É preciso fazer uma entrega de última hora pelo correio, e os correios fecham em 15 minutos. Também precisa de comprar comida para a sua equipa para um sprint ao fim da tarde, e a impressora do escritório está sem tinta. A sua empresa ainda não é grande o suficiente para ter cartões de crédito da empresa, e é grande em manter as despesas pessoais e empresariais separadas.
Seria certamente bom ter algum dinheiro de reserva por perto para pagar estas pequenas despesas empresariais, não seria? É aí que entra o pequeno dinheiro vivo.
O que é o pequeno dinheiro vivo?
O pequeno dinheiro vivo é simplesmente qualquer dinheiro físico que o seu negócio mantém à mão para pagar despesas pequenas e não planeadas. A maioria das empresas não guarda mais do que algumas centenas de dólares em mesquinharias. Normalmente guardam-no num cofre ou numa caixa registadora, e têm algum tipo de sistema para garantir que nenhum se perca.
Quais são algumas despesas típicas de dinheiro vivo?
A maioria das pequenas empresas gasta o seu pequeno dinheiro em coisas como:
- Material de escritório
- Café e lanches
- Postage
- Combustível e estacionamento para viagens de trabalho
- Reembolsos aos empregados por pequenas despesas
- Outras despesas imprevisíveis que são demasiado pequenas para passar um cheque para
Por que é que preciso de um fundo de mesquinho dinheiro devidamente criado?
Muitas pequenas empresas não têm um sistema formal para os pequenos proprietários de caixa irão simplesmente pagar do bolso por pequenas despesas e esperar que nada corra mal.
Isso pode tornar-se confuso e caro à medida que uma empresa cresce: as suas despesas aleatórias tornam-se mais frequentes, e o número de despesas dedutíveis de impostos que a sua empresa faz aumenta.
As pequenas despesas que a sua empresa faz com o dinheiro pequeno podem não parecer um grande negócio, em termos de impostos. Mas podem ser somadas. Se a sua média de despesas de dinheiro por mês for de $100, isso é $1.200, poderá potencialmente anular a sua conta de impostos no próximo ano!
Pode ser tentador improvisar durante o máximo de tempo possível, mas a criação de um sistema de dinheiro líquido adequado é crucial.
Como é que funciona?
A maioria das pequenas empresas utiliza o sistema de impressão para o seu pequeno dinheiro, o que é apenas uma forma elegante de dizer que o fundo começa com um montante pré-estabelecido (digamos, $200) e é reabastecido até esse montante se cair abaixo de um certo limiar (digamos, $20).
As pequenas empresas registarão frequentemente todos os desembolsos num registo e colocarão uma pessoa encarregue do pequeno numerário para garantir que nenhum dos fundos desaparece.
Como é que eu estabeleço um sistema de pequeno numerário adequado?
Passo 1: Obter um cofre ou caixa registadora
P>É possível encontrá-los na maioria das lojas de material de escritório. Sem um local físico e dedicado para guardar o dinheiro vivo, provavelmente perderá a noção do mesmo, e/ou fará tantas excepções a quando utilizar o dinheiro vivo que deixará de ser útil.
Passo 2: Escolha um depositário de dinheiro vivo
O depositário de dinheiro vivo está encarregado de gerir o fundo de dinheiro vivo. Se o seu negócio for suficientemente pequeno, este pode ser você. Se gerir um fundo sem fins lucrativos, este será provavelmente o seu tesoureiro. Para pequenas empresas ligeiramente maiores, este pode ser o seu administrador de escritório.
Porquê uma pessoa? Fazer com que uma única pessoa seja responsável por pequenos cortes de dinheiro em dinheiro e minimizar o risco de roubo.
Passo 3: Definir um montante inicial, um limite de reabastecimento, e um limite de levantamento
Quanto dinheiro em dinheiro pequeno deve manter à mão? Isso depende de quantas pequenas despesas se fazem e de quantas vezes se fazem, mas a maioria das empresas parecem bem transportando entre $100 e $200 em dinheiro mesquinho.
Utilize o seu julgamento, e ponha menos no fundo de dinheiro mesquinho do que pensa que precisa – pode sempre aumentar a quantia mais tarde.
Passo 4: Vá a uma caixa multibanco, ou passe um cheque a dinheiro mesquinho
P>Dizemos que decide sobre um fundo de dinheiro mesquinho de $200. O passo seguinte é passar um cheque a dinheiro vivo de $200, descontar e guardar na sua caixa registadora ou lockbox.
Esta é a primeira entrada na sua conta de dinheiro vivo, representada pela seguinte entrada no diário que mostra o dinheiro vivo que sai da sua conta bancária.
| Account | ||
|---|---|---|
| Petty Cash | $200 | >/td> |
| Cash | /td> | $200 |
Step 5: Criar um registo de caixa mesquinho
É preciso também de um registo para acompanhar todas as despesas que está a fazer utilizando o seu dinheiro mesquinho. Eis como pode ser um registo de dinheiro vivo para um pequeno negócio típico no final do mês:
XYZ Inc.
Log de dinheiro em espécie
Para o mês de Abril, 2019
| Date | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| 1/4/2019 | 4001 | Float | 200.00 | /td> | |
| 3/4/2019 | 4002 | Postage | >/td>>21.22 | 178.78 | |
| 7/4/2019 | Combustível para veículo de entrega | >/td>>13.00 | 165.78 | ||
| 11/4/2019 | Snacks | >/td> | 9.00 | 156.78 | |
| 13/4/2019 | Mais aperitivos | >/td> | 9.00 | 147.78 | |
| 14/4/2019 | >>/td>>39.22 | ||||
| 17/4/2019 | 4007 | FedEx entrega | >>/td>>>>>21.43 | 87.13 | |
| 19/4/2019 | 4008 | Entrega do Purolator | 49.15 |
Total dinheiro restante: $49.15
Top up required: $150.85
Notificação de como a linha da extrema direita lista o saldo actual do fundo de caixa de pequena dimensão? Isto permite-lhe reconciliar – a sua contabilidade chique fala por “cheque duplo” – o seu fundo de caixa pequeno na mosca.
P>P>Pode também optar por utilizar vales de caixa pequeno. A pilha de vouchers desempenha o papel de um registo. Qualquer pessoa que faça um desembolso a partir de pequenos vales de caixa escreve um vale que inclui:
- O montante desembolsado
- A data
- A pessoa que recebe o dinheiro
- O motivo do desembolso
- A conta a ser debitada
- Uma assinatura da pessoa que faz o desembolso.
Se o montante de dinheiro em caixa não corresponder ao montante registado na coluna de saldo, isso significa que alguém cometeu um erro ao registar informações no registo, ou que algum do pequeno dinheiro em caixa desapareceu.
Outra leitura: A Arte da Reconciliação Bancária
Passo 6: Comece a usar o seu pequeno fundo de caixa
Digamos que o seu escritório fica sem canetas, e precisa de comprar algumas de Staples.
Para usar o pequeno fundo de caixa, basta ir buscar o dinheiro que precisar ao cofre (digamos, $10). Quando regressar de Staples, deposite o recibo das canetas juntamente com qualquer troco restante (digamos que é $3,67 neste caso) de novo no cofre, e faça uma entrada correspondente no registo do dinheiro líquido.
Passo 7: Habitue-se a reabastecer o seu fundo de dinheiro líquido
Vamos dizer que no final do mês, tem $49,15 restantes no seu cofre, e quer aumentar o seu fundo de dinheiro líquido em $150.85 para o recuperar até $200,
Para o fazer, bastava passar outro cheque ao fundo de caixa, desta vez por $150,85, descontá-lo, depositar o dinheiro no cofre, e fazer a entrada apropriada no seu registo de caixa.
Passo 8: Registar a recarga no seu sistema contabilístico
O primeiro passo para registar uma recarga de dinheiro vivo no seu sistema de contabilidade é resumir todas as pequenas despesas que foram pagas pela utilização de dinheiro vivo. Podemos resumir as despesas a partir do registo de caixa pequena acima, da seguinte forma:
| Expense | Amount |
|---|---|
| Postage | $80.63 |
| $13.00 | |
| $57.22 | |
| Total | $150.85 |
Agora que tem todas as suas pequenas despesas de caixa resumidas, faça o seguinte lançamento diário no seu sistema contabilístico:
| Account | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Postage | $80.63 | |
| Fuel | $13,00 | /td>> |
| Snacks | $57,22 | |
| Cash | >/td> | $150.85 |
| Nota: fundo de caixa pequeno complementado |
Após ter introduzido as suas transacções de caixa pequeno nos livros, a sua contabilidade pode utilizá-los ao criar demonstrações financeiras – para que possa factorar com precisão o dinheiro pequeno nas suas despesas.
Se utilizar a contabilidade de exercício, a recarga pode ser creditada a partir de contas a pagar em vez de dinheiro.
algumas dicas sobre como gerir eficazmente um fundo de caixa pequeno
Ponha a sua política de caixa pequeno por escrito
Certifique-se de que todos os que têm acesso a fundos de caixa pequeno sabem para que servem, e forneça alguns exemplos de despesas típicas de caixa pequeno para ter a certeza de que não há confusão.
Certifique-se de que todos utilizam o registo das pequenas despesas em dinheiro
Pode parecer aborrecido registar cada pequena despesa desta forma, mas não há nada de mesquinho nas pequenas despesas em dinheiro. Deve documentar todas as suas pequenas despesas de caixa se quiser anotá-las nos seus impostos, tal como faria com qualquer outra receita ou despesa.
Lembrar-se de reconciliar
De vez em quando, compare o saldo de caixa pequeno registado no seu diário de caixa pequeno com o montante real restante de caixa no seu cofre. Se os números não corresponderem, isso significa que algo correu mal, e é necessário rever cada despesa para detectar quaisquer discrepâncias.