Saldos Normales

Cuando se observa una cuenta en el libro mayor, lo siguiente es el saldo deudor o acreedor que normalmente se encuentra en la cuenta:

Los ingresos y las ganancias suelen tener saldo acreedor

Los ingresos y las ganancias se registran en cuentas como Ventas, Ingresos por Servicios, Ingresos por Intereses (o Ingresos por Intereses) y Ganancia por Venta de Activos. Estas cuentas normalmente tienen saldos acreedores que se incrementan con un asiento de crédito. En una cuenta T, sus saldos estarán en el lado derecho.

Las excepciones a esta regla son las cuentas Devoluciones de ventas, Provisiones de ventas y Descuentos de ventas: estas cuentas tienen saldos deudores porque son reducciones de las ventas. Las cuentas con saldos opuestos al saldo normal se denominan cuentas de contrapartida; por lo tanto, las cuentas de contrapartida de ingresos tendrán saldos deudores.

Ilustremos las cuentas de ingresos suponiendo que su empresa realizó un servicio y se le pagó inmediatamente la cantidad total de 50 dólares por el servicio. Los débitos y créditos se presentan en el siguiente formato de diario general:

Cuando se recibe el efectivo, se carga la cuenta de activo Efectivo y se tendrá que abonar otra cuenta. Dado que el servicio se ha realizado en el mismo momento en que se ha recibido el efectivo, se abona la cuenta de ingresos Ingresos por servicios, aumentando así el saldo de su cuenta.

Ilustremos cómo se registran los ingresos cuando una empresa realiza un servicio a crédito (es decir, la empresa permite al cliente pagar el servicio en una fecha posterior, como por ejemplo a los 30 días de la fecha de la factura). En el momento en que se realiza el servicio se considera que los ingresos se han obtenido y se registran en la cuenta de ingresos Ingresos por servicios con un crédito. Sin embargo, la otra cuenta implicada no puede ser el activo Caja, ya que no se ha recibido efectivo. La cuenta que debe cargarse es la cuenta del activo Cuentas por cobrar. Suponiendo que el importe del servicio realizado es de 400 dólares, el asiento en forma de diario general es:

Cuentas por cobrar es una cuenta de activo y se incrementa con un débito; Ingresos por servicios se incrementa con un crédito.

Los gastos y las pérdidas suelen ser de débito

Los gastos normalmente tienen saldos deudores que se incrementan con un asiento de débito. Dado que los gastos suelen ser crecientes, piense en «débito» cuando se produzcan gastos. (Acreditamos los gastos sólo para reducirlos, ajustarlos o para cerrar las cuentas de gastos). Ejemplos de cuentas de gastos son los gastos de salarios, los gastos de sueldos, los gastos de alquiler, los gastos de suministros y los gastos de intereses. En una cuenta T, sus saldos estarán en el lado izquierdo.

Para ilustrar un gasto supongamos que el 1 de junio su empresa pagó 800 dólares al propietario por el alquiler de junio. Los cargos y abonos se muestran en el siguiente asiento:

Como se pagó en efectivo, se acredita la cuenta de activo Caja y se debe cargar otra cuenta. Como el pago del alquiler se agotará en el período actual (el mes de junio), se considera un gasto, y se carga el gasto de alquiler. Si el pago se realizara el 1 de junio para un mes futuro (por ejemplo, julio) el débito iría a la cuenta de activo Alquileres pagados por adelantado.

Como segundo ejemplo de gasto, supongamos que sus empleados pagados por hora trabajan la última semana del año pero no cobrarán hasta la primera semana del año siguiente. Al final del año, la empresa realiza un asiento para registrar el importe que los empleados han ganado pero no han cobrado. Suponiendo que los empleados ganaron 1.900 dólares durante la última semana del año, el asiento en forma de diario general es:

Como se ha señalado anteriormente, los gastos casi siempre se cargan, por lo que cargamos Gastos de Salarios, aumentando su saldo en la cuenta. Como la empresa aún no ha pagado a sus empleados, la cuenta de Caja no se abona, sino que el abono se registra en la cuenta de pasivo Salarios a Pagar. Un abono en una cuenta de pasivo aumenta su saldo acreedor.

Para que te sientas más cómodo con los cargos y abonos en contabilidad y teneduría de libros, memoriza el siguiente consejo:

Cuentas permanentes y temporales

Las cuentas de activo, pasivo y la mayoría de las cuentas de capital de los propietarios/accionistas se denominan «cuentas permanentes» (o «cuentas reales»). Las cuentas permanentes no se cierran al final del ejercicio contable; sus saldos se trasladan automáticamente al siguiente ejercicio contable.

Las «cuentas temporales» (o «cuentas nominales») incluyen todas las cuentas de ingresos, las cuentas de gastos, la cuenta de giro del propietario y la cuenta resumen de ingresos. Por lo general, los saldos de las cuentas temporales aumentan a lo largo del ejercicio contable. Al final del año contable, los saldos se transferirán a la cuenta de capital del propietario o a la cuenta de ganancias retenidas de una corporación.

Debido a que los saldos de las cuentas temporales se transfieren fuera de sus respectivas cuentas al final del año contable, cada cuenta temporal tendrá un saldo cero cuando comience el siguiente año contable. Esto significa que el nuevo ejercicio contable se inicia sin importes de ingresos, sin importes de gastos y sin importes en la cuenta de giro.

Al tener muchas cuentas de ingresos y un enorme número de cuentas de gastos, una empresa podrá reportar información detallada sobre los ingresos y los gastos a lo largo del año.