Devi fare una consegna all’ultimo minuto per un corriere e l’ufficio postale chiude tra 15 minuti. Oh, inoltre, devi comprare al tuo team del cibo per uno sprint nel tardo pomeriggio, e la stampante dell’ufficio ha finito l’inchiostro. La tua azienda non è ancora abbastanza grande da avere carte di credito aziendali, e sei convinto di tenere separate le spese personali da quelle aziendali.
Sarebbe sicuramente bello avere un po’ di contanti in giro per pagare queste piccole spese aziendali, non è vero? Ecco dove entra in gioco il petty cash.
Che cos’è il petty cash?
Il petty cash è semplicemente qualsiasi contante fisico che la tua azienda tiene a portata di mano per pagare piccole spese non pianificate. La maggior parte delle aziende non tiene più di qualche centinaio di dollari in contanti in giro. Di solito li tengono in una cassetta di sicurezza o in un registratore di cassa, e hanno qualche tipo di sistema per assicurarsi che non vadano persi.
Quali sono alcune tipiche spese in contanti?
La maggior parte delle piccole imprese spende il proprio fondo cassa per cose come:
- Forniture per ufficio
- Caffè e snack
- Postaggi
- Carburante e parcheggio per i viaggi di lavoro
- Rimborsi ai dipendenti per piccole spese
- Qualsiasi altra spesa imprevedibile che è troppo piccola per scrivere un assegno
Perché ho bisogno di un fondo per le piccole spese correttamente impostato?
Molte piccole imprese non hanno un sistema formale per le piccole spese – i proprietari pagano semplicemente di tasca propria per le piccole spese e sperano che nulla vada storto.
Questo può diventare confuso e costoso quando l’azienda cresce: le spese casuali diventano più frequenti e il numero di spese deducibili dalle tasse aumenta.
Le piccole spese che la vostra azienda fa con le piccole spese potrebbero non sembrare un grosso problema, dal punto di vista fiscale. Ma possono sommarsi. Se hai una media di 100 dollari di spese in contanti al mese, sono 1.200 dollari che potresti potenzialmente detrarre dalle tasse l’anno prossimo!
Potrebbe essere una tentazione di improvvisare il più a lungo possibile, ma impostare un adeguato sistema di contanti all’inizio è cruciale.
Come funziona?
La maggior parte delle piccole imprese usa il sistema di anticipi per le loro piccole spese, che è solo un modo elegante per dire che il fondo parte da un importo prestabilito (diciamo 200 dollari) e viene reintegrato fino a quell’importo se scende sotto una certa soglia (diciamo 20 dollari).
Le piccole imprese spesso registrano tutti gli esborsi in un registro e mettono una persona a capo della cassa per assicurarsi che nessuno dei fondi vada perso.
Come faccio a impostare un sistema di cassa adeguato?
Step 1: Procurati una cassetta di sicurezza o un registratore di cassa
Puoi trovarli nella maggior parte dei negozi di forniture per ufficio. Senza un luogo fisico e dedicato dove tenere la piccola cassa, probabilmente ne perderai la traccia, e/o farai così tante eccezioni su quando usare la piccola cassa che smetterà di essere utile.
Step 2: Scegli un custode della piccola cassa
Il custode della piccola cassa ha il compito di gestire il fondo della piccola cassa. Se la tua azienda è abbastanza piccola, potresti essere tu. Se gestisci una no-profit, probabilmente sarà il tuo tesoriere. Per le piccole imprese leggermente più grandi, potrebbe essere l’amministratore del vostro ufficio.
Perché una sola persona? Rendere una sola persona responsabile del fondo cassa riduce la confusione e minimizza il rischio di furto.
Step 3: Imposta un importo iniziale, una soglia di reintegro e un limite di prelievo
Quanto fondo cassa dovresti tenere a portata di mano? Questo dipende da quante piccole spese fai e da quanto spesso le fai, ma la maggior parte delle aziende sembra andare bene per tenere tra i 100 e i 200 dollari in contanti per le piccole spese.
Usa il tuo giudizio, e metti nel fondo per le piccole spese meno di quanto pensi ti serva – puoi sempre aumentare l’importo in seguito.
Step 4: Vai a un bancomat, o fai un assegno per le piccole spese
Diciamo che hai deciso un fondo per le piccole spese di 200 dollari. Il passo successivo è quello di scrivere un assegno alla cassa per le piccole spese di 200 dollari, incassarlo e riporlo nella cassa o nella cassetta di sicurezza.
Questa è la prima voce nel tuo conto per le piccole spese, rappresentata dalla seguente voce del diario che mostra le piccole spese che lasciano il tuo conto corrente.
| Account | Debit | Credit | |
|---|---|---|---|
| Petty Cash | $200 | ||
| Cash | $200 | ||
| Nota: stabilire un fondo per la piccola cassa |
Step 5: Creare un registro per la piccola cassa
Hai anche bisogno di un registro per tenere traccia di tutte le spese che stai facendo usando la piccola cassa. Ecco come potrebbe essere un registro per una tipica piccola impresa alla fine del mese:
XYZ Inc.
Registro delle piccole spese
per il mese di aprile, 2019
| Data | Voucher # | Descrizione | Cash in | Cash out | Saldo | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1/4/2019 | 4001 | Float | 200.00 | |||
| 3/4/2019 | 4002 | Postaggio | 21.22 | 178.78 | ||
| 7/4/2019 | 4003 | Carburante per consegna veicolo | 13,00 | 165.78 | ||
| 11/4/2019 | 4004 | Snack | 9.00 | 156.78 | ||
| 13/4/2019 | 4005 | Altri snack | 9.00 | 147.78 | ||
| 14/4/2019 | 4006 | Sandwich | 39.22 | 108.56 | ||
| 17/4/2019 | 4007 | Spedizione FedEx | 21.43 | 87.13 | ||
| 19/4/2019 | 4008 | Spedizione Purolator | 37.98 | 49.15 |
Totale contanti rimanenti: $49.15
Richiesta di rifornimento: $150.85
Nota come la riga all’estrema destra elenca il saldo corrente del fondo cassa? Questo ti permette di riconciliare – questo è il linguaggio contabile per “doppio controllo” – il tuo fondo per le piccole spese al volo.
Puoi anche scegliere di usare i buoni per le piccole spese. La pila di buoni gioca il ruolo di un registro. Chiunque faccia un esborso dal fondo cassa scrive un voucher che include:
- L’importo erogato
- La data
- La persona che riceve il denaro
- Il motivo dell’esborso
- Il conto da addebitare
- La firma della persona che effettua l’esborso.
Se l’importo del contante nella cassetta di sicurezza non corrisponde mai all’importo registrato nella colonna del saldo, significa che qualcuno ha commesso un errore nel registrare le informazioni nel registro, o che parte del contante è sparito.
Altra lettura: L’arte della riconciliazione bancaria
Step 6: Inizia ad usare il tuo fondo per le piccole spese
Diciamo che il tuo ufficio ha finito le penne, e hai bisogno di comprarne alcune da Staples.
Per usare le piccole spese, prendi semplicemente la quantità di denaro di cui hai bisogno dalla cassetta di sicurezza (diciamo 10 dollari). Quando torni da Staples, deposita la ricevuta per le penne insieme a qualsiasi resto (diciamo 3,67 dollari in questo caso) di nuovo nella cassetta, e fai una voce corrispondente nel registro delle piccole spese.
Step 7: Abituati a riempire il tuo fondo per le piccole spese
Diciamo che alla fine del mese, hai 49,15 dollari rimasti nella tua cassetta, e vuoi aumentare il tuo fondo per le piccole spese di 150 dollari.85 per portarlo a 200 dollari.
Per fare ciò, dovrete semplicemente scrivere un altro assegno per la cassa, questa volta di 150,85 dollari, incassarlo, depositare il denaro nella cassetta di sicurezza e fare la voce appropriata nel vostro registro della cassa.
Passo 8: Registrare la ricarica nel tuo sistema di contabilità
Il primo passo per registrare una ricarica di petty cash nel tuo sistema di contabilità è riassumere tutte le piccole spese che sono state pagate usando il petty cash. Potremmo riassumere le spese del registro delle piccole spese di cui sopra nel modo seguente:
| Spesa | Importo |
|---|---|
| Postaggio | $80.63 |
| Carburante | $13.00 |
| Snack | $57.22 |
| Totale | $150.85 |
Ora che avete riepilogato tutte le vostre spese per la piccola cassa, fate la seguente registrazione nel vostro sistema contabile:
| Account | Debit | Credito |
|---|---|---|
| Postaggio | $80.63 | |
| Carburante | $13.00 | |
| Snack | $57.22 | |
| Cash | $150.85 | |
| Nota: ha completato il fondo per le piccole spese |
Una volta registrate le transazioni per le piccole spese sui libri contabili, la contabilità può utilizzarle durante la creazione dei rendiconti finanziari, in modo da poter calcolare accuratamente le piccole spese.
Se usate la contabilità per competenza, la ricarica può essere accreditata dai conti passivi invece che dai contanti.
Alcuni consigli su come gestire un fondo per le piccole spese in modo efficace
Metti per iscritto la tua politica per le piccole spese
Assicurati che chiunque abbia accesso ai fondi per le piccole spese sappia a cosa servono e fornisci alcuni esempi di spese tipiche per le piccole spese per assicurarti che non ci sia confusione.
Assicurati che tutti usino il registro delle piccole spese
Potrebbe sembrare noioso registrare ogni piccola spesa in questo modo, ma non c’è nulla di meschino nelle spese per le piccole spese. Dovete documentare tutte le vostre spese per la piccola cassa se volete scriverle sulle vostre tasse, proprio come fareste con qualsiasi altra entrata o spesa.
Ricordatevi di riconciliare
Ogni tanto, confrontate il saldo della piccola cassa registrato nel vostro registro per la piccola cassa con l’effettiva quantità di denaro rimanente nella vostra cassaforte. Se i numeri non corrispondono, significa che qualcosa è andato storto ed è necessario rivedere ogni spesa per trovare eventuali discrepanze.