Siccome la comunicazione è un fattore centrale e una considerazione importante per chiunque entri nella forza lavoro di oggi, capire il processo di comunicazione può aiutarti a diventare un comunicatore migliore.
Cos’è la comunicazione?
La comunicazione è la trasmissione di informazioni e significati da una persona o da un gruppo ad un altro.
Componenti del processo di comunicazione
Il processo di comunicazione è l’insieme dei passi che facciamo per poter comunicare con successo.
Un processo è una serie sistematica di azioni dirette verso un obiettivo predefinito.
La comunicazione comporta un processo bidirezionale in cui c’è uno scambio e una progressione di idee verso un obiettivo reciprocamente accettabile.
Ci sono cinque componenti che descrivono le parti essenziali del processo di comunicazione. Analizzandole, siamo meglio attrezzati per capire cosa succede quando comunichiamo.
| Idea/messaggio | Un’idea è un insieme di segni o simboli, come le paroleOpens in new window o i gestiOpens in new window. |
| Mittente/Encoder | La persona che inizia e condivide un messaggio |
| Ricevente/Decoder | La persona che riceve e interpreta un messaggio |
| Channel | Il mezzo o il veicolo che facilita il mittente a inviare un messaggio, come una lettera, una e-mail o parlare con qualcuno faccia a faccia |
| Feedback | La risposta di un ricevente ad un messaggio, come un commento o un cenno della testa; chiarisce che il messaggio è compreso come inteso dal mittente |
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I componenti si verificano quasi simultaneamente mentre il processo di comunicazione si evolve. Questo è illustrato nel diagramma qui sotto. |
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Prima di approfondire le cinque componenti del processo di comunicazione, esaminiamo prima i ruoli del mittente e del destinatario nel processo di comunicazione.
Ruolo del mittente e del destinatario
Il mittente e il destinatario hanno importanti responsabilità nel processo di comunicazione. Se entrambi adempiono ai loro ruoli, la comunicazione sarà trasmessa con successo.
Ruolo del mittente
Il processo di comunicazione inizia con il mittente che è l’iniziatore del messaggio. Il mittente può essere uno scrittore, un oratore o uno che semplicemente gesticola. Il ruolo del mittente nel processo di comunicazione include:
- selezionare il tipo di messaggio,
- analizzare il destinatario Apre una nuova finestra,
- usare il punto di vista del tu Apre una nuova finestra,
- incoraggiare il feedback Apre una nuova finestra, e
- rimuovere le barriere della comunicazione Apre una nuova finestra.
Ruolo del ricevente
Il ricevente è l’ascoltatore, lettore o osservatore nel processo di comunicazione. Il ruolo del ricevente include:
- ascoltare o leggere attentamente,
- essere aperti a diversi tipi di mittenti e a nuove idee,
- fare note quando necessario,
- fornire un feedback appropriato al mittente, e
- fare domande per chiarire il messaggio.
Ricorda che il mittente ha una responsabilità maggiore per il successo della comunicazione rispetto al destinatario. Come puoi adempiere con successo al tuo ruolo di iniziatore del processo di comunicazione è discusso approfonditamente quiOpens in new window.
Ora, faremo più luce per darci una comprensione approfondita del processo di comunicazione
Il mittente ha un messaggio
Il processo di comunicazione inizia quando il mittente o la persona con cui la comunicazione ha origine ha un messaggio.
Il messaggio è l’informazione che viene trasmessa durante il processo di comunicazione.
È la conoscenza, le idee, i sentimenti o le emozioni inviate dal mittente al destinatario per raggiungere la comprensione.
Per una comunicazione efficace, il mittente dovrebbe:
- chiarire l’idea
- contemplare e decidere lo scopo del messaggio
- analizzare l’idea e come può essere presentata al meglio
- prevedere l’effetto sul ricevente
Il mittente codifica l’idea nel messaggio
Il passo successivo nel processo di comunicazione è la codificaApre in una nuova finestra, fatta dal mittente-persona che crea e condivide un messaggio.
Codificare significa trasformare un messaggio in una serie di parole e codici significativi.
Prima che il messaggio possa essere inviato al destinatario, il mittente deve codificare il messaggio.
Perché è il mittente che avvia il processo di comunicazione, è il primo responsabile del suo successo o fallimento. Quindi, scegliere le parole o i segni appropriati è il primo passo per garantire una comunicazione efficace.
Per una comunicazione efficace, il mittente dovrebbe:
- considerare il background del destinatario, le capacità di comunicazione, l’esperienza, la cultura e il contesto
- scegliere parole concrete e simboli appropriati
- incoraggiare il feedback
Il messaggio viaggia sul canale
Il mezzo attraverso il quale il messaggio viene fisicamente trasmesso è il canaleApre in una nuova finestra.
Per inviare messaggi, le persone parlano e scrivono. Per ricevere messaggi, le persone ascoltano e leggono.
Lettere e rapporti sono canali comuni per i messaggi scritti. Le conversazioni faccia a faccia e le telefonate sono canali comuni per i messaggi parlati.
La posta elettronica e la posta vocale sono canali comuni per i messaggi elettronici scritti e parlati. Al giorno d’oggi i messaggi sono sempre più trasportati su reti digitali con un’enorme tendenza alla distrazione e alla rottura.
Per una comunicazione efficace, il mittente dovrebbe:
- considerare l’importanza del messaggio, ottenere un feedback, interattività
- scegliere un canale che il destinatario preferisce
- fare uno sforzo per ridurre il rumore del canale e le distrazioni pensando a possibili modi per farlo
- essere consapevole dei messaggi concorrenti
Nota che un mittente può usare più di un canale per inviare un messaggio. Per esempio, una telefonata può essere seguita da un’e-mail per fornire ulteriori dettagli.
Il ricevitore decodifica il messaggio
L’individuo a cui è destinato il messaggio è il ricevitore. Tradurre il messaggio dal suo formato di segno in significato è ciò che si chiama decodificaApre in una nuova finestra.
Solo quando il ricevente capisce il significato inteso dal mittente (cioè, decodifica con successo il messaggio) la comunicazione ha luogo. Questo successo è spesso difficile perché fattori come l’educazione, le opinioni e gli stati emotivi modellano il modo in cui il ricevente interpreta un messaggio.
Per una comunicazione efficace, il destinatario dovrebbe:
- evitare di giudicare il messaggio
- sforzarsi di capire i segnali verbali e non verbali
- evitare le distrazioni
- creare un ambiente ricettivo
- aspettarsi di imparare
Il feedback viaggia verso il mittente
Il feedback, una componente importante nella comunicazione, è la risposta di un ricevente ad un messaggio. Il feedback può essere non verbale (un sorriso o un cenno della testa) o può essere verbale (un commento relativo al messaggio). Qualsiasi risposta – anche nessuna risposta – è un feedback.
Il feedback è importante perché aiuta il mittente a sapere che il messaggio è stato ricevuto e compreso. I mittenti possono incoraggiare il feedback ponendo domande come “Sono stato chiaro?” e “C’è qualcosa che non hai capito?”
I mittenti possono migliorare ulteriormente il feedback temporizzando adeguatamente la consegna e fornendo solo le informazioni che il destinatario può gestire.
I ricevitori migliorano il processo di comunicazione fornendo un feedback chiaro e completo. Nel mondo degli affari, uno dei modi migliori per far progredire la comprensione è quello di parafrasare il messaggio del mittente con commenti come “Lasciami provare a spiegarlo con parole mie.”
Per una comunicazione efficace, il ricevente dovrebbe:
- creare una risposta chiara e completa che riveli la comprensione del significato del messaggio
- ricominciare il ciclo quando il ricevente diventa il mittente con le stesse preoccupazioni.
Funzionamento del processo di comunicazione
A. Processo a senso unico
- Il mittente, sulla base delle sue conoscenze fondamentali, dei suoi modelli di comportamento e della sua intenzione, seleziona un messaggio.
- Poi, codifica il messaggio.
- Poi trasmette il messaggio al ricevente attraverso un canale adatto, che può essere orale, verbale o non verbale.
- Quando il messaggio viene consegnato al ricevente, il ricevente decodifica il messaggio e offre una risposta interna al messaggio come è stato compreso. La risposta non è in relazione al contenuto effettivo ma piuttosto al contenuto compreso del messaggio originale. Questo segna il completamento della prima fase del processo di comunicazione.
B. Processo a due vie
Il processo di comunicazione a una via rimane incompleto; perché il mittente non viene a sapere se il suo messaggio è stato capito dal destinatario o no. Il processo è completo solo quando il mittente riceve un feedback dal ricevitore.
Nel processo di comunicazione a due vie, il ricevitore rende nota la sua risposta mettendola nel messaggio, la codifica e la trasmette al mittente originale, che ora è il ricevitore. Questa fase viene chiamata “feedback” ed è molto importante. Se il feedback è in sintonia con l’intento originale del mittente, la comunicazione può procedere senza problemi.
Nota che in alcuni casi, ci potrebbe essere una leggera distorsione nel processo di comunicazione perché il ricevitore potrebbe non essere d’accordo con il contenuto del messaggio inviato dal mittente. In tal caso, non significa che ci sia un’interruzione della comunicazione.
Possiamo in questi casi affermare che la comunicazione efficace è distratta per il momento e riprenderebbe dopo il successivo tentativo di continuare a comunicare.
Per realizzare una comunicazione efficace, il mittente dovrebbe:
- Creare consapevolezza nel destinatario sull’argomento
- Proporre il suo punto di vista con chiarezza e precisione al fine di evitare possibilità di confusione dall’interpretazione del destinatario.
- Stabilire un flusso regolare della discussione attraverso l’osservanza delle strategie di comunicazione.
- Rafforzare o correggere le idee nella mente del destinatario riguardo l’obiettivo della comunicazione.
- Raggiungere l’obiettivo della comunicazione.