O Problema
Um programa de folha de cálculo é uma ferramenta fantástica para manter e calcular pequenos conjuntos de informação. O Microsoft Excel é fácil de compreender, criar nomes de colunas, introduzir os seus dados, criar fórmulas, e está a caminho. Pode classificar, filtrar e formatar os dados de forma rápida e fácil. Mas as folhas de cálculo não são ideais para lidar com centenas de registos onde é necessário ter “uma versão da verdade” para algo como um cliente, um contacto, ou “coisa” principal que precisa de rastrear. É muito fácil introduzir erros numa folha de cálculo, o que depois torna a análise, a soma e o relatório muito desafiantes. A imagem abaixo fornece um exemplo rápido de vários desafios-chave que as folhas de cálculo enfrentam.
A Solução: Armazenar Informação Relacionada, Eliminar Duplicação
- Menos erros e inconsistências. A manutenção de uma versão da verdade para as coisas que é necessário rastrear minimiza o potencial de duplicação, erros, e valores inconsistentes. No exemplo Excel acima, os nomes de clientes, números de telefone de contacto e nomes de produtos estão mal escritos, transpostos e abreviados em diferentes formas. Imagine tentar criar um relatório ou gráfico em Excel que mostre uma imagem precisa das suas vendas ou outros indicadores-chave de desempenho.
- Maior produtividade. Você e outras pessoas que trabalham na sua base de dados só precisam de alterar um único registo e todas as outras coisas relacionadas na sua base de dados “verão” automaticamente a alteração. No nosso exemplo Excel, seria necessário alterar cada ocorrência do nome de um cliente. Encontrar e substituir não apanharia necessariamente que o nome de um cliente se escreva de seis maneiras diferentes. Numa base de dados, existe apenas um registo de cliente a alterar. Todos os outros registos (encomendas, contactos, etc.) relacionados com esse registo de cliente nunca precisarão de ser alterados porque estão ligados ao cliente.
- Segurança e Controlo. As bases de dados fornecem uma localização central para armazenar, proteger e controlar os seus dados. O Microsoft Access inclui a capacidade de encriptar e proteger os ficheiros das bases de dados por palavra-passe. E com os utilizadores confiando numa base de dados em vez de folhas de cálculo Excel separadas, pode ter um maior controlo sobre o acesso à informação.
- Better Decisions and Insight. Talvez o mais importante, uma única fonte de verdade num formato padronizado significa que pode obter uma melhor percepção e tomar melhores decisões, relatando e analisando os seus dados numa base de dados. Os utilizadores estão familiarizados com os gráficos do Excel, e bases de dados como o Microsoft Access podem fornecer capacidades semelhantes, indo além do Excel com tendências históricas mais poderosas, agregação, e filtragem de consultas.
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Como funciona uma base de dados Microsoft Access?
Microsoft Access funciona da mesma forma que qualquer base de dados, armazenando juntos informações relacionadas, e permitindo-lhe criar ligações (vulgarmente chamadas relações) entre diferentes coisas. As relações entre duas coisas diferentes no MSAccess podem ser muito simples (tal como um contacto num cliente e o próprio cliente) ou complexas. No exemplo abaixo, as caixas azuis representam as principais coisas que estamos a seguir nas nossas tabelas da base de dados MS Access, e os relatórios à direita mostram como se pode juntar a informação relacionada para análise e relatórios.
Os dados são armazenados em tabelas Microsoft Access (pense nelas como mini-folhas que armazenam apenas um tipo de coisa). Uma tabela pode ter muitos campos (pensem neles como colunas na vossa folha de cálculo). Cada campo de uma tabela pode ser configurado para permitir ou impedir que os utilizadores introduzam certas informações (por exemplo, pode dizer-se que um campo só aceita datas, outro só permite que um utilizador introduza um valor numérico, enquanto outro só permite que o utilizador introduza o que quiser).
Uma vez configuradas as tabelas, campos e relações MS Access, é possível criar formulários de introdução de dados que utilizam essas tabelas para armazenar a sua informação e mais tarde criar relatórios com os dados. Os formulários Microsoft Access são incrivelmente fáceis (e divertidos) de desenhar com uma ferramenta de desenho de formulários wysiwyg. E pode utilizar formulários MS Access para simplificar a introdução de dados para os utilizadores, agrupando campos relacionados, e ocultando campos que não precisam de introduzir. O Assistente de Botões de Comando Microsoft Access ajuda-o mesmo a criar botões simples para os seus formulários sem compreender como criar macros e Visual Basic.