Tienes que hacer un envío de última hora y la oficina de correos cierra en 15 minutos. Ah, también, necesitas comprarle a tu equipo algo de comida para un sprint de última hora de la tarde, y la impresora de la oficina se ha quedado sin tinta. Tu empresa aún no es lo suficientemente grande como para tener tarjetas de crédito de empresa, y eres partidario de mantener separados los gastos personales y los de la empresa.
Seguro que estaría bien tener algo de dinero de sobra para pagar estos pequeños gastos de la empresa, ¿no? Ahí es donde entra en juego la caja chica.
¿Qué es la caja chica?
La caja chica es simplemente cualquier dinero físico que su negocio tenga a mano para pagar pequeños gastos no planificados. La mayoría de las empresas no tienen más de unos pocos cientos de dólares en caja chica. Por lo general, lo guardarán en una caja de seguridad o en una caja registradora, y tendrán algún tipo de sistema para asegurarse de que nada se pierda.
¿Cuáles son algunos de los gastos típicos de la caja chica?
La mayoría de las pequeñas empresas gastan su caja chica en cosas como:
- Materiales de oficina
- Café y bocadillos
- Postage
- Combustible y aparcamiento para los viajes de trabajo
- Reembolsos a los empleados por pequeños gastos
- Cualquier otro gasto imprevisible que sea demasiado pequeño como para escribir un cheque
¿Por qué necesito un fondo de caja chica debidamente establecido?
Muchas pequeñas empresas no tienen un sistema formal para la caja chica: los propietarios simplemente pagan de su bolsillo los pequeños gastos y esperan que nada salga mal.
Esto puede volverse confuso y costoso a medida que una empresa crece: sus gastos aleatorios se vuelven más frecuentes, y el número de gastos deducibles de impuestos que su negocio hace aumenta.
Los pequeños gastos que su negocio hace con la caja chica pueden no parecer un gran problema, en términos de impuestos. Pero pueden sumar. Si tiene un promedio de 100 dólares de gastos de caja chica al mes, ¡son 1.200 dólares que potencialmente podría deducir de su factura de impuestos el próximo año!
Puede ser tentador improvisar durante todo el tiempo que pueda, pero establecer un sistema de caja chica adecuado desde el principio es crucial.
¿Cómo funciona?
La mayoría de las pequeñas empresas utilizan el sistema de anticipos para su caja chica, que no es más que una forma elegante de decir que el fondo comienza con una cantidad preestablecida (digamos, 200 dólares) y se repone hasta esa cantidad si cae por debajo de un determinado umbral (digamos, 20 dólares).
Las pequeñas empresas suelen anotar todos los desembolsos en un registro y ponen a una persona a cargo de la caja chica para asegurarse de que no se pierda ninguno de los fondos.
¿Cómo configuro un sistema de caja chica adecuado?
Paso 1: Consiga una caja de seguridad o una caja registradora
Puede encontrarlas en la mayoría de las tiendas de suministros de oficina. Sin un lugar físico y dedicado para guardar la caja chica, probablemente perderá el control de la misma, y/o hará tantas excepciones a la hora de usar la caja chica que dejará de ser útil.
Paso 2: Elija un custodio de la caja chica
El custodio de la caja chica está a cargo de administrar el fondo de la caja chica. Si su negocio es lo suficientemente pequeño, éste podría ser usted. Si dirige una organización sin ánimo de lucro, probablemente será su tesorero. En el caso de empresas pequeñas un poco más grandes, podría ser el administrador de su oficina.
¿Por qué una sola persona? Hacer que una sola persona sea responsable de la caja chica reduce la confusión y minimiza el riesgo de robo.
Paso 3: Establezca una cantidad inicial, un umbral de reposición y un límite de retirada
¿Cuánto dinero de caja chica debe tener a mano? Eso depende de la cantidad de gastos pequeños que realice y de la frecuencia con la que los haga, pero la mayoría de los negocios parecen estar bien llevando entre 100 y 200 dólares en caja chica.
Use su criterio, y ponga en el fondo de caja chica menos de lo que cree que necesita; siempre puede aumentar la cantidad más adelante.
Paso 4: Vaya a un cajero automático, o escriba un cheque para la caja chica
Digamos que decide un fondo de caja chica de 200 dólares. El siguiente paso es escribir un cheque a la caja chica por $200, cobrarlo y guardarlo en su caja registradora o caja de seguridad.
Este es el primer asiento en su cuenta de caja chica, representado por el siguiente asiento que muestra la caja chica saliendo de su cuenta bancaria.
| Cuenta | Débito | Abono | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Caja chica | 200$ | Efectivo | 200$ | ||
| Nota: estableció un fondo de caja chica |
Paso 5: Crear un registro de caja chica
También necesitas un registro para llevar la cuenta de todos los gastos que estás haciendo con tu caja chica. Este es el aspecto que podría tener un registro de caja chica para una pequeña empresa típica a fin de mes:
XYZ Inc.
Registro de caja chica
Para el mes de abril, 2019
| Fecha | Número de vale | Descripción | Entrada de dinero | Salida de dinero out | Saldo | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1/4/2019 | 4001 | Float | 200.00 | 3/4/2019 | 4002 | Postage | 21,22 | 178.78 | |||
| 7/4/2019 | 4003 | Combustible para entregar vehículo | 13,00 | 165.78 | |||||||
| 11/4/2019 | 4004 | Snacks | 9,00 | 156.78 | |||||||
| 13/4/2019 | 4005 | Más bocadillos | 9,00 | 147.78 | |||||||
| 14/4/2019 | 4006 | Sandwiches | 39,22 | 108,56 | |||||||
| 17/4/2019 | 4007 | Entrega FedEx | 21.43 | 87,13 | |||||||
| 19/4/2019 | 4008 | Entrega de Purolator | 37,98 | 49.15 |
Total de efectivo restante: $49.15
Recarga requerida: $150.85
¿Se da cuenta de que la fila de la extrema derecha lista el saldo actual del fondo de caja chica? Esto le permite conciliar (lo que significa en términos contables «doble control») su fondo de caja chica sobre la marcha.
También puede optar por utilizar vales de caja chica. La pila de vales desempeña el papel de un registro. Cualquier persona que haga un desembolso de la caja chica escribe un vale que incluye:
- La cantidad desembolsada
- La fecha
- La persona que recibe el dinero
- El motivo del desembolso
- La cuenta que se carga
- Una firma de la persona que hace el desembolso.
Si la cantidad de efectivo en la caja no coincide nunca con la cantidad registrada en la columna de saldo, eso significa que alguien cometió un error al registrar la información en el registro, o que parte de la caja chica ha desaparecido.
Más información: El arte de la conciliación bancaria
Paso 6: Comience a utilizar su fondo de caja chica
Digamos que su oficina se queda sin bolígrafos y necesita comprar algunos en Staples.
Para utilizar la caja chica, simplemente tome la cantidad de efectivo que necesite de la caja de seguridad (digamos, 10 dólares). Cuando regrese de Staples, deposite el recibo de los bolígrafos junto con el cambio restante (digamos que son 3,67 dólares en este caso) de nuevo en la caja de seguridad, y haga la anotación correspondiente en el registro de caja chica.
Paso 7: Acostúmbrese a reponer su fondo de caja chica
Digamos que al final del mes, le quedan 49,15 dólares en la caja chica, y quiere completar su fondo de caja chica con 150 dólares.Para ello, simplemente escribiría otro cheque a la caja chica, esta vez por $150,85, lo cobraría, depositaría el efectivo en la caja y haría la entrada correspondiente en su registro de caja chica.
Paso 8: Registrar la recarga en su sistema contable
El primer paso para registrar una recarga de caja chica en su sistema contable es resumir todos los pequeños gastos que se pagaron con caja chica. Podríamos resumir los gastos del registro de caja chica anterior de la siguiente manera:
| Gastos | Importe | 80$.63 |
|---|---|
| Combustible | 13,00$ |
| Bocadillos | 57,22$ |
| Total | 150$.85 |
Ahora que tienes todos los gastos de caja chica resumidos, haz el siguiente asiento en tu sistema contable:
| Cuenta | Debito | Crédito | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Postage | 80$.63 | ||||||
| Combustible | 13,00$ | Snacks | 57,22$ | Cash | |||
| Nota: Recarga del fondo de caja chica |
Una vez que haya ingresado sus transacciones de caja chica en los libros, su contabilidad puede usarlas mientras crea los estados financieros-así que puede factorizar con precisión la caja chica en sus gastos.
Si utiliza la contabilidad de devengo, la recarga puede ser acreditada desde las cuentas por pagar en lugar de efectivo.
Algunos consejos sobre cómo gestionar un fondo de caja chica de forma eficaz
Ponga por escrito su política de caja chica
Asegúrese de que todos los que tienen acceso a los fondos de caja chica saben para qué son, y proporcione algunos ejemplos de gastos típicos de caja chica para asegurarse de que no hay confusión.
Asegúrese de que todo el mundo utiliza el registro de caja chica
Puede parecer tedioso registrar cada pequeño gasto de esta manera, pero no hay nada insignificante en los gastos de caja chica. Debe documentar todos sus gastos de caja chica si quiere deducirlos en sus impuestos, al igual que lo haría con cualquier otro ingreso o gasto.
Recuerde conciliar
De vez en cuando, compare el saldo de caja chica registrado en su registro de caja chica con la cantidad real restante de efectivo en su caja. Si los números no coinciden, significa que algo ha ido mal, y debe revisar cada gasto para detectar cualquier discrepancia.