- 11/20/2020
- 9 minutos de lectura
-
-
s
-
- Aplica a: Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003
Número de KB original: 290802
Resumen
Este artículo describe algunas de las consideraciones a tener en cuenta si se trata de decidir dónde publicar un formulario personalizado de Outlook.
Más información
En Outlook, los formularios personalizados suelen publicarse en una biblioteca de formularios para que sólo se almacene una copia de un formulario en el equipo. Los elementos individuales contienen un campo Clase de mensaje que indica qué formulario se debe utilizar para mostrar los datos que contiene el elemento. Cuando se publican formularios personalizados en una biblioteca de formularios, los equipos basados en Microsoft Exchange Server y Outlook utilizan considerablemente menos recursos y ancho de banda porque no es necesario almacenar el formulario en sí dentro de cada elemento individual.
Las soluciones de formularios de Outlook pueden variar mucho, especialmente porque Outlook tiene varios tipos diferentes de formularios estándar. A menudo es difícil determinar el mejor lugar para publicar un formulario, y hay muchos factores que deben tenerse en cuenta al tomar la decisión.
Dónde puede publicar formularios
Los formularios pueden publicarse en tres ubicaciones. La siguiente tabla resume esas ubicaciones.
| Localización | Descripción |
|---|---|
| Una carpeta (o biblioteca de formularios de carpeta) | Para la mayoría de las soluciones debasadas en formularios, publique el formulario en la carpeta para que esté disponible siempre que alguien esté usando la carpeta. Si publica el formulario en una carpeta pública, el formulario estará disponible para todos los que puedan acceder a la carpeta. Si publicas el formulario en una de tus carpetas personales, sólo estará disponible para ti cuando utilices esa carpeta. Los formularios de Contacto, Correo, Tarea y Diario son ejemplos de los tipos de formularios que suelen estar asociados a una carpeta. Una ventaja de publicar un formulario en una carpeta es que el formulario está disponible en el menú Acciones cuando está en la carpeta. |
| Biblioteca de formularios de la organización | Publique el formulario en esta biblioteca si desea que el formulario esté disponible para todos en su organización, como un formulario para informar de las vacaciones. Esta biblioteca se utiliza a menudo para los formularios de mensajes de correo electrónico porque normalmente no se basan en una carpeta específica. Puede publicar un formulario en la biblioteca de formularios de la organización cuando desee utilizar el mismo formulario personalizado en más de una carpeta. Cuando se hace esto, sólo se puede mantener un único formulario publicado. Los formularios que se publican en esta biblioteca son accesibles para todos los miembros de la organización siempre que el administrador les dé permisos para la biblioteca. La biblioteca se almacena en el ordenador basado en Microsoft Exchange Server. El administrador debe darle permisos para publicar en la biblioteca de formularios de la organización. Este permiso se suele conceder sólo a unas pocas personas o a un departamento que gestiona el equipo basado en Exchange Server. |
| Biblioteca de formularios personales | Los formularios que se guardan en esta biblioteca sólo son accesibles para usted. Cuando publica un formulario en la Biblioteca de formularios personales, el formulario se almacena como un elemento oculto en la carpeta raíz de su buzón de correo o en el archivo Carpetas personales (.pst), cualquiera que sea su ubicación de entrega de correo predeterminada. Al igual que los formularios almacenados en la biblioteca de formularios de la organización, estos formularios pueden abrirse utilizando el comando Elegir formulario. Guarde un formulario en esta biblioteca cuando cree un formulario para su uso personal, como un formulario de mensaje de correo electrónico estándar con dirección previa a los destinatarios. |
También es posible almacenar un formulario de Outlook como un archivo en el sistema de archivos o como un elemento en una carpeta de Outlook. Sin embargo, Microsoft recomienda evitar ambos enfoques, ya que el formulario será un formulario único.
Puede guardar un formulario de Outlook en el sistema de archivos como un archivo de plantilla de Outlook (.oft). Esto le permite adjuntar el formulario a un mensaje de correo electrónico, y luego enviar el formulario a otra persona. También puede utilizar el archivo .oft como copia de seguridad del formulario. Para guardar un formulario como archivo .oft:
- En el menú Archivo, seleccione Guardar como.
- En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el formulario.
- En el cuadro Guardar como tipo, seleccione Plantilla de Outlook y, a continuación, seleccione Guardar.
También puede guardar el formulario como un elemento de la carpeta actual. Sin embargo, Microsoft no recomienda que haga esto por las siguientes razones:
- Es fácil eliminar accidentalmente el formulario.
- Tiende a difuminar la distinción entre formularios y elementos, y el resultado típico es una carpeta que se llena de diferentes elementos que contienen varias versiones del mismo formulario. Por lo general, esto no es una buena práctica cuando se diseñan formularios de Outlook.
- Los elementos que se almacenan en una carpeta suelen tener datos asociados a ellos, y normalmente no quiere que los datos se asocien a su formulario. Por lo tanto, Microsoft recomienda que no abra un elemento en una carpeta y luego entre en el modo de diseño; abra una nueva instancia del formulario y luego entre en el modo de diseño.
- Los formularios que se almacenan como elementos son formularios únicos y tienen efectos secundarios no deseados.
- ¿El formulario se basa en una solución de carpetas o es un formulario de mensaje de correo electrónico que está diseñado para ser enviado a los destinatarios?
- ¿Está utilizando un equipo basado en Exchange Server? Si utiliza un ordenador basado en Exchange Server, ¿es posible publicar el formulario en la biblioteca de formularios de la organización, o su organización ha puesto restricciones a los tipos de formularios que pueden almacenarse allí?
- ¿Cuántas personas necesitan acceder al formulario?
- ¿El formulario se actualizará con frecuencia, lo que hace que sea importante tener sólo una copia del formulario desplegada de forma centralizada?
- ¿Es necesario que el formulario esté disponible sin conexión?
- Si se trata de un formulario de mensajes de correo electrónico, ¿se utilizará sólo dentro de la organización, o se enviará a otros destinatarios fuera de la organización?
- ¿Cómo se abrirá el nuevo formulario?
Para guardar un formulario en la carpeta actual, seleccione Guardar en el menú Archivo.
Consideraciones a la hora de decidir dónde publicar un formulario
Hay muchas cuestiones a tener en cuenta a la hora de decidir dónde publicar un formulario:
Decidir dónde publicar los formularios basados en carpetas
Cuando cree una solución basada en carpetas en la que el objetivo principal del formulario sea mostrar los elementos de una sola carpeta, normalmente publique el formulario en la propia carpeta. Cuando publica el formulario en la carpeta, la carpeta es una entidad autónoma y el formulario está disponible en el menú Acciones.
Sin embargo, hay escenarios en los que puede no querer publicar un formulario típico basado en carpetas en una carpeta. Si utiliza un formulario en más de una carpeta y cada carpeta utiliza siempre la misma versión del formulario, considere la posibilidad de publicar el formulario en la biblioteca de formularios de la organización o en la biblioteca de formularios personales. De este modo, sólo habrá una copia del formulario publicado y será más fácil actualizarlo si necesita hacer cambios. Si usted es la única persona que necesita acceder a este formulario, publique el formulario en la biblioteca de formularios personales. Si otras personas necesitan acceder al formulario, y el formulario es típico en una carpeta pública en un equipo basado en Exchange Server, investigue si puede publicar el formulario en la biblioteca de formularios de la organización. Una posible desventaja de este enfoque es que el formulario no estará disponible en el menú Acciones a menos que se publique en la carpeta. Sin embargo, si es el formulario predeterminado para la carpeta, como suele ser el caso, esto no supondrá una gran diferencia porque usted o los usuarios pueden utilizar un botón de la barra de herramientas para abrir nuevos elementos.
Decidir dónde publicar los formularios basados en mensajes
Si el formulario se basa en un mensaje de correo electrónico y lo utiliza usted y sólo un par de usuarios más, publique el formulario en la biblioteca de formularios personales para todos los usuarios. Sin embargo, si vas a crear nuevos elementos basados en este formulario, es posible que quieras publicarlo en tu bandeja de entrada para que puedas acceder a él en el menú Acciones. Si el formulario va a ser utilizado por muchas personas dentro de una organización, publíquelo en la biblioteca de formularios de la organización para que sólo haya una copia del formulario que mantener y todos los usuarios tengan acceso a él. Este enfoque, sin embargo, puede hacer que el formulario sea más difícil de abrir.
Consideraciones y opciones para abrir formularios
La siguiente tabla describe cómo los usuarios suelen abrir los formularios de Outlook en función de dónde se almacenan los formularios:
| Tipo de formulario | Donde abrir |
|---|---|
| Formularios de la carpeta | Si abre la carpeta que contiene los formularios, los formularios están disponibles en el menú Acciones. |
| Biblioteca de formularios organizativos y Biblioteca de formularios personales |
Los formularios almacenados en la Biblioteca de formularios organizativos y en la Biblioteca de formularios personales están diseñados para acceder a ellos mediante el cuadro de diálogo Elegir formulario. Para acceder a estos formularios, señale Nuevo en el menú Archivo y, a continuación, seleccione Elegir formulario. |
Puede utilizar los siguientes métodos para que los formularios sean más accesibles para los usuarios.
Agregar el comando Elegir formulario a la barra de herramientas
Outlook 2007 y Outlook 2003
Para acortar el número de pasos que se necesitan para acceder al comando Elegir formulario, agregue el comando a la barra de herramientas para que pueda mostrar el cuadro de diálogo con una sola selección:
- En el menú Ver, señale Barras de herramientas y, a continuación, seleccione Personalizar.
- Seleccione la pestaña Comandos en el cuadro de diálogo Personalizar.
- En el cuadro Categorías, asegúrese de que está seleccionado Archivo.
- En el cuadro Comandos, localice el comando Elegir formulario y, a continuación, arrástrelo hasta la ubicación de la barra de herramientas que desee.
- Seleccione Cerrar.
- Haga clic con el botón derecho en la cinta de opciones de Outlook y, a continuación, seleccione Personalizar la cinta de opciones.
- En la lista de Fichas principales, seleccione Desarrollador y, a continuación, seleccione Aceptar.
Outlook 2013 y Outlook 2010
Para acortar el número de pasos que se necesitan para acceder al comando Elegir formulario, añada la pestaña Desarrollador a la cinta de opciones para poder mostrar el cuadro de diálogo Elegir formulario con un par de selecciones:
En la pestaña Desarrollador de la cinta de Outlook, debería ver que se muestra Elegir formulario.
Abrir un formulario mediante Visual Basic para Aplicaciones o un complemento COM
Si un formulario está publicado en la Biblioteca de formularios personales o en la Biblioteca de formularios de la organización, puede considerar la posibilidad de publicar un formulario en una carpeta para que aparezca en el menú Acciones. Sin embargo, si el formulario se actualiza, asegúrese de volver a implementarlo para no crear problemas con la caché de formularios de Outlook.
Guardar un archivo .oft en el escritorio o en el menú Inicio
Aunque Microsoft no suele recomendar guardar un archivo .oft en el escritorio o en el menú Inicio, puede guardar un archivo de plantilla de Outlook (.oft) en cualquiera de las dos ubicaciones. Los elementos que se crean al hacer esto contienen formularios únicos que suelen causar efectos secundarios no deseados dependiendo del diseño del formulario y de cómo se utilice.