- 11/20/2020
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- a que se aplica: Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003
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Sumário
Este artigo descreve algumas das considerações a ter em conta se estiver a tentar decidir onde publicar um formulário personalizado do Outlook.
Mais informações
No Outlook, os formulários personalizados são normalmente publicados numa biblioteca de formulários, de modo a que apenas uma cópia de um formulário seja armazenada no seu computador. Os itens individuais contêm um campo Classe de Mensagem que indica qual o formulário a utilizar para exibir os dados que estão contidos no item. Quando publica formulários personalizados para uma biblioteca de formulários, os computadores baseados no Microsoft Exchange Server e o Outlook utilizam consideravelmente menos recursos e largura de banda porque o formulário em si não precisa de ser armazenado dentro de cada item individual.
Outlook forms solutions can vary greatly, especially because Outlook has a number of different types of standard forms. É muitas vezes difícil determinar o melhor local para publicar um formulário, e há muitos factores a ter em conta quando se toma a decisão.
Onde se pode publicar formulários
Forms podem ser publicados em três locais. A tabela seguinte descreve esses locais.
| Localização | Descrição |
|---|---|
| Uma pasta (ou Biblioteca de Formulários de Pastas) | Para a maioria das pastas-com base em soluções de formulários, publicar o formulário na pasta para que esteja disponível sempre que alguém estiver a utilizar a pasta. Se publicar o formulário numa pasta pública, o formulário está disponível a todos os que podem aceder à pasta. Se publicar o formulário numa das suas pastas pessoais, ele só estará disponível quando estiver a utilizar essa pasta. Os formulários de Contacto, Correio, Tarefa e Diário são exemplos dos tipos de formulários que estão tipicamente associados a uma pasta. Uma vantagem de publicar um formulário para uma pasta é que o formulário está disponível no menu Acções quando está na pasta. |
| Publicar o formulário para esta biblioteca se quiser disponibilizar o formulário a todos na sua organização, tal como um formulário para reportar o tempo de férias. Esta biblioteca é frequentemente utilizada para formulários de mensagens de correio electrónico, porque normalmente não se baseiam numa pasta específica. Pode publicar um formulário na Biblioteca de Formulários Organizacionais quando quiser utilizar o mesmo formulário personalizado em mais do que uma pasta. Quando o faz, só pode manter um único formulário publicado. Os formulários que são publicados para esta biblioteca são acessíveis a todos na organização desde que o administrador lhes dê permissões para a biblioteca. A biblioteca é armazenada no computador baseado no Microsoft Exchange Server. O administrador deve dar-lhe permissões para publicar na Biblioteca de Formulários Organizacionais. Esta permissão é normalmente dada apenas a alguns indivíduos ou a um departamento que gere o computador baseado no Exchange Server. | |
| Biblioteca de Formulários Pessoais | Formulários que são guardados nesta biblioteca são apenas acessíveis a si. Quando publica um formulário na Biblioteca de Formulários Pessoais, o formulário é armazenado como um item escondido na pasta raiz da sua caixa de correio ou ficheiro de Pastas Pessoais (.pst), qualquer que seja o seu local de entrega de correio por defeito. Tal como os formulários que são armazenados na Biblioteca de Formulários Organizacionais, estes formulários podem ser abertos usando o comando Escolher Formulário. Guarde um formulário nesta biblioteca quando criar um formulário para seu uso pessoal, tal como um formulário padrão de mensagem de correio electrónico que é pré-endereçado aos destinatários. |
É também possível armazenar um formulário Outlook como ficheiro no sistema de ficheiros ou como item numa pasta Outlook. A Microsoft recomenda que evite estas duas abordagens, contudo, porque o formulário será um formulário único.
Pode guardar um formulário Outlook no sistema de ficheiros como um ficheiro Template (.oft) do Outlook. Isto permite-lhe anexar o formulário a uma mensagem de correio electrónico, e depois enviar o formulário a outra pessoa. Também pode utilizar o ficheiro .oft como cópia de segurança do formulário. Para guardar um formulário como ficheiro .oft:
- No menu Ficheiro, seleccione Guardar como.
- Na caixa Nome do ficheiro, escreva um nome para o formulário.
- Na caixa Guardar como tipo, seleccione Modelo Outlook, e depois seleccione Guardar.
Também pode guardar o formulário como um item na pasta actual. Contudo, a Microsoft não recomenda que o faça pelas seguintes razões:
- É fácil apagar acidentalmente o formulário.
- Tende a desfocar a distinção entre formulários e itens, e o resultado típico é uma pasta que é preenchida com itens diferentes que contêm várias versões do mesmo formulário. Isto geralmente não é uma boa prática quando se concebem formulários do Outlook.
- Items que são armazenados numa pasta têm tipicamente dados associados a eles, e normalmente não se querem dados associados ao formulário. Portanto, a Microsoft recomenda que não abra um item numa pasta e depois entre no modo de desenho; abra uma nova instância do formulário e depois entre no modo de desenho.
- Formulários que são armazenados como itens são formulários únicos e têm efeitos secundários indesejados.
Para guardar um formulário na pasta actual, seleccione Guardar no menu Ficheiro.
Considerações quando se decide onde publicar um formulário
Há muitas questões a ter em conta quando se decide onde publicar um formulário:
- É o formulário baseado numa solução de pasta, ou é um formulário de mensagem de correio electrónico que foi concebido para ser enviado aos destinatários?
- Está a utilizar um computador baseado no Exchange Server? Se estiver a utilizar um computador baseado em Exchange Server, é possível publicar o formulário na Biblioteca de Formulários Organizacionais, ou a sua organização colocou restrições quanto aos tipos de formulários que podem ser armazenados ali?
- Se este for um formulário de mensagem de correio electrónico, será utilizado apenas dentro da organização, ou será enviado para outros destinatários fora da organização?
- Como será aberto o novo formulário?
>li>Quantas pessoas necessitam de acesso ao formulário?li>O formulário será actualizado frequentemente, o que torna importante ter apenas uma cópia do formulário implantado centralmente?li>O formulário precisa de estar disponível offline?
Decidir onde publicar formulários baseados em pastas
Quando se cria uma solução baseada em pastas onde o foco principal do formulário é mostrar os itens numa única pasta, normalmente publica-se o formulário na própria pasta. Quando se publica o formulário para a pasta, a pasta é uma entidade autónoma e o formulário está disponível no menu Actions.
No entanto, existem cenários em que pode não querer publicar um formulário típico baseado em pastas para uma pasta. Se utilizar um formulário em mais do que uma pasta, e cada pasta utilizar sempre a mesma versão do formulário, considere a publicação do formulário na Biblioteca de Formulários Organizacionais ou na Biblioteca de Formulários Pessoais. Quando o faz, existe apenas uma cópia do formulário publicado e é mais fácil de actualizar se precisar de fazer alterações. Se for a única pessoa que precisa de ter acesso a este formulário, publique o formulário na Biblioteca de Formulários Pessoais. Se outras pessoas precisarem de aceder ao formulário, e o formulário for típico de uma pasta pública num computador baseado em Exchange Server, investigue se poderá ou não publicar o formulário na Biblioteca de Formulários Organizacionais. Uma desvantagem potencial para esta abordagem é que o formulário não estará disponível no menu Acções, a menos que seja publicado na pasta. Contudo, se for o formulário padrão para a pasta, como é normalmente o caso, isto não fará muita diferença porque você ou os utilizadores podem usar um botão da barra de ferramentas para abrir novos itens.
Decidir onde publicar formulários baseados em mensagens
Se o formulário for baseado numa mensagem de correio electrónico e for usado por si e apenas por alguns outros utilizadores, publique o formulário na Biblioteca de Formulários Pessoais para todos os utilizadores. No entanto, se vai criar novos itens com base neste formulário, poderá querer publicá-lo na sua Caixa de Entrada para que possa aceder ao mesmo no menu Acções. Se o formulário vai ser utilizado por muitas pessoas dentro de uma organização, publique-o na Biblioteca de Formulários Organizacionais para que haja apenas uma cópia do formulário a manter e todos os utilizadores tenham acesso ao mesmo. Esta abordagem, contudo, pode tornar o formulário mais difícil de abrir.
Considerações e opções para abrir formulários
A tabela seguinte descreve como os utilizadores abrem normalmente formulários do Outlook, dependendo do local onde os formulários são armazenados:
| Form Type | Where to open |
|---|---|
| Folder forms | Se abrir a pasta que contém os formulários, os formulários estão disponíveis no menu Acções. |
| Biblioteca de Formulários Organizacionais -and- Biblioteca de Formulários Pessoais |
Formulários armazenados na Biblioteca de Formulários Organizacionais e na Biblioteca de Formulários Pessoais são concebidos para serem acedidos utilizando a caixa de diálogo Escolher Formulário. Para aceder a estes formulários, apontar para Novo no menu Ficheiro, e depois seleccionar Choose Form. |
P>Pode usar os seguintes métodos para tornar os formulários mais acessíveis aos utilizadores.
Adicionar o comando Choose Form à barra de ferramentas
Outlook 2007 e Outlook 2003
Para encurtar o número de passos necessários para aceder ao comando Choose Form, adicione o comando à barra de ferramentas para que possa exibir a caixa de diálogo com um único select:
- No menu View, aponte para Toolbars, e depois seleccione Customize.
- Seleccionar a tabulação Comandos na caixa de diálogo Personalizar.
- Na caixa Categorias, certifique-se de que Ficheiro está seleccionado.
- Na caixa Comandos, localize o comando Escolher Formulário, e depois arraste-o para a localização da barra de ferramentas que pretende.
- Select Close.
Outlook 2013 e Outlook 2010
Para encurtar o número de passos necessários para aceder ao comando Choose Form, adicione o separador Developer à fita para que possa exibir a caixa de diálogo Choose Form com um par de selecções:
- Clique com o botão direito do rato na fita do Outlook, e depois seleccione Customize the Ribbon.
- Na lista de Separadores Principais, seleccione Desenvolvedor, e depois seleccione OK.
No separador Desenvolvedor na fita do Outlook, deverá ver a opção Choose Form display.
Abrir um formulário usando Visual Basic for Applications ou um COM Add-in
Se um formulário for publicado na Biblioteca de Formulários Pessoais ou na Biblioteca de Formulários Organizacionais, poderá querer considerar a publicação de um formulário numa pasta para que apareça no menu Actions. Contudo, se o formulário for actualizado, certifique-se de que o formulário é redistribuído de modo a não criar problemas com a cache de formulários do Outlook.
Guardar um ficheiro .oft no Ambiente de Trabalho ou no menu Iniciar
Embora a Microsoft não recomende normalmente guardar um ficheiro .oft no Ambiente de Trabalho ou no menu Iniciar, pode guardar um ficheiro de Template (.oft) do Outlook (.oft) em qualquer um dos locais. Os itens que são criados ao fazer isto contêm formulários únicos que tipicamente causam efeitos secundários indesejados, dependendo do desenho do formulário e de como é utilizado.