Una factura de ventas es un documento contable que registra una transacción comercial. Las facturas de ventas proporcionan al negocio un registro de los servicios que han prestado a un cliente, cuándo se prestaron los servicios y cuánto dinero debe el cliente al negocio. Normalmente, una factura de venta incluirá una descripción del servicio prestado, el importe adeudado y el plazo de pago. Las facturas de venta son cruciales para la contabilidad de las pequeñas empresas porque permiten registrar las transacciones de sus ventas a efectos de contabilidad.
Estos temas le enseñarán qué es una factura de venta y cómo se utiliza en la contabilidad de las pequeñas empresas:
¿Por qué son importantes las facturas de venta para la contabilidad de las pequeñas empresas?
¿Cuál es el propósito de una factura de venta?
¿Cómo se hace una factura de venta?
Plantilla de factura de venta
¿Cuál es la diferencia entre una factura de venta y un pedido de venta?
¿Por qué son importantes las facturas de venta para la contabilidad de una pequeña empresa?
Si bien el propósito principal de una factura de venta es solicitar el pago de un cliente por los servicios que usted le proporcionó, una factura de venta sirve para otras funciones importantes en la contabilidad de la pequeña empresa, incluyendo:
Fundamento para una contabilidad precisa
Las facturas de venta son una herramienta importante para las pequeñas empresas porque sirven como base para el sistema de contabilidad de la empresa. Una factura de venta crea un registro de una venta. Al registrar y archivar adecuadamente todas las facturas que envía a los clientes, tendrá toda la información que necesita para hacer un seguimiento de sus ventas, controlar su flujo de caja y crear informes financieros sólidos.
Recurso para las declaraciones de impuestos
Las facturas de ventas son una documentación crucial para verificar las reclamaciones que hace en sus declaraciones de impuestos. El IRS recomienda que las pequeñas empresas guarden documentos de apoyo como las facturas en un lugar central, en caso de que necesite confirmar la información que incluye en los libros de su empresa. Puede consultar la lista completa de documentos comerciales justificativos recomendados por el IRS para obtener más detalles. Las facturas correctamente registradas también facilitan el proceso de completar sus declaraciones de impuestos, ya que tendrá un registro completo de los ingresos y gastos de su negocio.
Herramienta de gestión de inventario
Si su negocio vende productos físicos a sus clientes, sus facturas de venta pueden ayudarle a gestionar su inventario y asegurarse de que siempre tiene suficiente cantidad de cada producto para cumplir con sus pedidos entrantes. Sus facturas de venta le ayudan a hacer un seguimiento de la cantidad de inventario que tiene a mano y le permiten prever la cantidad que necesitará para los próximos meses, basándose en los datos anteriores.
Protecciones legales
Sus facturas de venta pueden ayudarle a protegerse de las demandas insignificantes o infundadas que puedan presentarse contra su empresa. Las facturas de venta pueden demostrar qué servicios ha prestado su empresa a un cliente y el plazo de ejecución del trabajo. Las facturas de ventas que están firmadas por los clientes son particularmente útiles en este caso, pero no son necesarias.
Datos para los planes de negocio
Las facturas de ventas sirven como datos importantes cuando su negocio está planeando su futuro. Las facturas de ventas pueden ofrecer información sobre la cantidad de ingresos que está ingresando y cómo han cambiado sus ganancias a lo largo del tiempo. Puede utilizar esa información para hacer previsiones presupuestarias. También puede utilizar los datos de sus ventas para ver la cantidad de efectivo que tiene disponible para invertir en el crecimiento o la mejora de su negocio. Las facturas de ventas detallan todos los diferentes servicios que has prestado a los clientes, por lo que puedes ver cuáles son tus ofertas más populares y qué servicios no están generando tantos ingresos. Con esa información, puedes tomar decisiones sobre cómo actualizar la oferta de tu negocio para que tu empresa sea más atractiva para los clientes potenciales.
Una factura de venta es sólo un tipo de factura que puedes generar para solicitar el pago de un cliente. Conozca los diferentes tipos de facturas que puede utilizar para que le paguen a tiempo por su trabajo.
¿Cuál es el objetivo de una factura de venta?
El objetivo de una factura de venta es detallar los servicios que una empresa ha prestado a su cliente, la cantidad que se le debe por estos servicios y el plazo para realizar el pago. Las facturas de venta crean una obligación por parte del cliente de pagar a la empresa por su trabajo. Sirven como documentación importante de una transacción comercial tanto para el negocio como para el cliente y actúan como base de los estados financieros de una empresa.
¿Cómo hago una factura de venta?
Para hacer una factura de venta y enviarla a los clientes, tendrás que seguir los siguientes pasos de facturación:
Incluye los datos de tu empresa
Crea un encabezado para tu factura que incluya tu logotipo, si tienes uno, el nombre de tu empresa, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico.
Incluye los datos de contacto de tu cliente
Debajo de tus propios datos de contacto, enumera los datos de contacto del cliente. Confirme que tiene los datos de contacto de la persona de contacto correcta dentro de la organización: si su cliente es una gran empresa, su punto de contacto para la facturación podría ser diferente de su contacto comercial diario.
Asigne un número de factura
Cada factura que emita debe tener un número de factura único asignado. De esta forma, podrá realizar un seguimiento de sus facturas con facilidad y hacer referencia a facturas de venta específicas en las conversaciones con sus clientes. Si no tiene un sistema de numeración, es fácil empezar por numerar sus facturas de venta secuencialmente, comenzando con la Factura # 001, luego la Factura #002 y así sucesivamente.
Enumere los servicios que prestó
Provea una lista detallada de los servicios que prestó en su factura de venta, con una breve descripción de cada servicio, la cantidad suministrada o las horas trabajadas, y la tarifa del servicio.
Incluya las condiciones de pago
Escriba las condiciones de pago en su factura de venta, incluyendo los métodos de pago que acepta (es decir, efectivo, cheque, tarjeta de crédito, etc.) y cualquier cargo por demora que cobrará en las facturas vencidas.
Incluya una fecha de vencimiento del pago
Liste claramente la fecha límite de pago en su factura de venta. Es mejor enumerar una fecha exacta, es decir, «El pago vence el 31 de octubre de 2018» en lugar de fechas de vencimiento más vagas que pueden ser malinterpretadas, es decir, «El pago vence en 30 días» o «El pago vence al recibirse».»
Incluya la cantidad total que se debe
Provea un saldo total adeudado en la factura de ventas, incluidos los impuestos aplicables. Asegúrese de que esta información se muestra claramente en la factura para que sus clientes puedan ver cuánto deben de un vistazo.
Plantilla de factura de ventas
Para diseñar y crear fácilmente facturas de ventas para su negocio, puede descargar plantillas de facturas de ventas y personalizarlas para que se adapten a sus necesidades. FreshBooks ofrece una plantilla de factura de ventas fácil de usar que puede descargar, disponible en formatos PDF, Word y Excel.
¿Cuál es la diferencia entre una factura de ventas y un pedido de ventas?
Tanto las facturas de ventas como los pedidos de ventas se utilizan para fines contables, pero la principal diferencia entre una factura de ventas y un pedido de ventas es su punto de origen. Un cliente crea un pedido de venta cuando adquiere bienes o servicios de una empresa. Una factura de venta es creada por la empresa después de haber proporcionado productos o servicios a un cliente, como una forma de solicitar el pago.