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In Risorse Umane – di Dave Anderson
Se lavorate nelle Risorse Umane, sapete quanto è importante aggiungere un nuovo dipendente al team. Dopo aver affrontato il processo di assunzione – che è un’impresa in sé e per sé – bisogna poi dare il benvenuto al nuovo assunto e dirgli tutto quello che deve sapere sul lavoro nella vostra azienda.
Molti nuovi dipendenti vogliono saltare dentro e iniziare a lavorare subito. Tuttavia, ci sono alcune formalità che devono essere sbrigate prima. Anche se molte di queste cose non sono eccitanti per un nuovo assunto impaziente e pronto a iniziare, l’onboarding (o preboarding) è una funzione importante in qualsiasi azienda. Il dipendente ha bisogno di incontrare tutti, vedere l’intero posto di lavoro, compilare documenti importanti, imparare come funziona l’azienda e ricevere gli strumenti adeguati per fare il lavoro. Poi possono iniziare a lavorare.
Che cos’è l’onboarding?
Abbiamo tutti sperimentato l’onboarding quando si inizia un nuovo lavoro. Il primo giorno ti rechi in ufficio pronto a iniziare. Probabilmente ti dedicherai subito a quel bel progetto di cui hai parlato con il tuo nuovo manager durante il colloquio, giusto? Non così in fretta.
Accogliete un nuovo assunto usando la nostra checklist di onboarding
Quando arrivate, venite rapidamente consegnati a un rappresentante delle risorse umane per l’onboarding. Probabilmente ti faranno fare un giro dell’ufficio e ti presenteranno a tutti prima di portarti in una stanza per completare i compiti comuni di onboarding come:
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- Compilazione dei moduli per la busta paga e le tasse
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- Iscrivere assicurazioni e risparmi previdenziali
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- Ricevere un computer, account di posta elettronica, chiave dell’ufficio e altre necessità
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- Apprendere le politiche aziendali coperte nel manuale
- Imparare l’organigramma e le procedure aziendali comuni
Questi sono solo alcuni esempi di altoesempi di alto livello di ciò che è tipicamente coperto nell’onboarding dei dipendenti. La vostra azienda e il ruolo specifico per cui siete stati assunti potrebbero avere altri requisiti che devono essere gestiti. Una volta che tutto è completo, il nuovo assunto può partecipare all’onboarding specifico per la sua squadra (che copre l’obiezione al ruolo, la programmazione delle riunioni ricorrenti, qualsiasi formazione richiesta). Poi possono finalmente iniziare.
Che cos’è il preboarding?
Mentre l’onboarding è importante, probabilmente vi siete resi conto di quanto sia inefficiente. Richiede di togliere un dipendente motivato dalla sua scrivania per un lavoro che non fa progredire l’azienda.
Molte aziende ora iniziano il processo tra quando un candidato accetta l’offerta di lavoro e il suo primo giorno. Questo è noto come preboarding.
Alcune procedure, come il rilascio di un computer e forse la copertura delle politiche aziendali, dovranno essere coperte di persona. Ma altre che non richiedono molte spiegazioni, come il completamento dei documenti fiscali e assicurativi, possono essere gestite via e-mail prima che il dipendente inizi a lavorare. Il preboarding fa risparmiare molto tempo e permette al nuovo assunto di concentrarsi sul lavoro dal primo giorno in poi. Ma ci sono una serie di altre ragioni per optare per il preboarding rispetto all’onboarding tradizionale.
Vantaggi del preboarding di un nuovo assunto
Il preboarding è molto più che spostare le attività di onboarding prima del giorno di inizio del dipendente. Oltre a squadrare tutte le formalità, si concentra anche sul dare il benvenuto a un nuovo assunto e mettere la sua mente a proprio agio prima di iniziare a lavorare.
Accettare un nuovo lavoro è una decisione di vita importante. Anche se si è eccitati da tutte le possibilità durante la fase del colloquio, è facile ripensare alla propria decisione dopo aver detto sì all’offerta di lavoro. La maggior parte delle persone non inizia subito un nuovo lavoro, quindi c’è tutto il tempo per chiedersi se sarebbe stato meglio mantenere il vecchio lavoro o accettare un ruolo con una società diversa. Questi sentimenti sono naturali e derivano da tutta l’incertezza che deriva dal fare un cambio di carriera.
È possibile eliminare molti di questi sentimenti negativi con alcune altre attività di preboarding. Invece di inviare semplicemente dei documenti da far compilare al nuovo assunto, puoi anche dargli il benvenuto nei seguenti modi:
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- Invia una mail a tutta l’azienda annunciando l’assunzione e incoraggia tutti a dare il benvenuto al nuovo collega.
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- Invitali a passare in ufficio. Fagli fare un giro e mostra loro dove lavoreranno.
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- Fissa un pranzo con il loro team immediato in modo che possano conoscere tutti in un ambiente casuale.
- Stai in contatto prima del primo giorno. Invia un’e-mail chiedendo se hanno domande e fagli sapere che ti stai preparando per il loro arrivo.
L’onboarding è una parte necessaria per portare un nuovo dipendente nel team. Ma non c’è motivo di rimandare fino alla data di inizio ufficiale.
Utilizza il periodo di inattività che precede il primo giorno del nuovo assunto per occuparti delle scartoffie e mantenere l’entusiasmo che si è creato durante il processo di assunzione.
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