Onboarding vs Preboarding : Différentes façons d’accueillir un nouvel employé

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Dans les ressources humaines – par Dave Anderson

Si vous travaillez dans les RH, vous savez tout ce que représente l’ajout d’un nouvel employé à l’équipe. Après avoir passé le processus d’embauche – qui est une entreprise en soi – vous devez ensuite accueillir la nouvelle recrue et lui dire tout ce qu’elle doit savoir sur le fait de travailler pour votre entreprise.

Beaucoup de nouveaux employés veulent sauter dans le bain et commencer à travailler immédiatement. Cependant, il y a quelques formalités qui doivent être prises en charge d’abord. Bien qu’une grande partie de ces formalités ne soient pas passionnantes pour un nouvel employé impatient et prêt à commencer, l’onboarding (ou preboarding) est une fonction importante dans toute entreprise. L’employé doit rencontrer tout le monde, voir l’ensemble du lieu de travail, remplir des documents importants, apprendre le mode de fonctionnement de l’entreprise et recevoir les outils appropriés pour effectuer son travail. Il pourra ensuite se mettre au travail.

Qu’est-ce que l’onboarding ?

Nous avons tous fait l’expérience de l’onboarding en commençant un nouvel emploi. Vous vous rendez au bureau le premier jour, prêt à commencer. Vous allez probablement vous atteler directement à ce projet cool dont vous avez discuté avec votre nouveau manager lors de l’entretien, non ? Pas si vite.

Accueillir un nouvel employé à l’aide de notre liste de contrôle d’onboarding

Lorsque vous arrivez, vous êtes rapidement remis à un représentant des RH pour l’onboarding. Il vous fera probablement visiter le bureau et vous présentera à tout le monde avant de vous emmener dans une pièce pour accomplir des tâches d’onboarding courantes comme :

• • Compléter les formulaires de paie et d’impôt

• • Enregistrement aux assurances et à l’épargne-retraite

• • Recevoir un ordinateur, un compte de messagerie, clé de bureau et autres nécessités
• • Apprentissage des politiques de l’entreprise couvertes dans le manuel de l’employé
• L’apprentissage de l’organigramme et des procédures courantes de l’entreprise

Il ne s’agit là que de quelques exemples de haut niveau de ce qui est généralement couvert par la formation.Ce ne sont que quelques exemples de haut niveau de ce qui est généralement couvert dans l’accueil des employés. Votre entreprise et le rôle spécifique pour lequel vous avez été embauché peuvent avoir d’autres exigences qui doivent également être traitées. Une fois que tout est terminé, le nouvel embauché peut alors participer à l’onboarding spécifique à son équipe (couvrant l’objection de rôle, la planification des réunions récurrentes, toute formation requise). Puis ils peuvent enfin commencer à travailler.

Qu’est-ce que le preboarding ?

Bien que l’onboarding soit important, vous avez probablement réalisé à quel point il est inefficace. Il nécessite de retirer un employé motivé de son bureau pour un travail qui ne fait pas avancer l’entreprise.

De nombreuses entreprises commencent désormais le processus entre le moment où un candidat accepte l’offre d’emploi et son premier jour. C’est ce qu’on appelle le preboarding.

Certaines procédures, comme la délivrance d’un ordinateur et peut-être la couverture des politiques de l’entreprise, devront être couvertes en personne. Mais d’autres qui ne nécessitent pas beaucoup d’explications, comme remplir les documents relatifs aux impôts et aux assurances, peuvent être traitées par e-mail avant que l’employé ne commence à travailler. Le pré-internat fait gagner beaucoup de temps et permet au nouvel employé de se concentrer sur son travail dès le premier jour. Mais il existe un certain nombre d’autres raisons d’opter pour le preboarding plutôt que pour l’onboarding traditionnel.

Avantages du preboarding d’une nouvelle embauche

Le preboarding ne se limite pas à déplacer les activités d’onboarding avant le jour d’entrée en fonction de l’employé. En plus de quadriller toutes les formalités, il se concentre également sur l’accueil d’une nouvelle embauche et sur la mise à l’aise de son esprit avant qu’il ne commence à travailler.

Accepter un nouvel emploi est une décision majeure dans la vie. Même si vous êtes enthousiasmé par toutes les possibilités pendant la phase d’entretien, il est facile de remettre en question votre décision après avoir dit oui à l’offre d’emploi. La plupart des gens ne commencent pas un nouvel emploi tout de suite, ce qui laisse amplement le temps de se demander s’ils n’auraient pas mieux fait de garder leur ancien emploi ou d’accepter un rôle dans une autre entreprise. Ces sentiments sont naturels et découlent de toute l’incertitude qui accompagne un changement de carrière.

Vous pouvez éliminer une grande partie de ces sentiments négatifs avec quelques autres activités de pré-embauche. Au lieu de vous contenter d’envoyer des documents à remplir par le nouvel embauché, vous pouvez également lui souhaiter la bienvenue de la manière suivante :

• • Envoyer un courriel à l’échelle de l’entreprise pour annoncer l’embauche et encourager chacun à souhaiter la bienvenue à son nouveau collègue.
• • Invitez-les à passer au bureau. Faites-leur visiter et montrez-leur où ils travailleront.
• • Prévoyez un déjeuner avec leur équipe immédiate afin qu’ils puissent faire connaissance avec tout le monde dans un cadre décontracté.
• Rester en contact avant le premier jour. Envoyez un courriel leur demandant s’ils ont des questions et faites-leur savoir que vous préparez leur arrivée.

L’onboarding est une partie nécessaire de l’intégration d’un nouvel employé dans l’équipe. Mais il n’y a aucune raison de le repousser jusqu’à la date de début officielle.

Utilisez la période de temps mort avant le premier jour de la nouvelle recrue pour vous occuper de la paperasse et maintenir l’enthousiasme établi pendant le processus d’embauche.

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