outra pessoa. Também pode utilizar perguntas para recolher informações adicionais e ajudá-lo a compreender a conversa. Certifique-se de que as suas perguntas se relacionam especificamente com o que está a ser dito. Não mude de assunto fazendo perguntas sobre um tópico totalmente diferente.
6. Lidar com conflitos com a diplomacia
Se sentir que alguém entendeu mal algo que comunicou, fale com ele ou ela sobre isso o mais depressa possível. Fazê-lo pode evitar ressentimentos desnecessários e perda de produtividade. Para evitar que um pequeno mal-entendido se transforme numa grande crise, resolva-o de imediato. Ao lidar com um conflito, responda com uma mente aberta e abstenha-se de ataques pessoais. Faça perguntas e ouça atentamente as respostas para que possa compreender de onde vem a outra pessoa. Se os seus colegas de trabalho tiverem o hábito de fofocar sobre os outros no escritório, basta ouvir e sorrir, e voltar ao trabalho. As fofocas dão às pessoas uma impressão negativa sobre si e podem causar problemas no fim da linha. As fofocas também atrapalham a comunicação eficaz no local de trabalho porque têm um impacto negativo nas relações com os colegas de trabalho. Ganhará o respeito dos seus colegas de trabalho se não se envolver em fofocas e será visto com mais credibilidade.
p>8. Evite ser pessoal com os seus colegas de trabalho
Esteja ciente de revelar demasiadas informações pessoais às pessoas com quem trabalha. Procure ser amigável, mas profissional. Se se tornar demasiado pessoal com os seus colegas de trabalho, arriscar-se-á a ser visto como menos credível quando comunicar sobre algo importante. Controlar as suas emoções é também muito importante. Os seus colegas de trabalho não precisam de testemunhar a sua histeria por causa de uma discussão com o seu outro importante; comportar-se desta forma dar-lhes-á uma impressão negativa e fá-los-á evitar falar consigo.
9. Evite discutir temas controversos
Tente manter o tema da conversa no local de trabalho neutro. Abster-se de discutir política ou outros tópicos controversos no escritório para evitar ofender alguém. Embora seja uma grande ideia falar com as pessoas com quem se trabalha e conhecê-las, é melhor evitar temas controversos.
10. Ofereça feedback positivo
se o seu colega de trabalho desempenha bem uma tarefa, diga-lhe. Dar um feedback positivo é uma óptima forma de melhorar a comunicação no local de trabalho. Também ajuda as pessoas a verem-no de forma mais favorável e encoraja uma comunicação aberta. Ter uma atitude positiva em geral no trabalho abrirá a porta para uma comunicação eficaz, levando as pessoas a responderem mais favoravelmente a si.
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