Puisque la communication est un facteur central et une considération majeure pour quiconque entre dans le monde du travail d’aujourd’hui, comprendre le processus de communication peut vous aider à devenir un meilleur communicateur.
Qu’est-ce que la communication ?
La communication est la transmission d’informations et de sens d’une personne ou d’un groupe à un autre.
Composantes du processus de communication
Le processus de communication est l’ensemble des étapes que nous suivons pour pouvoir communiquer avec succès.
Un processus est une série systématique d’actions dirigées vers un objectif prédéfini.
La communication implique un processus bidirectionnel dans lequel il y a un échange et une progression des idées vers un objectif mutuellement acceptable.
Il existe cinq composantes qui décrivent les parties essentielles du processus de communication. En les analysant, nous sommes mieux équipés pour comprendre ce qui se passe lorsque nous communiquons.
| Idée/Message | Une idée est un ensemble de signes ou de symboles, comme des motsOuverture d’une nouvelle fenêtre ou des gestesOuverture d’une nouvelle fenêtre. |
| Émetteur/Encodeur | Une personne qui initie et partage un message | Récepteur/Décodeur | Une personne qui reçoit et interprète un message | Canal | Le support ou le véhicule qui facilite l’envoi d’un message par l’émetteur, tel qu’une lettre, un e-mail ou le fait de parler à quelqu’un en face à face | Feedback | La réponse d’un récepteur à un message, tel qu’un commentaire ou un hochement de tête ; elle clarifie que le message est compris comme prévu par l’expéditeur |
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Les composantes se produisent presque simultanément à mesure que le processus de communication évolue. Ceci est illustré dans le schéma ci-dessous. |
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Avant de nous plonger en profondeur dans les cinq composantes du processus de communication, examinons d’abord les rôles de l’émetteur et du récepteur dans le processus de communication.
Rôles de l’émetteur et du récepteur
L’émetteur et le récepteur ont des responsabilités importantes dans le processus de communication. Si les deux remplissent leur rôle, la communication sera transmise avec succès.
Rôle de l’expéditeur
Le processus de communication commence par l’expéditeur qui est l’initiateur du message. L’expéditeur peut être un écrivain, un orateur, ou celui qui fait simplement des gestes. Le rôle de l’expéditeur dans le processus de communication comprend :
- sélectionner le type de message,
- analyser le récepteur Ouvre dans une nouvelle fenêtre,
- utiliser le point de vue du vous Ouvre dans une nouvelle fenêtre,
- encourager le feedback Ouvre dans une nouvelle fenêtre, et
- supprimer les obstacles à la communication Ouvre dans une nouvelle fenêtre.
Rôle du récepteur
Le récepteur est l’auditeur, le lecteur ou l’observateur dans le processus de communication. Le rôle du récepteur consiste notamment à :
- écouter ou lire attentivement,
- être ouvert à différents types d’expéditeurs et à de nouvelles idées,
- prendre des notes si nécessaire,
- fournir un retour approprié à l’expéditeur et
- poser des questions pour clarifier le message.
Rappellez-vous que l’expéditeur a une plus grande responsabilité dans le succès de la communication que le récepteur. La façon dont vous pouvez remplir avec succès votre rôle d’initiateur du processus de communications est abordée en profondeur iciOuverture d’une nouvelle fenêtre.
Maintenant, nous allons faire plus de lumière pour nous donner une compréhension approfondie du processus de communication
L’expéditeur a un message
Le processus de communication commence lorsque l’expéditeur ou la personne avec qui la communication est originaire a un message.
Le message est l’information qui est transmise au cours du processus de communication.
C’est la connaissance, les idées, les sentiments ou les émotions envoyés par l’expéditeur au récepteur pour parvenir à la compréhension.
Pour qu’une communication efficace soit accomplie, l’expéditeur doit :
- clarifier l’idée
- contempler et décider de l’objectif du message
- analyser l’idée et la meilleure façon de la présenter
- anticiper l’effet sur le récepteur
L’expéditeur code l’idée dans le message
L’étape suivante du processus de communication est l’encodageOuverture d’une nouvelle fenêtre, effectué par l’expéditeur-personne qui crée et partage un message.
Coder, c’est transformer un message en une série de mots et de codes significatifs.
Avant que le message puisse être envoyé au récepteur, l’expéditeur doit coder le message.
Parce que c’est l’expéditeur qui initie le processus de communication, il est le premier responsable de sa réussite ou de son échec. Ainsi, choisir les mots ou les signes appropriés est la première étape pour assurer une communication efficace.
Pour qu’une communication efficace soit accomplie, l’expéditeur doit :
- considérer les antécédents du récepteur, ses compétences en communication, son expérience, sa culture, ainsi que le contexte
- choisir des mots concrets et des symboles appropriés
- encourager la rétroaction
Le message voyage sur le canal
Le support sur lequel le message est physiquement transmis est le canalOuverture d’une nouvelle fenêtre.
Pour envoyer des messages, les gens parlent et écrivent. Pour recevoir des messages, les gens écoutent et lisent.
Les lettres et les rapports sont des canaux courants pour les messages écrits. Les conversations en face à face et les appels téléphoniques sont des canaux courants pour les messages oraux.
Le courrier électronique et la messagerie vocale sont des canaux courants pour les messages électroniques écrits et parlés. De nos jours, les messages sont de plus en plus transportés sur des réseaux numériques avec une énorme tendance à la distraction et à la rupture.
Pour qu’une communication efficace soit accomplie, l’expéditeur doit :
- considérer l’importance du message, l’obtention d’un retour d’information, l’interactivité
- choisir un canal que le récepteur préfère
- faire des efforts pour réduire le bruit du canal et les distractions en réfléchissant aux moyens possibles de le faire
- être conscient des messages concurrents
Notez qu’un expéditeur peut utiliser plus d’un canal pour envoyer un message. Par exemple, un appel téléphonique peut être suivi d’un e-mail pour fournir des détails supplémentaires.
Le récepteur décode le message
L’individu à qui le message est destiné est le récepteur. La traduction du message de son format de signe en signification est ce qu’on appelle le décodageOuverture d’une nouvelle fenêtre.
C’est seulement lorsque le récepteur comprend le sens voulu par l’expéditeur (c’est-à-dire qu’il réussit à décoder le message) que la communication a lieu. Cette réussite est souvent difficile car des facteurs tels que l’éducation, les opinions et les états émotionnels façonnent la façon dont un récepteur interprète un message.
Pour qu’une communication efficace soit accomplie, le récepteur doit :
- éviter de préjuger du message
- s’efforcer de comprendre les indices verbaux et non verbaux
- éviter les distractions
- créer un environnement réceptif
- s’attendre à apprendre
La rétroaction voyage vers l’expéditeur
La rétroaction, une composante importante de la communication, est la réponse d’un récepteur à un message. Le feedback peut être non verbal (un sourire ou un hochement de tête) ou il peut être verbal (un commentaire lié au message). Toute réponse – même l’absence de réponse – est un feedback.
Le feedback est important car il permet à l’expéditeur de savoir que le message a été reçu et compris. Les expéditeurs peuvent encourager le retour d’information en posant des questions telles que « Suis-je clair ? » et « Y a-t-il quelque chose que vous ne comprenez pas ? »
Les expéditeurs peuvent encore améliorer le retour d’information en choisissant un moment approprié pour la livraison et en ne fournissant que la quantité d’informations que le récepteur peut traiter.
Les récepteurs améliorent le processus de communication en fournissant un feedback clair et complet. Dans le monde des affaires, l’une des meilleures façons de faire progresser la compréhension est de paraphraser le message de l’expéditeur avec des commentaires tels que » Laissez-moi essayer d’expliquer cela dans mes propres mots. »
Pour qu’une communication efficace soit accomplie, le récepteur doit :
- réaliser une réponse claire et complète qui révèle la compréhension du sens du message
- reprendre le cycle lorsque le récepteur devient l’expéditeur avec les mêmes préoccupations.
Fonctionnement du processus de communication
A. Processus unidirectionnel
- L’émetteur, sur la base de ses connaissances fondamentales, de ses modèles de comportement et de son intention, sélectionne un message.
- Par la suite, il encode le message.
- Puis il transmet le message au récepteur par un canal approprié, qui peut être oral, verbal ou non verbal.
- Lorsque le message arrive au récepteur, celui-ci décode alors le message et offre une réponse interne au message tel qu’il a été compris. La réponse n’est pas en relation avec le contenu réel mais plutôt avec le contenu compris du message original. Cela marque l’achèvement de la première phase du processus de communication.
B. Processus bidirectionnel
Le processus de communication à sens unique reste incomplet ; car l’émetteur ne parvient pas à savoir si son message a été compris ou non par le récepteur. Le processus n’est complet que lorsque l’émetteur reçoit un retour d’information de la part du récepteur.
Dans le processus de communication bidirectionnelle, le récepteur fait connaître sa réponse en la mettant dans le message, le code et le transmet à l’émetteur initial – qui est maintenant le récepteur. Cette étape, appelée « retour d’information », est cruciale. Si, le retour d’information est en phase avec l’intention initiale de l’expéditeur, la communication peut se dérouler sans encombre.
Notez que dans certains cas, il pourrait y avoir une légère distorsion dans le processus de communication car le récepteur pourrait ne pas être d’accord avec le contenu du message envoyé par l’expéditeur. Dans ce cas, cela ne signifie pas qu’il y a une rupture de communication.
Nous pouvons dans ces cas-là affirmer que la communication effective est distraite pour le moment et qu’elle reprendrait après une tentative ultérieure de continuer à communiquer.
Pour qu’une communication efficace soit accomplie, l’expéditeur doit :
- Créer une prise de conscience chez le récepteur sur le sujet
- Proposer son point de vue avec clarté et précision afin d’éviter les possibilités de confusion à partir de l’interprétation du récepteur.
- Établir un déroulement fluide de la discussion par une observation des stratégies de communication.
- Renforcer ou corriger les idées dans l’esprit du récepteur concernant le but de la communication.
- Atteindre l’objectif de la communication.
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