Vous devez effectuer une livraison de dernière minute par coursier, et le bureau de poste ferme dans 15 minutes. Oh, aussi, vous devez acheter à votre équipe de la nourriture pour un sprint de fin d’après-midi, et l’imprimante du bureau n’a plus d’encre. Votre entreprise n’est pas encore assez grande pour avoir des cartes de crédit d’entreprise, et vous tenez à séparer les dépenses personnelles et professionnelles.
Ce serait vraiment bien d’avoir un peu d’argent de côté pour payer ces petites dépenses professionnelles, n’est-ce pas ? C’est là que la petite caisse entre en jeu.
Qu’est-ce que la petite caisse ?
La petite caisse est simplement l’argent physique que votre entreprise garde en main pour payer les petites dépenses imprévues. La plupart des entreprises ne garderont pas plus de quelques centaines de dollars en petite caisse. Elles la garderont généralement dans une boîte à clé ou une caisse enregistreuse, et disposeront d’un système quelconque pour s’assurer qu’aucune d’entre elles ne se perd.
Quelles sont les dépenses typiques de petite caisse ?
La plupart des petites entreprises dépensent leur petite caisse pour des choses comme :
- Fournitures de bureau
- Café et collations
- Postage
- Carburant et stationnement pour les déplacements professionnels
- Remboursements aux employés pour les petites dépenses
- Toutes autres dépenses imprévisibles qui sont trop petites pour faire un chèque
Pourquoi ai-je besoin d’une petite caisse bien établie ?
De nombreuses petites entreprises n’ont pas de système formel pour la petite caisse – les propriétaires se contentent de payer de leur poche les petites dépenses en espérant que rien ne se passe.
Cela peut devenir déroutant et coûteux à mesure que l’entreprise se développe : vos dépenses aléatoires deviennent plus fréquentes, et le nombre de dépenses déductibles d’impôt que votre entreprise effectue augmente.
Les petites dépenses que votre entreprise effectue avec la petite caisse peuvent ne pas sembler être un gros problème, fiscalement parlant. Mais elles peuvent s’additionner. Si vous faites en moyenne 100 $ de dépenses de petite caisse par mois, cela représente 1 200 $ que vous pourriez potentiellement déduire de votre facture d’impôt l’année prochaine !
Il peut être tentant d’improviser aussi longtemps que possible, mais la mise en place d’un système de petite caisse approprié dès le début est cruciale.
Comment cela fonctionne-t-il ?
La plupart des petites entreprises utilisent le système d’avance pour leur petite caisse, ce qui est juste une façon fantaisiste de dire que la caisse commence à un montant préétabli (disons 200 $) et est réapprovisionnée jusqu’à ce montant s’il tombe en dessous d’un certain seuil (disons 20 $).
Les petites entreprises consignent souvent tous les déboursés dans un journal et confient à une personne la responsabilité de la petite caisse pour s’assurer qu’aucun des fonds ne disparaît.
Comment mettre en place un système de petite caisse adéquat ?
Étape 1 : se procurer une boîte à clé ou une caisse enregistreuse
Vous pouvez en trouver dans la plupart des magasins de fournitures de bureau. Sans un endroit physique et dédié pour conserver la petite caisse, vous en perdrez probablement la trace et/ou ferez tellement d’exceptions quant à l’utilisation de la petite caisse qu’elle cessera d’être utile.
Etape 2 : Choisir un gardien de la petite caisse
Le gardien de la petite caisse est chargé de gérer la caisse de petite caisse. Si votre entreprise est assez petite, cela peut être vous. Si vous dirigez un organisme à but non lucratif, ce sera probablement votre trésorier. Pour les petites entreprises un peu plus grandes, cela pourrait être votre administrateur de bureau.
Pourquoi une seule personne ? Le fait de rendre une seule personne responsable de la petite caisse réduit la confusion et minimise le risque de vol.
Etape 3 : Fixer un montant initial, un seuil de réapprovisionnement et une limite de retrait
Combien de petite caisse devez-vous garder en main ? Cela dépend du nombre de petites dépenses que vous faites et de la fréquence à laquelle vous les faites, mais la plupart des entreprises semblent bien avoir entre 100 et 200 $ en petite caisse.
Utilisez votre jugement, et mettez moins dans la petite caisse que ce dont vous pensez avoir besoin – vous pouvez toujours augmenter le montant plus tard.
Étape 4 : Allez à un guichet automatique, ou faites un chèque à la petite caisse
Disons que vous décidez d’un fonds de caisse de 200 $. L’étape suivante consiste à faire un chèque à la petite caisse de 200 $, à l’encaisser et à le ranger dans votre caisse enregistreuse ou votre boîte postale.
C’est la première entrée dans votre compte de petite caisse, représentée par l’écriture de journal suivante qui montre que la petite caisse quitte votre compte bancaire.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Petite caisse | 200$ | Cash | 200$ |
| Note : établi une petite caisse |
Étape 5 : créer un journal de petite caisse
Vous avez également besoin d’un journal pour suivre toutes les dépenses que vous faites avec votre petite caisse. Voici à quoi pourrait ressembler un journal de petite caisse pour une petite entreprise typique à la fin du mois :
XYZ Inc.
Journal de la petite caisse
Pour le mois d’avril, 2019
| Date | Numéro du bon | Description | Entrée d’argent | Entrée d’argent | Sortie d’argent | . out | Solde |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1/4/2019 | 4001 | Float | 200.00 | 3/4/2019 | 4002 | Postage | 21,22 | 178.78 |
| 7/4/2019 | 4003 | Carburant pour livrer le véhicule | 13,00 | 165.78 | |||
| 11/4/2019 | 4004 | Collations | 9,00 | 156.78 | |||
| 13/4/2019 | 4005 | Plus de collations | 9,00 | 147.78 | 14/4/2019 | 4006 | Sandwichs | 39,22 | 108,56 |
| 17/4/2019 | 4007 | Livraison FedEx | 21.43 | 87,13 | 19/4/2019 | 4008 | La livraison par Purolator | 37,98 | 49.15 |
Total de l’argent liquide restant : 49,15
Remplissage nécessaire : 150,85
Vous avez remarqué que la ligne à l’extrême droite indique le solde actuel de la petite caisse ? Cela vous permet de réconcilier – c’est du langage comptable fantaisiste pour dire » double vérification » – votre petite caisse à la volée.
Vous pouvez également choisir d’utiliser des bons de petite caisse. La pile de bons joue le rôle d’un journal. Toute personne qui effectue un décaissement de la petite caisse rédige un bon qui comprend :
- Le montant décaissé
- La date
- La personne qui reçoit l’argent
- Le motif du décaissement
- Le compte débité
- Une signature de la personne qui effectue le décaissement.
Si jamais le montant de l’argent liquide dans la boîte aux lettres ne correspond pas au montant enregistré dans la colonne du solde, cela signifie que quelqu’un a fait une erreur en enregistrant les informations dans le journal, ou qu’une partie de la petite caisse a disparu.
Lecture complémentaire : L’art du rapprochement bancaire
Étape 6 : Commencez à utiliser votre petite caisse
Disons que votre bureau est à court de stylos et que vous devez en acheter chez Staples.
Pour utiliser la petite caisse, il suffit de prendre la quantité d’argent dont vous avez besoin dans la boîte à clé (disons 10 $). À votre retour de Staples, déposez le reçu pour les stylos ainsi que la monnaie restante (disons que c’est 3,67 $ dans ce cas) de nouveau dans la boîte à lettres, et faites une entrée correspondante dans le journal de petite caisse.
Étape 7 : Habituez-vous à réapprovisionner votre petite caisse
Disons qu’à la fin du mois, il vous reste 49,15 $ dans votre boîte à lettres, et que vous voulez compléter votre petite caisse de 150 $.85 $ pour la remonter à 200 $.
Pour ce faire, il vous suffirait de faire un autre chèque à la petite caisse, cette fois de 150,85 $, de l’encaisser, de déposer l’argent dans la boîte aux lettres et de faire l’entrée appropriée dans votre journal de petite caisse.
Etape 8 : Enregistrer le complément dans votre système comptable
La première étape pour enregistrer un complément de petite caisse dans votre système comptable consiste à résumer toutes les petites dépenses qui ont été payées avec la petite caisse. Nous pourrions résumer les dépenses du journal de petite caisse ci-dessus de la manière suivante :
| Dépense | Montant |
|---|---|
| Postage | 80$.63 | Carburant | 13,00$ |
| Collations | 57,22$ | Total | 150$.85 |
Maintenant que vous avez résumé toutes vos dépenses de petite caisse, passez l’écriture de journal suivante dans votre système comptable :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Postage | 80$.63 | |
| Carburant | 13,00 | Collations | 57,22 | Cash | 150$.85 |
| Note : rechargé la petite caisse |
Une fois que vous avez inscrit vos transactions de petite caisse dans les livres, votre comptabilité peut les utiliser lors de la création des états financiers – afin que vous puissiez tenir compte avec précision de la petite caisse dans vos dépenses.
Si vous utilisez la comptabilité d’exercice, le complément peut être crédité à partir des comptes créditeurs plutôt que de la caisse.
Quelques conseils pour gérer efficacement une petite caisse
Mettez votre politique de petite caisse par écrit
Assurez-vous que toutes les personnes ayant accès à la petite caisse savent à quoi elle sert, et donnez quelques exemples de dépenses typiques de petite caisse pour éviter toute confusion.
Assurez-vous que tout le monde utilise le journal de petite caisse
Il peut sembler fastidieux de consigner chaque petite dépense de cette façon, mais les dépenses de petite caisse n’ont rien de mesquin. Vous devez documenter toutes vos dépenses de petite caisse si vous voulez les déduire de vos impôts, tout comme vous le feriez pour tout autre revenu ou dépense.
N’oubliez pas de faire un rapprochement
De temps à autre, comparez le solde de la petite caisse enregistré dans votre journal de petite caisse avec le montant réel restant d’argent dans votre coffre. Si les chiffres ne correspondent pas, cela signifie que quelque chose s’est mal passé et que vous devez examiner chaque dépense pour déceler toute anomalie.