Le problème
Un tableur est un outil formidable pour maintenir et calculer de petits ensembles d’informations. Microsoft Excel est facile à comprendre, créez des noms de colonnes, entrez vos données, créez des formules, et vous êtes sur votre chemin. Vous pouvez trier, filtrer et formater les données rapidement et facilement. Mais les feuilles de calcul ne sont pas idéales pour gérer des centaines d’enregistrements lorsque vous avez besoin d’avoir « une seule version de la vérité » pour quelque chose comme un client, un contact ou la principale « chose » que vous devez suivre. Il est très facile d’introduire des erreurs dans une feuille de calcul, ce qui rend l’analyse, l’addition et le rapport très difficiles. L’image ci-dessous fournit un exemple rapide de plusieurs défis clés auxquels les feuilles de calcul sont confrontées.
La solution : Stockez les informations connexes ensemble, éliminez les doublons
- Moins d’erreurs et d’incohérences. Maintenir une seule version de la vérité pour les choses que vous devez suivre minimise le potentiel de duplication, d’erreurs et de valeurs incohérentes. Dans l’exemple Excel ci-dessus, les noms des clients, les numéros de téléphone des contacts et les noms des produits sont mal orthographiés, transposés et abrégés sous différentes formes. Imaginez que vous essayez de créer un rapport ou un graphique dans Excel qui donne une image précise de vos ventes ou d’autres indicateurs de performance clés.
- Une productivité plus élevée. Vous et les autres personnes travaillant dans votre base de données ne doivent modifier qu’un seul enregistrement et toutes les autres choses liées dans votre base de données « verront » automatiquement le changement. Dans notre exemple Excel, vous auriez besoin de modifier chaque occurrence du nom d’un client. La recherche et le remplacement ne permettraient pas nécessairement de détecter que le nom d’un client est orthographié de six façons différentes. Dans une base de données, il n’y a qu’un seul enregistrement client à modifier. Tous les autres enregistrements (commandes, contacts, etc.) qui se rapportent à cet enregistrement client n’auront jamais besoin d’être modifiés car ils sont joints au client.
- Sécurité et contrôle. Les bases de données fournissent un emplacement central pour stocker, sécuriser et contrôler vos données. Microsoft Access inclut la possibilité de crypter et de protéger par mot de passe les fichiers de la base de données. Et avec des utilisateurs s’appuyant sur une base de données plutôt que sur des feuilles de calcul Excel séparées, vous pouvez avoir un meilleur contrôle sur l’accès aux informations.
- Meilleures décisions et perspicacité. Peut-être plus important encore, une source unique de vérité dans un format standardisé signifie que vous pouvez obtenir une meilleure perspicacité et prendre de meilleures décisions en rapportant et en analysant vos données dans une base de données. Les utilisateurs sont familiers avec les graphiques d’Excel, et les bases de données comme Microsoft Access peuvent fournir des capacités similaires, tout en allant au-delà d’Excel avec des tendances historiques plus puissantes, l’agrégation et le filtrage des requêtes.
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Comment fonctionne une base de données Microsoft Access ?
Microsoft Access fonctionne de la même manière que toute base de données, en stockant ensemble des informations liées et en vous laissant créer des connexions (communément appelées relations) entre différentes choses. Les relations entre deux choses différentes dans MSAccess peuvent être très simples (comme un contact chez un client et le client lui-même) ou complexes. Dans l’exemple ci-dessous, les cases bleues représentent les principales choses que nous suivons dans nos tables de base de données MS Access, et les rapports à droite montrent comment vous pouvez joindre les informations liées pour l’analyse et la création de rapports.
Les données sont stockées dans des tables Microsoft Access (pensez à ces tables comme à des mini-fiches qui ne stockent qu’un seul type de choses). Une table peut avoir de nombreux champs (pensez-y comme des colonnes dans votre feuille de calcul). Chaque champ d’une table peut être configuré pour permettre ou empêcher les utilisateurs de saisir certaines informations (par exemple, vous pouvez dire qu’un champ n’accepte que les dates, qu’un autre ne peut autoriser un utilisateur à saisir une valeur numérique, tandis qu’un autre lui permet de saisir tout ce qu’il veut).
Une fois que vous avez configuré vos tables, champs et relations Microsoft Access, vous pouvez créer des formulaires de saisie de données qui utilisent ces tables pour stocker vos informations et créer plus tard des rapports avec les données. Les formulaires MS Access sont incroyablement faciles (et amusants) à concevoir avec un outil de conception de formulaires wysiwyg. Et vous pouvez utiliser les formulaires MS Access pour simplifier la saisie des données pour les utilisateurs en regroupant les champs connexes et en masquant les champs qu’ils n’ont pas besoin de saisir. L’assistant de boutons de commande de Microsoft Access vous aide même à créer des boutons simples pour vos formulaires sans comprendre comment créer des macros et Visual Basic.
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