La ejecución exitosa de cualquier proyecto siempre comienza con una excelente reunión de inicio del proyecto. Esto no quiere decir que las reuniones de inicio sean un determinante absoluto para el éxito de cada proyecto, pero sin duda es un gran avance para anticiparse y prepararse para cualquier obstáculo que pueda surgir en el camino.
Como gestor de proyectos, querrás asegurarte de que estás bien preparado para ella porque marcará el ritmo de cómo irá el resto del proyecto.
¿Qué es una reunión de lanzamiento?
Una reunión de lanzamiento es como una primera cita, en la que ambas partes llegan a conocerse mejor; sus gustos y aversiones, sus sueños y objetivos vitales, etc. En este caso, significa simplemente la reunión inicial de todos los interesados en el proyecto para discutir la estrategia del proyecto.
Esto podría significar una reunión entre la dirección de alto nivel, el cliente y el director del proyecto o podría significar una reunión entre un director de proyecto y los miembros del equipo del proyecto.
Quién asiste a la reunión depende en gran medida del tamaño del proyecto, pero sea cual sea el caso, es una herramienta clásica de gestión de proyectos que asegura que todas las partes involucradas en la ejecución de la proyección, se reúnen para discutir la estrategia, obtener la autorización para ciertas áreas y, en general, obtener una sensación en profundidad de lo que el proyecto implicaría. Esta reunión indica formalmente el inicio del proyecto.
Las reuniones de arranque para la gestión de proyectos son pertinentes por varias razones:
- Determinan el ritmo del proyecto.
- Determinan cuán motivados y comprometidos estarán los miembros del proyecto con la ejecución exitosa del mismo.
- Ayudan a anticipar los obstáculos futuros.
- Aquí es donde los miembros del equipo comprenden plenamente sus roles individuales en el proyecto.
- Asegura que no haya errores de comunicación entre las partes y que se elimine toda ambigüedad.
Para dirigir con éxito una reunión de inicio, es necesario un plan de inicio; esto ayuda a cualquier gestor de proyectos a mantenerse organizado, corrobora el liderazgo de un gestor de proyectos y fomenta la integración de los miembros en sus funciones individuales. A continuación, se ofrecen algunos consejos para ayudar a los gestores de proyectos a diseñar un plan de inicio sólido que posteriormente garantice una gran reunión de inicio.
1. Establecer el orden del día
Esta parte suele abarcar áreas como: presentaciones generales, cuál es el propósito o la visión del proyecto, los objetivos y entregables, el plan del proyecto, los factores clave de éxito, las herramientas de colaboración que se emplearían, la asignación de roles y las aclaraciones, la frecuencia de las reuniones de estado y una sesión de preguntas y respuestas. Esto debe venir en un formato impreso y distribuido a cada participante antes del inicio de la reunión para asegurar que todos permanezcan en la misma página en todo momento.
2. ¡Inicio de la reunión
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En este punto, el director del proyecto debe tomar las riendas de la reunión dando la bienvenida a todos los participantes. A continuación, se realizará una ronda de presentaciones, tras la cual el director del proyecto hará un breve repaso del orden del día. A continuación, se definirá el proyecto, se destacarán los objetivos y los resultados, se presentarán las funciones individuales del proyecto y se explicará la razón de ser de dichas funciones.
3. Visión y análisis del proyecto
En esta fase, es conveniente discutir la premisa del proyecto; esto es importante en una reunión de inicio del proyecto porque establece la importancia del mismo. Aquí, se espera que el director del proyecto discuta los objetivos y los resultados, examine las tareas individuales y se asegure de que son realmente factibles, discuta los plazos del proyecto, analice las limitaciones, discuta los requisitos del proyecto. En todo esto, es importante aclarar a todo el mundo que se trata, más o menos, de un primer borrador del plan del proyecto y que las modificaciones posteriores serían responsabilidad de todos los implicados en el proyecto.
4. Establecimiento de las normas del proyecto
En esta sección es importante establecer normas sobre lo que realmente constituye una tarea terminada, reiterar la importancia del trabajo en equipo, decidir las directrices para la presentación de informes sobre las tareas y acordar la frecuencia de los envíos de informes y las reuniones de actualización del estado. Esta sección también podría incluir políticas y procedimientos para la protección de la información.
5. Establecer normas de comunicación
No se puede pasar por alto la importancia de la comunicación si se quiere llevar a cabo un proyecto con éxito. La reunión de inicio debe establecer normas para todos los aspectos de la comunicación del proyecto. Esto debe incluir los procedimientos para los canales de comunicación horizontales y verticales, la ubicación de los archivos y los canales de distribución de la información, las actas de las reuniones, la lista documentada de contactos y una lista de problemas.
6. Sesión de preguntas y respuestas
Hacia el final de la reunión inicial, querrá ofrecer oportunidades para hacer preguntas y respuestas. Anime a la gente a hacer esto porque ayuda a aclarar cualquier cuestión que no haya quedado clara durante su presentación, asegurando en última instancia que todo el mundo está en la misma página.
7. El resumen
Por último, quiere repasar todo lo que se ha discutido destacando todas las cuestiones importantes que se plantearon para la discusión. Confirme que todos los nuevos temas planteados tienen planes de acción claramente definidos y, a continuación, confirme que todo el mundo está de acuerdo con la hora, la fecha y el lugar de la próxima reunión.
Intente que toda la reunión de lanzamiento sea lo más breve posible pero emocionante. Una reunión inicial aburrida puede no suscitar la participación activa y el compromiso de los miembros del equipo. Por lo tanto, los gestores de proyectos tienen la responsabilidad de garantizar que la reunión de inicio del proyecto sea animada, breve pero impactante.
Desea asegurarse de que los miembros del equipo estén lo suficientemente motivados para cumplir de forma excelente con las funciones que se les asignen.
¿Tiene algún consejo o sugerencia de reuniones de inicio de proyectos anteriores que hayan tenido éxito? Háganoslo saber; nos encantaría conocer su experiencia