L’exécution réussie de tout projet commence toujours par une excellente réunion de lancement de projet. Cela ne veut pas dire que les réunions de lancement sont un facteur déterminant absolu pour la réussite de chaque projet, mais elles contribuent certainement beaucoup à anticiper et à préparer les obstacles qui pourraient survenir en cours de route.
En tant que chef de projet, vous voudrez, par conséquent, vous assurer que vous êtes bien préparé pour elle parce qu’elle donnera le tempo de la façon dont le reste du projet se déroulerait.
Qu’est-ce qu’une réunion de lancement ?
Une réunion de lancement est comme un premier rendez-vous, où les deux parties apprennent à mieux se connaître ; leurs goûts et leurs aversions, leurs rêves et leurs objectifs de vie, etc. Dans ce cas, cela signifie simplement le rassemblement initial de toutes les parties prenantes du projet pour discuter de la stratégie du projet.
Cela peut être une réunion entre la direction de haut niveau, le client et le chef de projet ou une réunion entre un chef de projet et les membres de l’équipe du projet.
Qui assiste à la réunion dépend en grande partie de la taille du projet, mais quoi qu’il en soit, il s’agit d’un outil classique de gestion de projet qui garantit que toutes les parties impliquées dans l’exécution de la projection, se réunissent pour discuter de la stratégie, obtenir l’autorisation pour certains domaines et généralement avoir une idée approfondie de ce que le projet impliquerait. Cette réunion indique formellement le début du projet.
Les réunions de lancement pour la gestion de projet sont pertinentes pour plusieurs raisons :
- Elles donnent le tempo du projet.
- Elles déterminent à quel point les membres du projet seront motivés et engagés dans la bonne exécution du projet.
- Elles aident à anticiper les obstacles futurs.
- C’est là que les membres de l’équipe comprennent pleinement leurs rôles individuels dans le projet.
- Il garantit qu’il n’y a pas de mauvaises communications entre les parties et que toute ambiguïté est éliminée.
Pour mener à bien une réunion de lancement, un plan de lancement est nécessaire ; cela aide tout chef de projet à rester organisé, cela justifie le leadership d’un chef de projet et favorise l’intégration des membres dans leurs rôles individuels. Ci-dessous, voici quelques conseils pour aider les chefs de projet à concevoir un plan de lancement solide qui assurera par la suite une excellente réunion de lancement.
1. Établir l’ordre du jour
Cette partie couvre généralement des domaines tels que : les introductions générales, quel est le but ou la vision du projet, les objectifs et les livrables, le plan du projet, les facteurs clés de succès, les outils de collaboration qui seraient employés, les attributions et les clarifications des rôles, la fréquence des réunions d’état et une session de questions et réponses. Cela devrait venir dans un format imprimé et distribué à chaque participant avant le début de la réunion pour s’assurer que tout le monde reste sur la même page à tout moment.
2. Commencer la réunion
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À ce stade, le chef de projet doit prendre en charge la réunion en accueillant tous les participants. Ensuite, le chef de projet fera un bref tour d’horizon de l’ordre du jour. Cela sera suivi d’une définition du projet, mettant en évidence les objectifs et les livrables, l’introduction des rôles individuels du projet et l’explication de la raison pour laquelle ces rôles sont venus.
3. Vision et analyse du projet
À ce stade, vous voudriez discuter des prémisses du projet ; ceci est important lors d’une réunion de lancement de projet car cela établit l’importance du projet. Ici, le chef de projet doit discuter des objectifs et des résultats attendus, examiner les tâches individuelles et s’assurer qu’elles sont effectivement réalisables, discuter des délais du projet, analyser les contraintes, discuter des exigences du projet. Dans tout cela, il est important de préciser à tout le monde qu’il s’agit plus ou moins, d’une première ébauche du plan de projet et que les modifications ultérieures relèveraient de la responsabilité de toutes les personnes impliquées dans le projet.
4. Établissement des normes du projet
Dans cette section, il est important d’établir des normes quant à ce qui constitue réellement une tâche terminée, de réitérer l’importance du travail d’équipe, de décider des lignes directrices pour le rapport des tâches et de convenir de la fréquence des soumissions de rapports et des réunions de mise à jour de l’état d’avancement. Cette section pourrait également inclure les politiques et les procédures de protection de l’information également.
5. Établir des normes de communication
L’importance de la communication ne peut être négligée si l’on veut mener à bien un projet. La réunion de lancement devrait établir des normes pour tous les aspects de la communication du projet. Cela devrait inclure des procédures pour les canaux de communication horizontaux et verticaux, les emplacements des fichiers et les canaux de distribution de l’information, les procès-verbaux des réunions, la liste documentée des contacts et une liste des problèmes.
6. Séance de questions et réponses
Vers la fin de la réunion de lancement, vous voulez offrir des possibilités de questions et réponses. Encouragez les gens à le faire, car cela permet de clarifier les questions qui n’étaient pas claires pendant votre présentation, ce qui permet finalement de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
7. Le résumé
Enfin, vous voulez passer en revue tout ce qui a été discuté en soulignant toutes les questions importantes qui ont été amenées à la discussion. Confirmez que tous les nouveaux points évoqués, ont des plans d’action clairement définis et confirmez ensuite que tout le monde est d’accord sur l’heure, la date et le lieu de la prochaine réunion.
Essayez de garder l’ensemble de la réunion de lancement aussi brève mais passionnante que possible. Une réunion de lancement ennuyeuse risque de ne pas susciter la participation active et l’engagement des membres de l’équipe. Les chefs de projet ont donc la responsabilité de veiller à ce que la réunion de lancement du projet soit vivante, brève mais percutante.
Vous voulez vous assurer que les membres de l’équipe sont suffisamment motivés pour fournir d’excellents résultats dans les rôles qui leur sont assignés.
Vous avez des conseils ou des astuces tirés d’anciennes réunions de lancement de projet réussies ? Faites-le nous savoir ; nous aimerions connaître votre expérience !
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