Il problema
Un foglio di calcolo è uno strumento formidabile per mantenere e calcolare piccole serie di informazioni. Microsoft Excel è facile da capire, crea nomi di colonne, inserisci i tuoi dati, crea formule e sei sulla buona strada. È possibile ordinare, filtrare e formattare i dati rapidamente e facilmente. Ma i fogli di calcolo non sono l’ideale per gestire centinaia di record in cui è necessario avere “una versione della verità” per qualcosa come un cliente, un contatto, o la “cosa” principale di cui avete bisogno di tenere traccia. È molto facile introdurre errori in un foglio di calcolo, il che rende l’analisi, la somma e il reporting molto difficili. L’immagine qui sotto fornisce un rapido esempio di diverse sfide chiave che i fogli di calcolo devono affrontare.
La soluzione: Memorizzare le informazioni correlate insieme, eliminare la duplicazione
- Meno errori e incongruenze. Mantenere una versione della verità per le cose che è necessario tracciare riduce al minimo il potenziale di duplicazione, errori e valori incoerenti. Nell’esempio Excel di cui sopra, i nomi dei clienti, i numeri di telefono dei contatti e i nomi dei prodotti sono scritti male, trasposti e abbreviati in forme diverse. Immaginate di cercare di creare un rapporto o un grafico in Excel che mostri un quadro accurato delle vostre vendite o di altri indicatori chiave di performance.
- Maggiore produttività. Voi e gli altri che lavorano nel vostro database avete solo bisogno di cambiare un singolo record e tutte le altre cose correlate nel vostro database “vedranno” automaticamente il cambiamento. Nel nostro esempio di Excel, avreste bisogno di cambiare ogni occorrenza del nome di un cliente. Trova e sostituisci non necessariamente catturerebbe il fatto che il nome di un cliente è scritto in sei modi diversi. In un database, c’è solo un record di cliente da cambiare. Ogni altro record (ordini, contatti, ecc.) che si riferisce a quel record cliente non avrà mai bisogno di cambiare perché sono collegati al cliente.
- Sicurezza e controllo. I database forniscono una posizione centrale per memorizzare, proteggere e controllare i vostri dati. Microsoft Access include la possibilità di criptare e proteggere con password i file del database. E con gli utenti che si affidano a un database piuttosto che a fogli di calcolo Excel separati, si può avere un maggiore controllo sull’accesso alle informazioni.
- Decisioni e intuizioni migliori. Forse la cosa più importante è che un’unica fonte di verità in un formato standardizzato significa che potete ottenere una visione migliore e prendere decisioni migliori riportando e analizzando i vostri dati in un database. Gli utenti hanno familiarità con i grafici di Excel, e i database come Microsoft Access possono fornire capacità simili, pur andando oltre Excel con tendenze storiche più potenti, aggregazione e filtraggio delle query.
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Come funziona un database Microsoft Access?
Microsoft Access funziona nello stesso modo di qualsiasi database, memorizzando insieme informazioni correlate e permettendo di creare connessioni (comunemente chiamate relazioni) tra cose diverse. Le relazioni tra due cose diverse in MSAccess possono essere molto semplici (come un contatto di un cliente e il cliente stesso) o complesse. Nell’esempio qui sotto, le caselle blu rappresentano le cose principali che stiamo tracciando nelle tabelle del nostro database MS Access, e le relazioni a destra mostrano come è possibile unire le informazioni correlate per l’analisi e il reporting.
I dati sono memorizzati in tabelle Microsoft Access (pensatele come mini-fogli di calcolo che memorizzano solo un tipo di cose). Una tabella può avere molti campi (pensateli come colonne nel vostro foglio di calcolo). Ogni campo in una tabella può essere impostato per permettere o impedire agli utenti di inserire certe informazioni (per esempio, si potrebbe dire che un campo accetta solo date, un altro può permettere all’utente di inserire solo un valore numerico, mentre un altro gli permette di inserire qualsiasi cosa voglia).
Una volta che avete impostato le tabelle, i campi e le relazioni di MS Access, potete creare moduli di inserimento dati che usano queste tabelle per memorizzare le vostre informazioni e successivamente creare rapporti con i dati. I moduli di Microsoft Access sono incredibilmente facili (e divertenti) da progettare con uno strumento di progettazione di moduli wysiwyg. E si possono usare i moduli di MS Access per semplificare l’inserimento dei dati per gli utenti, raggruppando i campi correlati e nascondendo i campi che non hanno bisogno di inserire. La procedura guidata per i pulsanti di comando di Microsoft Access vi aiuta persino a creare dei semplici pulsanti per i vostri moduli senza sapere come creare macro e Visual Basic.