La característica más importante de un buen diseño de oficina es la funcionalidad. Sin embargo, con demasiada frecuencia nuestras oficinas están abarrotadas de tantas máquinas de oficina, equipos, suministros y trozos de papel que nuestras oficinas pequeñas o domésticas son completamente disfuncionales.
¿Tienes que mover las cosas para que no estorben antes de poder sentarte a trabajar? Hay tantos papeles en tu escritorio que se derraman por el suelo? ¿Necesita contactar con un equipo de búsqueda y rescate para encontrar lo que sea que esté buscando? Entonces es definitivamente el momento de arremangarse y organizar tu oficina.
Puedes tener el diseño de oficina más atractivo y actualizado que exista y aun así no ser capaz de lograr lo que necesitas si no organizas tu oficina.
Estos pasos para un cambio de imagen en la oficina le mostrarán cómo organizar su escritorio y su espacio de oficina para que tenga un diseño de oficina que pueda apreciar y en el que pueda trabajar.
Despejar los caminos
Un amigo tenía una mesa de café en medio de su oficina, lo que hacía que moverse desde el escritorio hasta el archivador fuera una tarea que rompía las espinillas para cualquiera que no tuviera la agilidad y el equilibrio de un acróbata entrenado. Como nunca recibía clientes en su despacho, la mesa de centro sólo se utilizaba cuando ponía cosas sobre ella. Mover la mesa de café fuera le dio un camino libre y le ahorró un montón de posibles daños en las espinillas.
¿Hay obstáculos de muebles en el diseño de su oficina? Muévelos o quítalos por completo. Necesitas poder caminar por ahí.
Despeja tu escritorio
Ahora sí. ¿No se ve bien? Un alarde de diseño de oficina. Ahora la parte difícil. Empieza a organizar tu oficina mirando el escritorio de tu oficina y decide qué tiene que estar ahí. Tu ordenador, obviamente. Ponlo en su sitio. El teléfono, sin duda. Ponlo en su sitio también. Pero, ¿qué más?
Mira todas las demás cosas que has quitado de tu mesa y pregúntate: «¿Tiene que estar en la mesa de mi oficina?». Si no es algo que utilizas a diario para facilitar tu trabajo, no tiene por qué estar ahí y es hora de buscarle otro lugar.
¿La pila de papeles que tienes pendiente? Ocúpate de ellos y archívalos. El donut a medio comer de la semana pasada. Ya sabes qué hacer con eso…
Usa caddies y bandejas para organizar tu escritorio y tus cajones
Las tiendas de suministros de oficina y las cadenas minoristas tienen todo tipo de bandejas y caddies de plástico, incluso aquellos que están diseñados para encajar perfectamente en un cajón del escritorio. Utilícelos para organizar su material de oficina. Ahora todos esos bolígrafos sueltos, clips y chinchetas tienen un lugar donde ir, y cuando quieras uno, podrás encontrarlo.
Para organizar aún más tu escritorio, las bandejas apilables son ideales para tu bandeja de entrada y salida. Te ayudarán a mantener el escritorio de tu oficina ordenado y a ahorrar espacio.
Actualiza tu equipo
¿Qué máquinas de oficina te están retrasando o desordenando el diseño de tu oficina? Su ordenador necesita una actualización de la memoria o del disco duro? Tal vez sea el momento de deshacerse de su vieja impresora, fax y escáner e invertir en una impresora multifunción. O ha llegado el momento de actualizar el primitivo teléfono de tonos por un altavoz. Aumente la funcionalidad de sus máquinas de oficina y disponga de un poco más de espacio de trabajo.
Sáquelo de su escritorio
Despeje aún más espacio de trabajo y organice su oficina dando a algunos de sus elementos esenciales de oficina su propio espacio separado. Por ejemplo, la impresora o la fotocopiadora multifunción no deberían estar en tu mesa. Invertir en un soporte para la impresora la mantendrá a una distancia utilizable, liberará más de ese valioso espacio del escritorio y le dará más espacio de almacenamiento en los estantes para accesorios como el papel de la impresora.
¿Tienes un escritorio pequeño y necesitas aún más espacio? Una mesa auxiliar colocada junto a su escritorio añadirá un toque elegante al diseño de su oficina y servirá como zona de trabajo adicional. Asegúrese de elegir una de la altura adecuada para poder trabajar en ella sin tener que encorvarse.
¿Su escritorio está abarrotado de libros o manuales? Invierta en una estantería, ya sea independiente o empotrada. Se sorprenderá de cuánto espacio más tiene para trabajar cuando sólo mueve algunos libros de su escritorio.
¿Cómo más puede mejorar el diseño de su oficina y organizarla ahora que tiene un espacio de trabajo atractivo y funcional? Prueba estos consejos:
Dale a tus ojos algo atractivo en lo que descansar
Siéntate frente a tu ordenador con las manos en el teclado y mira lejos del monitor, haciendo un barrido de 90 grados (o lo máximo que puedas encuestar cómodamente sin torcer el cuello). El Centro Canadiense de Salud Laboral & Seguridad recomienda apartar la mirada de la pantalla del ordenador cada pocos minutos y enfocar los ojos en objetos más lejanos para ayudar a combatir la fatiga y el cansancio ocular. Pero, ¿hay algo atractivo en su rango de visión? Si no es así, añada al diseño de su oficina algo que merezca la pena mirar, como un cuadro, una lámina o un póster que le guste. Si el espacio lo permite y las condiciones son las adecuadas, una planta viva y floreciente puede hacer maravillas para vestir un espacio de oficina y alimentar tu espíritu. ¿Tienes poco espacio? Coloque un pequeño tablero de corcho y utilícelo para colgar cosas que le hagan feliz, como fotos de familiares y amigos, dibujos de sus hijos o incluso un calendario colorido.
Ponga a prueba su renovado escritorio de oficina
Siéntese en su nuevo y mejorado escritorio y trabaje. ¿Está todo lo que necesita al alcance de la mano? Ajuste el diseño de su oficina según sea necesario, moviendo los artículos o equipos que más necesite para que estén al alcance de la mano. Por ejemplo, no debería tener que levantarse y abandonar su escritorio para grapar algo. Toma nota también de lo que no utilizas. Si no lo usas mucho, la regla para organizar tu oficina es que se guarde más lejos.
Comprueba tus necesidades de almacenamiento
Las oficinas pequeñas y domésticas parecen producir más papel que cualquier otra cosa. Y muchas de las cosas que abarrotan nuestras oficinas son simplemente cosas que están fuera porque no hay ningún otro sitio donde ponerlas. Organiza tu oficina comprando otro archivador si lo necesitas o añadiendo un armario para suministros. Así tendrás un lugar donde ponerlo y mantener el diseño de tu oficina despejado será más fácil.
Instala un centro de reciclaje
Papel, cartón, vidrio, botellas de plástico y envases de bebidas: gran parte del material que tiramos en nuestras oficinas es reciclable. Facilite que la gente haga lo correcto y elimine el desorden de su oficina instalando un pequeño centro de reciclaje con contenedores etiquetados, dentro o cerca de su oficina. Los contenedores de plástico son baratos y fáciles de transportar por una sola persona cuando llega el momento de llevar el reciclaje a la acera o al depósito de reciclaje.
Renovar el tratamiento de las ventanas
Si su oficina pequeña o en casa tiene ventanas, recuerde que los tratamientos de las ventanas son parte del diseño de su oficina. Un nuevo tipo y/o color de persianas o cortinas puede marcar una diferencia visual impactante en el ambiente de su oficina. ¿Le gusta lo que tiene o no quiere gastar el dinero en actualizar los tratamientos de las ventanas ahora mismo? Entonces opte por una limpieza. Nada dice más primavera que la limpieza y la frescura.
Realiza el escritorio de tu oficina
Sólo porque hayas utilizado un diseño de oficina durante años no significa que no puedas cambiarlo. Echa un vistazo crítico a cómo está colocado el escritorio de tu oficina dentro de la habitación. Mover tu escritorio puede darte una perspectiva totalmente nueva e incluso hacerte más productivo. Si, por ejemplo, tu mesa de oficina está encajada en una esquina y el espacio te lo permite, sácala al centro de la habitación. Si tu escritorio está de espaldas a la única ventana, acércalo a ella para aprovechar el aumento de la luz natural.
Píntalo de azul
Si te tomas en serio la idea de darle un aire nuevo al diseño de tu oficina, una capa de pintura fresca es la solución. El azul es el color estrella de esta temporada, en todo tipo de tonos relajantes. Echa un vistazo a tu ferretería o tienda de pintura más cercana y seguro que encuentras un tono que te atraiga.
Independientemente de que elijas o no repintar tu pequeña oficina o tu oficina en casa, si has seguido los demás pasos para organizar tu oficina, ahora tienes un espacio de oficina que no sólo tiene un aspecto más ordenado, sino que será más fácil trabajar en él. Y con los cambios que has hecho, mantener tu oficina organizada también será más fácil.