- 11/20/2020
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- Si applica a: Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003
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Sommario
Questo articolo descrive alcune delle considerazioni da tenere in considerazione se si sta cercando di decidere dove pubblicare un modulo personalizzato di Outlook.
Più informazioni
In Outlook, i moduli personalizzati sono tipicamente pubblicati in una libreria di moduli in modo che solo una copia di un modulo sia memorizzata sul tuo computer. I singoli elementi contengono un campo Message Class che indica quale modulo utilizzare per visualizzare i dati contenuti nell’elemento. Quando si pubblicano moduli personalizzati in una libreria di moduli, i computer basati su Microsoft Exchange Server e Outlook utilizzano molte meno risorse e larghezza di banda perché il modulo stesso non ha bisogno di essere memorizzato in ogni singolo elemento.
Le soluzioni per i moduli di Outlook possono variare notevolmente, soprattutto perché Outlook ha una serie di diversi tipi di moduli standard. È spesso difficile determinare il posto migliore per pubblicare un modulo, e ci sono molti fattori da prendere in considerazione quando si prende la decisione.
Dove si possono pubblicare i moduli
I moduli possono essere pubblicati in tre posizioni. La tabella seguente delinea queste posizioni.
| Location | Description | |
|---|---|---|
| Una cartella (o Folder Forms Library) | Per la maggior parte delle soluzionibasate su soluzioni di moduli, pubblicare il modulo nella cartella in modo che sia disponibile ogni volta che qualcuno sta usando la cartella. Se si pubblica il modulo in una cartella pubblica, il modulo è disponibile a tutti coloro che possono accedere alla cartella. Se pubblichi il modulo in una delle tue cartelle personali, è disponibile solo per te quando stai usando quella cartella. I moduli Contatti, Posta, Attività e Diario sono esempi dei tipi di moduli che sono tipicamente associati a una cartella. Un vantaggio di pubblicare un modulo in una cartella è che il modulo è disponibile nel menu Azioni quando sei nella cartella. | |
| Libreria dei moduli organizzativi | Pubblica il modulo in questa libreria se vuoi rendere il modulo disponibile a tutti nella tua organizzazione, come un modulo per segnalare le ferie. Questa libreria è spesso utilizzata per i moduli dei messaggi di posta elettronica perché in genere non sono basati su una cartella specifica. Puoi pubblicare un modulo nella Libreria dei moduli organizzativi quando vuoi usare lo stesso modulo personalizzato in più di una cartella. Quando lo fai, puoi mantenere solo un singolo modulo pubblicato. I moduli pubblicati in questa libreria sono accessibili a tutti nell’organizzazione, a condizione che l’amministratore abbia dato le autorizzazioni per la libreria. La libreria è memorizzata sul computer basato su Microsoft Exchange Server. L’amministratore deve darti i permessi per pubblicare nella Libreria dei moduli dell’organizzazione. Questa autorizzazione è in genere concessa solo a pochi individui o a un dipartimento che gestisce il computer basato su Exchange Server. | |
| Libreria personale dei moduli | I moduli salvati in questa libreria sono accessibili solo a te. Quando pubblichi un modulo nella Libreria moduli personali, il modulo viene memorizzato come elemento nascosto nella cartella principale della tua casella di posta o del tuo file Cartelle personali (.pst), qualunque sia la posizione predefinita di consegna della posta. Come i moduli memorizzati nella Libreria dei moduli organizzativi, questi moduli possono essere aperti utilizzando il comando Scegli modulo. Salva un modulo in questa libreria quando crei un modulo per uso personale, ad esempio un modulo di messaggio di posta elettronica standard pre-indirizzato ai destinatari. | |
È anche possibile salvare un modulo di Outlook come file nel file system o come elemento in una cartella di Outlook. Microsoft raccomanda di evitare entrambi questi approcci, tuttavia, perché il modulo sarà un modulo unico.
È possibile salvare un modulo di Outlook nel file system come un file Outlook Template (.oft). Questo ti permette di allegare il modulo a un messaggio di posta elettronica e poi inviarlo a qualcun altro. Puoi anche usare il file .oft come backup del modulo. Per salvare un modulo come file .oft:
- Nel menu File, selezionare Salva con nome.
- Nella casella Nome file, digitare un nome per il modulo.
- Nella casella Salva come tipo, selezionare Modello di Outlook, e quindi selezionare Salva.
È anche possibile salvare il modulo come un elemento nella cartella corrente. Tuttavia, Microsoft non consiglia di farlo per i seguenti motivi:
- È facile cancellare accidentalmente il modulo.
- Tende a confondere la distinzione tra moduli e oggetti, e il risultato tipico è una cartella piena di oggetti diversi che contengono varie versioni dello stesso modulo. Questa non è generalmente una buona pratica quando si progettano moduli di Outlook.
- Gli elementi che sono memorizzati in una cartella hanno tipicamente dei dati associati ad essi, e di solito non si vogliono dati associati al proprio modulo. Pertanto, Microsoft raccomanda di non aprire un elemento in una cartella e poi entrare nella modalità di progettazione; aprire una nuova istanza del modulo e poi entrare nella modalità di progettazione.
- I moduli memorizzati come elementi sono moduli unici e hanno effetti collaterali indesiderati.
Per salvare un modulo nella cartella corrente, seleziona Salva nel menu File.
Considerazioni quando decidi dove pubblicare un modulo
Ci sono molte domande da prendere in considerazione quando decidi dove pubblicare un modulo:
- Il modulo è basato su una soluzione di cartelle, o è un modulo di messaggio e-mail che è progettato per essere inviato ai destinatari?
- Stai usando un computer basato su Exchange Server? Se state usando un computer basato su Exchange Server, è possibile pubblicare il modulo nella Libreria dei moduli dell’organizzazione, o la vostra organizzazione ha posto delle restrizioni sui tipi di moduli che possono essere archiviati lì?
- Se si tratta di un modulo per messaggi e-mail, sarà usato solo all’interno dell’organizzazione o sarà inviato ad altri destinatari al di fuori dell’organizzazione?
- Come sarà aperto il nuovo modulo?
Decidere dove pubblicare i moduli basati su cartelle
Quando si crea una soluzione basata su cartelle dove l’obiettivo principale del modulo è quello di visualizzare gli elementi in una singola cartella, in genere si pubblica il modulo nella cartella stessa. Quando si pubblica il modulo nella cartella, la cartella è un’entità autonoma e il modulo è disponibile nel menu Actions.
Tuttavia, ci sono scenari in cui si potrebbe non voler pubblicare un tipico modulo basato su cartelle in una cartella. Se usi un modulo in più di una cartella e ogni cartella usa sempre la stessa versione del modulo, considera la pubblicazione del modulo nella Libreria dei moduli organizzativi o nella Libreria dei moduli personali. Quando fai questo, c’è solo una copia del modulo pubblicato ed è più facile da aggiornare se hai bisogno di fare dei cambiamenti. Se sei l’unica persona che ha bisogno di accedere a questo modulo, pubblica il modulo nella Personal Forms Library. Se altre persone hanno bisogno di accedere al modulo, e il modulo è tipico in una cartella pubblica su un computer basato su Exchange Server, studia se puoi pubblicare il modulo nella Libreria dei moduli organizzativi. Un potenziale svantaggio di questo approccio è che il modulo non sarà disponibile nel menu Azioni a meno che non sia pubblicato nella cartella. Comunque, se è il modulo predefinito per la cartella, come è tipicamente il caso, questo non farà molta differenza perché tu o gli utenti possono usare un pulsante della barra degli strumenti per aprire nuovi elementi.
Decidere dove pubblicare i moduli basati su messaggi
Se il modulo è basato su un messaggio di posta elettronica ed è usato da te e solo da un paio di altri utenti, pubblica il modulo nella Libreria dei moduli personali per tutti gli utenti. Tuttavia, se hai intenzione di creare nuovi elementi basati su questo modulo, potresti volerlo pubblicare nella tua Posta in arrivo in modo da potervi accedere dal menu Azioni. Se il modulo sarà usato da molte persone all’interno di un’organizzazione, pubblicalo nella Libreria dei moduli dell’organizzazione in modo che ci sia solo una copia del modulo da mantenere e tutti gli utenti vi abbiano accesso. Questo approccio, tuttavia, può rendere il modulo più difficile da aprire.
Considerazioni e opzioni per l’apertura dei moduli
La seguente tabella descrive come gli utenti aprono tipicamente i moduli di Outlook a seconda di dove sono memorizzati i moduli:
| Tipo di modulo | Dove aprire |
|---|---|
| Cartella moduli | Se si apre la cartella che contiene i moduli, i moduli sono disponibili nel menu Azioni. |
| Libreria dei moduli organizzativi -e Libreria dei moduli personali |
I moduli memorizzati nella Libreria dei moduli organizzativi e nella Libreria dei moduli personali sono progettati per essere accessibili utilizzando la finestra di dialogo Scegli modulo. Per accedere a questi moduli, puntare su Nuovo nel menu File, quindi selezionare Scegli modulo. |
È possibile utilizzare i seguenti metodi per rendere i moduli più accessibili agli utenti.
Aggiungi il comando Scegli modulo alla barra degli strumenti
Outlook 2007 e Outlook 2003
Per ridurre il numero di passaggi necessari per accedere al comando Scegli modulo, aggiungi il comando alla barra degli strumenti in modo da poter visualizzare la finestra di dialogo con una sola selezione:
- Nel menu Visualizza, punta su Barre degli strumenti, quindi seleziona Personalizza.
- Seleziona la scheda Comandi nella finestra di dialogo Personalizza.
- Nella casella Categorie, assicurati che sia selezionato File.
- Nella casella Comandi, individua il comando Scegli forma, e poi trascinalo nella posizione della barra degli strumenti che desideri.
- Selezionate Close.
Outlook 2013 e Outlook 2010
Per ridurre il numero di passaggi necessari per accedere al comando Scegli modulo, aggiungete la scheda Sviluppatore alla barra multifunzione in modo da poter visualizzare la finestra di dialogo Scegli modulo con un paio di selezioni:
- Fate clic destro sulla barra multifunzione di Outlook, quindi selezionate Personalizza la barra multifunzione.
- Nell’elenco delle schede principali, seleziona Sviluppatore, e poi seleziona OK.
Nella scheda Sviluppatore della barra multifunzione di Outlook, dovreste vedere visualizzato Choose Form.
Aprire un modulo utilizzando Visual Basic for Applications o un add-in COM
Se un modulo è pubblicato nella Libreria dei moduli personali o nella Libreria dei moduli organizzativi, potete considerare di pubblicare un modulo in una cartella in modo che appaia nel menu Azioni. Tuttavia, se il modulo viene aggiornato, assicuratevi che il modulo venga distribuito nuovamente in modo da non creare problemi con la cache dei moduli di Outlook.
Salvare un file .oft sul desktop o nel menu Start
Anche se Microsoft non raccomanda in genere di salvare un file .oft sul desktop o nel menu Start, è possibile salvare un file Modello di Outlook (.oft) in entrambe le posizioni. Gli elementi che vengono creati facendo questo contengono moduli una tantum che tipicamente causano effetti collaterali indesiderati a seconda del design del modulo e di come viene usato.