A execução bem sucedida de qualquer projecto começa sempre com uma excelente reunião de pontapé de saída do projecto. Isto não quer dizer que as reuniões de pontapé de saída sejam um factor determinante absoluto para o sucesso de cada projecto, mas certamente que vão muito longe na antecipação e preparação para quaisquer obstáculos que possam surgir pelo caminho.
Como gestor de projecto, vai querer, portanto, assegurar-se de que está bem preparado para isso, porque isso irá definir o ritmo para o resto do projecto.
O que é uma reunião de pontapé de saída?
Uma reunião de pontapé de saída é como um primeiro encontro, onde ambas as partes ficam a conhecer-se melhor; os seus gostos e aversões, os seus sonhos e objectivos de vida, etc. Neste caso, significa simplesmente a reunião inicial de todos os intervenientes no projecto para discutir a estratégia do projecto.
Isto pode significar uma reunião entre a direcção de topo, o cliente e o gestor do projecto ou pode significar uma reunião entre um gestor de projecto e membros da equipa do projecto.
Quem participa na reunião depende largamente da dimensão do projecto mas, seja como for, é uma ferramenta clássica de gestão de projecto que assegura que todas as partes envolvidas na execução da projecção, se reúnam para discutir a estratégia, obtenham autorização para determinadas áreas e, de um modo geral, obtenham uma sensação profunda do que o projecto implicaria. Esta reunião indica formalmente o início do projecto.
Reuniões de arranque para a gestão do projecto são pertinentes por várias razões:
- Definem o ritmo do projecto.
- Determinam quão motivados e empenhados serão os membros do projecto para a execução bem sucedida do projecto.
- Ajudam a antecipar futuros obstáculos.
- É aqui que os membros da equipa compreendem plenamente os seus papéis individuais no projecto.
- assegura que não haja comunicações incorrectas entre as partes e que toda a ambiguidade seja eliminada.
Para conduzir com êxito uma reunião de arranque, é necessário um plano de arranque; isto ajuda qualquer gestor de projecto a manter-se organizado, consubstancia a liderança de um gestor de projecto e promove a integração dos membros nos seus papéis individuais. Abaixo, estão algumas dicas para ajudar os gestores de projecto a conceber um plano de pontapé de saída sólido que irá subsequentemente assegurar uma grande reunião de pontapé de saída.
1. Definição da Agenda
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Esta parte cobre normalmente áreas tais como: introduções gerais, qual é a finalidade ou visão do projecto, objectivos e resultados, o plano do projecto, factores-chave de sucesso, ferramentas de colaboração que seriam empregadas, atribuição de papéis e esclarecimentos, frequência das reuniões de estatuto e uma sessão para perguntas e respostas. Isto deve vir num formato impresso e distribuído a cada participante antes do início da reunião para garantir que todos permaneçam sempre na mesma página.
2. Início da Reunião
Neste momento, o gestor do projecto deve encarregar-se da reunião, dando as boas-vindas a todos os participantes. Esta deve ser seguida de uma ronda de auto-introduções, após a qual o gestor de projecto daria uma breve passagem pela agenda. Seguir-se-á uma definição do projecto, destacando os objectivos e os resultados, introdução dos papéis individuais do projecto e explicação das razões pelas quais esses papéis passaram a ser.
3. Visão e Análise do Projecto
Nesta fase, seria desejável discutir a premissa do projecto; isto é importante numa reunião de lançamento do projecto porque estabelece a importância do projecto. Aqui, esperar-se-ia que o gestor do projecto discutisse objectivos e resultados, examinasse as tarefas individuais e verificasse se são de facto viáveis, discutisse as linhas de tempo do projecto, analisasse os constrangimentos, discutisse os requisitos do projecto. Em tudo isto, é importante esclarecer a todos que este é mais ou menos um primeiro esboço do plano do projecto e que as modificações subsequentes seriam da responsabilidade de todos os envolvidos no projecto.
4. Estabelecimento de padrões de projecto
Nesta secção é importante estabelecer padrões sobre o que constitui realmente uma tarefa concluída, reiterar a importância do trabalho em equipa, decidir sobre as directrizes para a apresentação de relatórios de tarefas e acordar sobre a frequência da apresentação de relatórios e reuniões de actualização do estado. Esta secção poderia também incluir políticas e procedimentos de protecção de informação.
5. Estabelecer normas de comunicação
A importância da comunicação não pode ser negligenciada se um projecto tiver de ser levado a cabo com sucesso. A reunião de arranque deverá estabelecer normas para todos os aspectos da comunicação do projecto. Isto deve incluir procedimentos para canais de comunicação horizontais e verticais, localização de ficheiros e canais de distribuição de informação, actas de reuniões, lista documentada de contactos, e uma lista de questões.
6. Sessão de perguntas e respostas
P>Towards the tail-end of the kickoff meeting, pretende proporcionar oportunidades para perguntas e respostas. Encoraje as pessoas a fazer isto porque ajuda a esclarecer quaisquer questões que não foram claras durante a sua apresentação, assegurando, em última análise, que todos estão na mesma página.
7. O resumo
Finalmente, quer passar por tudo o que foi discutido, destacando todas as questões importantes que foram levantadas para discussão. Confirme que todos os novos itens levantados, têm planos de acção claramente definidos e depois confirme que todos estão de acordo quanto à hora, data e local para a próxima reunião.
Tente manter toda a reunião de pontapé de saída tão breve mas excitante quanto possível. Uma reunião de pontapé de saída aborrecida pode não conseguir obter a participação activa e o empenho dos membros da equipa. Os gestores de projecto têm, portanto, a responsabilidade de assegurar que a reunião de pontapé de saída do projecto seja animada, breve mas impactante.
Você quer ter a certeza de que os membros da equipa estão suficientemente motivados para desempenharem excelentemente bem as funções que lhes foram atribuídas.
Dê alguns conselhos ou dicas de reuniões de pontapé de saída do projecto bem sucedidas no passado? Deixe-nos saber; gostaríamos de ouvir a sua experiência!