Vous avez déjà reçu une invitation que vous ne pouviez pas accepter ? Il y a de fortes chances que cela vous soit arrivé plus d’une fois. Vous avez même probablement envoyé des invitations à des personnes qui ont dû vous refuser.
Vous avez du mal à savoir comment décliner une invitation sans blesser quelqu’un ou provoquer un conflit ? Cela vous dérange-t-il de refuser quelqu’un ? Il existe des moyens de décliner n’importe quelle invitation si vous le faites avec sincérité et si vous montrez du respect pour la personne qui vous l’a envoyée.
Rappellez-vous qu’il s’agit d’une invitation, pas d’un ordre d’être là. Bien sûr, la personne souhaite que vous y alliez, sinon elle ne vous l’aurait pas demandé. Cependant, si vous avez d’autres projets, ou si quelque chose d’autre vous empêche d’y assister, il n’y a rien de mal à décliner.
Même si vous pouvez penser que vous laissez tomber quelqu’un en disant non, ce n’est probablement pas le cas. À moins que vous ne soyez impliqué dans la planification, ou que vous vous soyez déjà engagé à y aller, vous ne laisserez tomber personne.
C’est très bien de décliner une invitation si vous ne pouvez pas y assister. L’essentiel est de faire savoir à la personne si vous pouvez ou non accepter l’invitation dès que possible et de manière polie. La personne qui vous a envoyé l’invitation appréciera une réponse rapide.
Comment décliner gracieusement une invitation
Voici quelques conseils pour refuser une invitation de la manière la plus polie qui soit :
- N’ignorez pas l’invitation. Mettre l’invitation de côté pour s’en occuper plus tard n’est bon ni pour vous ni pour la personne qui l’a envoyée. Elle a besoin de savoir si vous serez là ou non. Ignorer l’invitation montre que vous ne connaissez pas l’étiquette appropriée, et vous pourriez être écarté de la liste des invités de sa prochaine fête.
- N’attendez pas. Dès que vous savez que vous ne pourrez pas y aller, faites-le savoir à la personne. La plupart des événements nécessitent une planification et un budget.
- Soyez reconnaissant. Remerciez toujours sincèrement la personne de vous avoir invité et faites-lui savoir que vous êtes honoré qu’elle ait une opinion suffisamment élevée de vous pour envoyer l’invitation.
- Soyez honnête. Vous n’avez jamais à trouver de fausses excuses pour expliquer pourquoi vous ne pouvez pas vous rendre à l’événement, mais vous n’avez pas non plus à entrer dans les détails. Faites-lui savoir que vous avez déjà des projets. Cela devrait suffire.
- Demandez un autre moment. Si l’invitation vous est exclusive, faites savoir à la personne que vous ne pouvez pas vous rendre à l’heure qu’elle a demandée, mais que vous aimeriez vous retrouver avec elle à un autre moment. Ce n’est évidemment pas une option s’il s’agit d’une rencontre de groupe.
- Ne vous justifiez pas trop. Si vous ne pouvez pas venir, gardez votre explication courte et précise. Sinon, vous aurez l’impression de chercher des excuses.
- Envoyez quelque chose. Si vous avez l’habitude d’apporter un cadeau à l’événement auquel vous avez été invité, comme une fête d’anniversaire ou une fête de bébé, allez-y et envoyez quelque chose avec une carte. Mentionnez quelque chose en disant que vous auriez aimé être là et ajoutez que vous avez hâte de la voir bientôt.
Ton et formulation appropriés pour décliner une invitation
Parfois, vous pouvez énoncer votre réponse en personne, au téléphone ou simplement en cochant une carte RSVP. Cependant, il peut y avoir des moments où vous devez écrire une note. Le ton de votre lettre doit refléter votre relation avec la personne qui vous a invité. S’il s’agit d’un ami personnel proche, elle sera beaucoup moins formelle que celle destinée à une connaissance professionnelle.
Voici quelques exemples de la façon dont vous pouvez décliner par écrit.
Exemple #1
Chère Joan,
Merci beaucoup de m’avoir invitée à votre fête d’anniversaire. Malheureusement, j’ai déjà des projets pour ce soir-là, donc je ne pourrai pas y assister. J’espère que vous passerez un merveilleux moment pour célébrer cette occasion spéciale.
Votre amie,
Sarah
Exemple #2
Chère George,
Félicitations pour votre nouveau poste ! J’aimerais pouvoir assister à votre fête de promotion, mais je ne serai pas en ville ce week-end-là. Peut-être pourrions-nous nous retrouver bientôt pour boire un verre, et vous pourriez me parler de votre nouvel emploi. Je te souhaite le meilleur.
Toujours,
Jenna
Exemple #3
Chère Harley,
Merci pour l’invitation à la fête de remise des diplômes de votre fille. Je sais à quel point vous êtes fier. Si je pouvais venir, je le ferais certainement, mais j’ai déjà réservé mon vol hors de la ville pour rendre visite à mes parents. Veuillez la féliciter de ma part et lui faire savoir que je serai là en esprit.
Votre ami,
James
Exemple n°4
Cher Monsieur Jones,
J’ai reçu votre invitation au déjeuner de votre entreprise. J’ai le regret de vous informer que je ne pourrai pas y assister en raison d’un autre engagement professionnel. Merci d’avoir pensé à moi.
Sincèrement,
Arthur Smith
Quand vous devez décliner une invitation
Bien que vous aimeriez aller à tout ce à quoi vous êtes invité, il y a des moments où vous ne pouvez tout simplement pas. Peut-être avez-vous déjà des plans pour ce moment précis, ou vous devez travailler. Ou encore, vous êtes épuisé et avez besoin de vous reposer un peu. Le fait de vous dépasser peut vous amener à vous emmêler les pinceaux, ce qui vous fait paraître excentrique et irresponsable.
Vous pourriez être tenté de ne pas répondre parce que vous ne voulez pas blesser la personne, ou vous craignez de ne pas être invité à son prochain événement. Vous pensez peut-être que si vous ignorez l’invitation, ce ne sera pas grave de simplement ne pas vous présenter. C’est une pensée erronée, car l’ignorer est impoli et inconsidéré, ce qui pourrait vous écarter des futures listes d’invités.
Même si vous êtes le genre de personne qui a du mal à dire non, vous devez creuser et faire ce qu’il faut en faisant poliment savoir à l’hôte que vous ne pouvez pas y assister. Vous n’avez pas besoin d’inventer une excuse. En fait, il est préférable d’être bref mais poli. Et vous devez le faire le plus tôt possible pour que la personne puisse faire un meilleur travail de planification.
Souvenez-vous que décliner une invitation ne signifie pas que vous rejetez la personne qui vous l’a envoyée. C’est simplement une déclaration que vous ne pouvez pas assister à ce à quoi vous avez été invité.
Suivi plus tard
Après l’événement, il est bien d’appeler la personne et de lui demander comment l’événement s’est déroulé. Vous pouvez avoir envie d’exprimer vos regrets de ne pas avoir pu y assister, mais si vous le faites, ayez une attitude positive. Vous pourriez dire quelque chose comme : » On dirait que vous avez passé un merveilleux moment. «
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