Toda empresa con empleados debe ocuparse de los impuestos sobre la nómina. Es el papel del empleador para entender cómo funciona la nómina y retener los impuestos aplicables antes de proporcionar los cheques de pago. Pero como sabe cualquiera que haya declarado impuestos, los códigos de impuestos federales del gobierno de los Estados Unidos son cualquier cosa menos sencillos.
Para aquellos que son responsables de llevar las nóminas, aquí hay una guía que le ayudará a comprender el concepto de salarios federales imponibles. Esto es clave para entender los tipos de ingresos que se gravan, así como para poder informar de los salarios imponibles de un empleado en el formulario W-2, que puede afectar a la deducción de los ingresos empresariales cualificados (QBI) de su empresa.
Resumen: ¿Qué son los salarios imponibles?
Cualquier ingreso obtenido por un individuo está sujeto a impuestos por el gobierno. Esto incluye las ganancias en forma de pago por hora, salarios por horas extras, un salario, comisiones, bonos, e incluso las propinas y la indemnización por despido.
La parte de las ganancias de un empleado que están sujetas a impuestos se llaman salarios imponibles. No importa si hablamos de un empleado exento o de personal no exento. Sin embargo, el problema es que no todos los ingresos obtenidos están sujetos a impuestos. Es por eso que el formulario W-2 tiene una casilla separada para informar de los salarios imponibles.
El importe de los salarios que deben tributar se basa en el total de los ingresos ganados menos ciertas deducciones permitidas por el código tributario del Servicio de Impuestos Internos (IRS) como se indica en la publicación 15 del IRS, la guía de impuestos del empleador.
Ejemplos de estas deducciones antes de impuestos son las contribuciones a un plan de jubilación 401 (k), así como el seguro de salud y otros pagos a los beneficios bajo lo que se conoce como un plan de cafetería de la Sección 125. Tenga en cuenta que estas deducciones son un factor para reducir la cantidad del Impuesto Federal sobre la Renta (FIT) retenido, pero no todas se aplican a los impuestos de la Seguridad Social y Medicare.
Una vez que se restan las deducciones, el ingreso restante es lo que se conoce como salario imponible. Esta es la cantidad utilizada por el gobierno federal para determinar la cantidad de FIT retenida. También se deducen impuestos adicionales en función de las normas fiscales de los niveles estatales y locales de gobierno.
¿Es lo mismo el salario imponible que el salario bruto?
El IRS utiliza términos separados para distinguir entre el total de los ingresos obtenidos y la cantidad sujeta a impuestos. Esta es la diferencia entre salario bruto y salario imponible.
El importe de los ingresos obtenidos antes de las deducciones fiscales se denomina salario bruto, renta bruta o sueldo bruto. No es lo mismo que los ingresos antes de impuestos, que se aplican a las empresas, no a los trabajadores individuales.
Después de restar todas las deducciones cualificadas de los salarios brutos, el resto es el importe del salario imponible. Si un empleado no tiene deducciones, entonces los salarios brutos equivalen a la cantidad de salario imponible.
Cómo calcular los salarios imponibles
Debido a que los salarios imponibles FIT pueden ser complicados de calcular, vamos a recorrer el proceso en detalle.
Salarios brutos
Los salarios brutos son el punto de partida desde el que el IRS calcula la responsabilidad fiscal de un individuo. La cantidad total de dinero que se paga a un empleado es igual a su salario bruto, por lo que hay que sumar todos los pagos, como el salario y las horas extras, así como los reembolsos por conceptos como la matrícula y los gastos de negocio. Esta cantidad tiene que ser reportada al IRS a pesar de que algunas cantidades serán deducidas en el siguiente paso.
Salarios no imponibles
Ciertos pagos del empleador están marcados como ingresos no imponibles. Estos se deducen de los salarios brutos para llegar al total de los salarios imponibles. Ejemplos de ello son el reembolso de kilometraje, ciertos reembolsos de gastos de negocios, y la asistencia educativa. Muchos de estos también tienen un límite a la cantidad que se considera no imponible.
Deducciones
Ahora es el momento de eliminar las deducciones antes de impuestos de los salarios brutos. Reste las contribuciones del empleado a los programas de jubilación calificados, las cuentas de gastos flexibles (FSA), el seguro de salud de la pequeña empresa y otras contribuciones antes de impuestos.
Para muchos empleados, este es el punto en el que hemos llegado a sus salarios imponibles. Sin embargo, si un empleador proporcionó otros beneficios imponibles, entonces pase al siguiente paso.
Beneficios complementarios proporcionados por el empleador
Algunos empleadores también proporcionan beneficios que se consideran imponibles, y se añaden a la cantidad de ingresos. Por ejemplo, si se proporcionan pagos por gastos de mudanza, esa cantidad se sumaría al salario imponible para calcular la cantidad final de impuestos. Otro ejemplo es el uso de un coche de empresa.
Salario imponible total
Una vez calculadas todas las adiciones y deducciones al salario bruto, ya tenemos la cantidad utilizada para determinar la cuota tributaria, el salario imponible del empleado. La cantidad real de impuestos que se extrae de la nómina de un empleado también depende de su estado civil (soltero o casado) y del número de subsidios, ambos declarados en el W-4 del empleado.
Aquí está la fórmula para calcular los salarios imponibles:
(Salarios brutos) – (Salarios no imponibles) – (Deducciones antes de impuestos) + (Beneficios imponibles) = Salarios imponibles
Las mejores herramientas de software de nóminas que calculan los salarios imponibles para usted
Como puede ver, las normas fiscales federales son complejas. Capa en las reglas a nivel estatal y local, así como el hecho de que la situación fiscal de cada empleado es diferente, y puede ser una pesadilla tratando de determinar la cantidad de impuestos a retener para cada empleado.
Es por eso que el software de nómina es una necesidad para cualquier negocio con los empleados. Aquí están algunos de los mejores.
OnPay
El software de nóminasOnPay ofrece un excelente equilibrio entre características robustas y un coste razonable. No sólo se encargará de sus impuestos sobre la nómina, incluyendo los formularios W2 y 1099 de fin de año, sino que ofrece una plétora de capacidades.
Algunas de sus características incluyen la nómina multiestatal si los empleados se basan en más de un estado, el depósito directo o las opciones de cheques en papel, la administración de los beneficios de salud y las herramientas de recursos humanos, como las cartas de oferta de los empleados. Es una opción muy completa para las pequeñas empresas.
OnPay hace que muchas tareas de la nómina, como la configuración de las retenciones de impuestos estatales, sean fáciles de implementar.
Patriot Payroll
Las pequeñas empresas que son nuevas en el campo de la nómina y buscan facilidad de uso deberían considerar Patriot Payroll. El software viene en dos sabores, básico y de servicio completo, con este último ofreciendo la presentación y el depósito de los impuestos sobre la nómina.
Una de sus características clave es que Patriot Payroll se encarga de toda la configuración inicial, que incluye la introducción de los datos históricos completos de la nómina de los empleados. También automatiza todo el proceso de nóminas y ofrece módulos adicionales que le ayudan a gestionar las tarjetas de tiempo, la asistencia y los componentes de RRHH, como el manual de la empresa y la información sobre los beneficios. El software cubre lo básico muy bien aunque no tiene muchas campanas y silbatos, como una opción para pagar a los contratistas.
Patriot Payroll ofrece un sólido conjunto de características como la gestión del tiempo libre de los empleados.
RUN Powered by ADP
ADP es una potencia en el campo de las nóminas, por lo que merece la pena echar un vistazo a su software de nóminas diseñado para pequeñas empresas de hasta 49 empleados. Llamado RUN Powered by ADP, la herramienta ofrece un conjunto completo de capacidades.
Cubre los aspectos básicos de la presentación y el pago de los impuestos sobre la nómina, y también incluye la incorporación de nuevos empleados, herramientas de recursos humanos y complementos como los servicios de jubilación 401(k). El software es caro, pero es de esperar dado el reconocimiento de la marca ADP y el alcance de las características del software.
El tablero de mandos de RUN Powered by ADP es fácil de navegar y ofrece una serie de características ricas.
Consideraciones finales para calcular los salarios imponibles
Tenga en cuenta que los empleadores no son responsables de la retención de impuestos de un empleado contratado. Estos trabajadores contratados son personal temporal que trabaja de forma independiente, y como no son empleados a tiempo completo, son ellos los que deben gestionar sus propios impuestos.
Además, algunos tipos de impuestos tienen una base salarial imponible. Esto significa que hay un límite a la cantidad que un individuo puede tributar por ciertos impuestos. Un ejemplo de un impuesto que limita la cantidad que se extrae del salario de un empleado es el impuesto de la Seguridad Social.
Para obtener más ayuda, puede buscar en línea una calculadora de salarios imponibles federales, que ayuda a calcular los salarios imponibles. Sin embargo, dependiendo del número de empleados en el negocio, suele ser mejor hablar con un contador para preparar los impuestos del negocio, e invertir en un software de nóminas para dejar que la tecnología haga el trabajo pesado mientras usted se ocupa de impulsar el éxito de su negocio.