En los varios años que he estado trabajando en el espacio de SharePoint y Office 365, a menudo me he encontrado con personas de mis antiguos años de técnico que han estado en TI durante décadas pero que nunca han oído hablar de SharePoint. Tomando eso como inspiración, finalmente he decidido comenzar una serie que cubre los fundamentos de SharePoint como una introducción amigable para los nuevos usuarios. También nos aseguraremos de cubrir algunos de los principios sobre cómo administrar SharePoint y Office 365 en un post posterior!
A continuación se presentan algunas de las preguntas más básicas&A’s que recibo con respecto a SharePoint y su propósito y capacidades. Espero que os sirvan de ayuda
¿Qué es SharePoint?
SharePoint es un sistema de colaboración basado en la web que utiliza aplicaciones de flujo de trabajo, bases de datos de «listas» y otras partes web y características de seguridad para potenciar el trabajo conjunto de los equipos empresariales. SharePoint también proporciona a la empresa que utiliza la plataforma la capacidad de controlar el acceso a la información y automatizar los procesos de flujo de trabajo en todas las unidades de negocio.
La versión de Microsoft Cloud de SharePoint, SharePoint Online, tiene muchas capacidades adicionales de integración con otras aplicaciones en la nube. Está emparejado en funcionalidad con muchas de las otras ofertas que Microsoft empaqueta con una licencia de Office 365 o Microsoft 365.
¿Cuáles son los beneficios de usar SharePoint?
SharePoint permite aumentar la productividad y la visibilidad de los trabajadores de la información en todos los sectores verticales, en empresas grandes y pequeñas. Las características de SharePoint se centran en una experiencia de colaboración cruzada basada en la intranet que permite compartir de forma segura, gestionar contenidos y colaborar con flujos de trabajo, entre otras muchas características.
Para ser una plataforma de colaboración basada en la web, SharePoint es fácil de mantener y, en su nivel fundamental, fácil de entender para los usuarios de la empresa. También es infinitamente personalizable y masivamente escalable, hay muchas maneras diferentes en que las empresas utilizan la plataforma para realizar una mayor productividad y retorno de la inversión.
¿Para qué se utiliza SharePoint?
SharePoint ha sido integral en los últimos 17 años en el aumento de la eficiencia de trabajo en las empresas de la fortuna 500 como una plataforma de «Intranet» que atraviesa todos los sectores empresariales. Las numerosas características de la plataforma facilitan enormemente el trabajo conjunto de las personas en proyectos ad hoc y el establecimiento de procesos empresariales estándar para el intercambio de información, la publicación de documentos y el registro de datos.
Características como los controles de seguridad, la coautoría, la creación de versiones y la integración con Exchange (aplicaciones de correo electrónico de Outlook) ofrecen a los usuarios empresariales la capacidad de hacer más en menos tiempo y mantener la integridad del trabajo que producen. SharePoint incluye la capacidad de:
- Requerir una aprobación en los documentos antes de que sean visibles
- «Check out» de los documentos para evitar cualquier otra autoría o edición en ellos
- Recibir notificaciones cuando se cargan documentos o se realizan cambios
- Hacer flujos de trabajo utilizando la lógica if/then para automatizar acciones como mover o enviar documentos por correo electrónico, y registrar información
Todas estas características mejoran la productividad de los usuarios de la empresa, pero lo que SharePoint realmente hace mejor que los sistemas de colaboración documental anteriores es mostrar información sobre qué información/documentos se almacenan y por qué.
Es extremadamente fácil en SharePoint requerir que los «metadatos», o la información sobre los datos (como la hora de modificación, creado por, etc., pero también «etiquetas» personalizadas en los documentos o elementos) para que los trabajadores puedan entender mejor por qué puede existir un documento y por qué es importante sin tener que abrirlo. SharePoint incluso permite a los usuarios crear bases de datos personalizadas en un formato fácil de usar, y registrar miles de piezas de información que pueden ser integradas en los flujos de trabajo anteriormente mencionados u otros procesos de negocio.
¿Qué es una App de SharePoint?
Las apps en SharePoint son integraciones que añaden características a los espacios de colaboración estándar de la plataforma. Algunas apps están fuera de la caja y vienen con la plataforma, pero hay muchas otras que añaden características y opciones que no vienen con la plataforma normal de SharePoint. Estas pueden ser desde una biblioteca donde los usuarios pueden almacenar y compartir documentos y archivos, hasta plug-ins de calendario, pasando por potentes aplicaciones de flujo de trabajo como Nintex que permiten muchas acciones lógicas repetibles en SharePoint con facilidad.
¿Cómo es útil SharePoint para la colaboración?
SharePoint proporciona un espacio basado en la web donde los usuarios pueden subir un documento para compartirlo inmediatamente con otras personas que necesitan verlo. También pueden tener su propio espacio de almacenamiento personal llamado OneDrive donde nadie puede ver un documento o archivo que suben hasta que «comparten» o permiten el acceso a ese documento con otros usuarios.
Esto hace que permitir a un segmento de compañeros de trabajo ver un documento publicado sea un proceso de un solo paso-pero no tiene por qué serlo. Las funciones de aprobación y flujo de trabajo mencionadas anteriormente pueden controlar cómo se comparten los documentos y cómo trabajan los empleados con la información en sus organizaciones.
Los enlaces a los documentos compartidos o a los espacios de colaboración también se pueden enviar fácilmente por correo electrónico, lo que facilita que los usuarios sean dirigidos rápidamente a lo que quieren ver exactamente.
Las organizaciones utilizan con frecuencia SharePoint para publicar información de toda la empresa, como documentos de RRHH, anuncios y memos.
¿Cómo puede utilizarse SharePoint para la gestión de contenidos?
SharePoint permite muchas formas de añadir metadatos a los archivos para clasificarlos, organizarlos y hacer un seguimiento del contenido que poseen las empresas. Y lo que es más importante, como plataforma, SharePoint puede forzar la inclusión de etiquetas en los contenidos a medida que los usuarios de la empresa los suben a los espacios de colaboración. También pueden hacer que los usuarios finales proporcionen metadatos sobre los documentos como parte de este proceso.
Una vez que el contenido y los metadatos están en la plataforma, SharePoint faculta a las organizaciones con herramientas de flujo de trabajo para automatizar:
- Procesos basados en la información proporcionada por los usuarios finales
- Herramientas de ciclo de vida del contenido para permitir la disposición de los registros
- Disposición de la información basada en las políticas de negocio
- Compartiendo a un grupo grande;
- Incluyendo muchos elementos o;
- Si puede estar compartiendo más allá de su audiencia prevista.
- Se pueden subir archivos de hasta 15 GB de tamaño
- Los nombres de los archivos ahora pueden incluir los caracteres especiales «#» y «%» y todo su límite de caracteres de URL permitidos aumenta a 400
- A los usuarios finales les encantará el nuevo visor de PDF o las mejoras en la papelera de reciclaje que les permiten restaurar los archivos personales que otros compañeros han eliminado
La mayoría de las empresas de la lista Fortune 500 han confiado en la plataforma SharePoint durante más de una década, y el ecosistema y SharePoint es una industria multimillonaria. Con las nuevas capacidades de SharePoint Online como parte de la aplicación en la nube Office 365/Microsoft 365, así como los vínculos con servicios como Flow, Office 365 Groups y Teams, SharePoint y los servicios basados en SharePoint son cada vez más relevantes en todos los sectores verticales.
¿Qué es una granja de SharePoint?
Simplemente definido, una granja de SharePoint es la colección de servidores que trabajan juntos para llenar los roles de SharePoint, para hacer que SharePoint funcione. Si no está familiarizado con ese término, piense en los roles como diferentes trabajos que requieren cada uno de ellos habilidades particulares. Una vez que esté listo para configurar SharePoint, configure cada servidor en su granja para realizar uno o más roles.
Una analogía adecuada para los roles es un equipo que trabaja en conjunto hacia un objetivo común (¡yay colaboración!). Por ejemplo: el equipo de un restaurante. En un restaurante, tienes al anfitrión para sentar a los clientes, al camarero que toma el pedido del cliente y, en última instancia, le lleva la comida, y al personal de cocina que prepara la comida. Si se elimina al anfitrión, el cliente nunca se sentará. Si se elimina al camarero, el cliente nunca podrá hacer un pedido, comer o incluso tomar un mísero vaso de agua.
Se entiende la idea. Por supuesto, una sola persona podría desempeñar todas esas funciones, como en una pequeña cafetería en la que la persona que está detrás del mostrador toma tu pedido, te dice que te sientes en cualquier sitio y luego te unta con mantequilla y te trae tu panecillo. Sin embargo, esto sólo funciona si el local no está inundado de clientes, ya que esa única persona se vería desbordada rápidamente. Sus servidores de granja funcionan de la misma manera, donde un solo servidor puede desempeñar todos los roles, o puede distribuir los roles en varios servidores para un mejor rendimiento.
En SharePoint, hay tres roles (formalmente definidos en el asistente de instalación de SharePoint junto con algunos nuevos roles en SharePoint Server 2016). Estos roles son el Web Front End (WFE), el servidor de aplicaciones y el servidor de bases de datos.
¿Qué hay de nuevo en SharePoint 2019?
En el lugar de trabajo moderno de hoy, los empleados tienen grandes expectativas y exigen las últimas funciones de colaboración. SharePoint 2019 responde a esta demanda presentando Páginas de Equipo y de Sitio mejoradas, así como haciendo que la mensajería y el intercambio de información con los compañeros de equipo sea más fácil que nunca.
Las páginas funcionan con modernas partes web, lo que permite a los usuarios personalizar fácilmente su página incrustando vídeos, incorporando feeds de Yammer, añadiendo documentos e incluyendo imágenes
Las listas y las bibliotecas tienen un aspecto moderno con una interacción más rápida, una fácil gestión de las columnas, una mejor visualización para los navegadores móviles y perspectivas informativas. Y lo que es más emocionante, también pueden calcular y destacar lo que es más importante para el usuario. Por ejemplo, si está elaborando una lista sobre el mercado total direccionable de diferentes regiones, la lista puede resaltar los valores atípicos en la parte superior e inferior en diferentes colores.
También hay algunas herramientas de comunicación nuevas y geniales, como los sitios de noticias y comunicación del equipo. Los sitios de comunicación son un lugar para compartir noticias, mostrar una historia o transmitir un mensaje a otras personas. Los usuarios pueden crear fácilmente sitios de comunicación para sí mismos desde SharePoint Home sin necesidad de ponerse en contacto con el departamento de TI.
Por supuesto, permitir que todos los usuarios creen fácilmente sitios de forma no controlada también puede crear problemas de expansión e información. Los administradores querrán considerar cuidadosamente cómo desplegar esta característica y examinar las herramientas de terceros, como la Automatización de la Gobernanza de AvePoint, que pueden ayudarles a mantener el control y al mismo tiempo empoderar a sus usuarios.
AvePoint, por ejemplo, utiliza esta característica para su sitio GTM Central, donde hemos consolidado todo el material colateral que nuestros equipos de ventas necesitan para comunicar y asesorar eficazmente a los clientes. Se trata de una ventanilla única bien diseñada que también contiene funciones como un blog de lanzamiento de productos internos, un calendario de eventos, una biblioteca de estudios de mercado y mucho más. AvePoint puede presentar fácilmente los últimos blogs o contenidos actualizados en las noticias del sitio, para que nuestro equipo de ventas esté siempre al día.
Ahora, compartir documentos y enlaces con compañeros de equipo y contactos dentro de su organización es más fácil que nunca, especialmente en los Sitios de Colaboración. Y, con la experiencia actualizada, se le notifica automáticamente si está:
Con tres niveles de permiso directos para elegir, SharePoint 2019 es una gran alternativa en las instalaciones para las empresas que buscan el intercambio sin esfuerzo que tiene lugar en las soluciones de oficina en la nube.
Experiencia optimizada en el móvil y en el escritorio
Puede parecer obvio decir que la potenciación de los trabajadores móviles es más importante que nunca, pero esta tendencia no ha hecho más que aumentar en los últimos años. Con SharePoint Server 2019, los usuarios pueden acceder y participar más fácilmente en la intranet de la organización gracias a las mejoras en la experiencia de la app móvil de SharePoint.
También hay clientes de sincronización mejorados para OneDrive for Business, lo que garantiza que los usuarios puedan acceder a los documentos que necesitan desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Esto abre soluciones para que las organizaciones puedan sincronizar archivos desde Office 365 y SharePoint en las instalaciones a un ordenador portátil, impulsando la colaboración al siguiente nivel para los trabajadores de oficina y móviles.
Oportunidades de personalización ampliadas
Una de las cosas que más nos entusiasma ver -y que esperamos que también entusiasme a la mayoría de los clientes- es la personalización ampliada disponible en SharePoint Server 2019.
La nueva plataforma puede integrarse con PowerApps y Flow, por lo que crear flujos de trabajo personalizados y añadir nuevas soluciones al entorno es muy sencillo. (Nota: se requieren licencias de PowerApps/PowerPlatform para esta funcionalidad).
Flow y PowerApps (ahora PowerPlatform) permiten a los usuarios finales descubrir e implementar personalizaciones a medida que las necesitan, mientras que antes tenían que enviar un ticket y esperar a que se codificara la personalización. Por ejemplo, con Flow y PowerApps se puede crear una aprobación de gastos mediante un diseño de aplicación de apuntar y hacer clic que aprovecha las listas y bibliotecas modernas de SharePoint. A partir de ahí, puedes publicar fácilmente en la web, iOS, Android y Windows 10.
Los administradores de SharePoint estarán encantados de saber que esta nueva integración es una gran opción para transformar los formularios InfoPath existentes en un entorno más moderno. Esto le permite prepararse mejor para la inevitable depreciación de InfoPath.
Solo tiene que implementar la puerta de enlace de datos local de Microsoft para utilizar Flow y PowerApps en su implementación de SharePoint 2019. Y si eso no es lo suficientemente emocionante, también puede utilizar esta puerta de enlace para potenciar sus FileShares, SQL y otras fuentes de datos con capacidades modernas entregadas desde la nube. Puede encontrar información adicional sobre cómo implementar la puerta de enlace de datos local aquí: https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-gateway-onprem
Además, los clientes que utilizan versiones heredadas de SharePoint podrían encontrar que hay aplicaciones disponibles para abordar cualquier solución codificada personalizada que su organización pueda necesitar.
Antes, un administrador podría construir o implementar una solución basada en código en SharePoint. Ahora, el administrador puede aprovechar los complementos de SharePoint.
En última instancia, esto significa que el entorno de SharePoint será más fácil de personalizar, estará menos abarrotado de código y será más estable cuando se instalen las actualizaciones. Sin embargo, esto requiere la eliminación de Sandbox Solutions para alinear a los desarrolladores con cualquier marco de SharePoint enfocado al futuro.
Soluciones híbridas mejoradas
Cuando se trata de utilizar una solución híbrida con SharePoint Online, SharePoint Server 2019 hace que la integración entre los dos sistemas sea aún más perfecta. Por ejemplo, la función de búsqueda tiene un diseño mejorado en SharePoint Server 2019, con filtros intuitivos y resultados de búsqueda en tiempo real mientras los usuarios escriben su consulta, y los resultados se agrupan para facilitar la navegación.
Otro ejemplo para una integración híbrida perfecta es la redirección del usuario a su almacenamiento de OneDrive en Office 365 -que se introdujo en versiones anteriores- y los mosaicos personalizados bajo el llamado icono del gofre en la esquina superior izquierda.
SharePoint 2019 seguirá proporcionando la función híbrida de Taxonomía, que se introdujo en el Feature Pack 1 de SharePoint 2016. Esto ayudará a los administradores a mantener solo un almacén central de términos de metadatos gestionados para utilizarlo en todas las implementaciones en la nube y en las instalaciones.
Capacidades de cumplimiento ampliadas
Si utilizó las funciones de prevención de pérdida de datos (DLP) y del Centro de Cumplimiento de SharePoint 2016, se encontró inmediatamente con una brecha entre lo que veía en Office 365 y lo que tenía en su entorno.
Los tipos de contenido sensible parecían ser pequeños en comparación con lo que se encontraba en Office 365, en función del lenguaje de consulta de palabras clave avanzado (KQL) en eDiscovery. Esto hacía muy difícil aplicar políticas a nuevos sitios o ganar visibilidad sobre cualquier contenido sensible detectado. Con las capacidades híbridas de 2019, los administradores podrán finalmente beneficiarse de la detección automática de contenido, la generación de informes centrales para incidentes y los tipos de contenido sensible.
Los administradores podrán ahora buscar información sensible en tiempo real y aplicar plantillas de políticas para controlar y supervisar su contenido y alinearse con las normas regulatorias de diferentes segmentos de la industria y geografías.
La punta del iceberg
Las actualizaciones mencionadas son solo la punta del iceberg con SharePoint Server 2019. Por ejemplo:
Estos son solo algunos ejemplos que los decisores, administradores y usuarios finales pueden estar entusiasmados y por qué les encantará la próxima versión de SharePoint on-premise.
¿Busca más contenido de SharePoint para principiantes? Lea nuestro post sobre 3 mejores prácticas de diseño de sitios de SharePoint para principiantes.