Dado que la comunicación es un factor central y una consideración importante para cualquier persona que se incorpore a la fuerza de trabajo actual, entender el proceso de comunicación puede ayudarte a ser un mejor comunicador.
¿Qué es la comunicación?
La comunicación es la transmisión de información y significado de una persona o grupo a otro.
Componentes del proceso de comunicación
El proceso de comunicación son los pasos que damos para poder comunicarnos con éxito.
Un proceso es una serie sistemática de acciones dirigidas a un objetivo predefinido.
La comunicación implica un proceso bidireccional en el que hay un intercambio y una progresión de ideas hacia un objetivo mutuamente aceptable.
Hay cinco componentes que describen las partes esenciales del proceso de comunicación. Al analizarlos, estamos mejor equipados para entender lo que sucede cuando nos comunicamos.
| Idea/Mensaje | Una idea es un conjunto de signos o símbolos, como palabrasAbre en ventana nueva o gestosAbre en ventana nueva. |
| Emisor/Encodificador | Persona que inicia y comparte un mensaje |
| Receptor/Decodificador | Persona que recibe e interpreta un mensaje |
| Canal | El medio o vehículo que facilita al emisor el envío de un mensaje, como una carta, un correo electrónico o hablar con alguien cara a cara |
| Respuesta | La respuesta de un receptor a un mensaje, como un comentario o un movimiento de cabeza; aclara que el mensaje se ha entendido como pretendía el emisor |
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Los componentes se producen casi simultáneamente a medida que el proceso de comunicación evoluciona. Esto se ilustra en el siguiente diagrama. |
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Antes de profundizar en los cinco componentes del proceso de comunicación, examinemos primero las funciones del emisor y del receptor en el proceso de comunicación.
Roles del emisor y del receptor
El emisor y el receptor tienen importantes responsabilidades en el proceso de comunicación. Si ambos cumplen con sus roles, la comunicación se transmitirá con éxito.
El papel del emisor
El proceso de comunicación comienza con el emisor como iniciador del mensaje. El emisor puede ser un escritor, un orador o uno que simplemente gesticula. El papel del emisor en el proceso de comunicación incluye:
- seleccionar el tipo de mensaje,
- analizar al receptor Abre en ventana nueva,
- utilizar el punto de vista del tú Abre en ventana nueva,
- fomentar la retroalimentación Abre en ventana nueva, y
- eliminar las barreras de comunicación Abre en ventana nueva.
El papel del receptor
El receptor es el oyente, lector u observador en el proceso de comunicación. El papel del receptor incluye:
- escuchar o leer con atención,
- estar abierto a diferentes tipos de emisores y a nuevas ideas,
- tomar notas cuando sea necesario,
- proporcionar una retroalimentación adecuada al emisor, y
- hacer preguntas para aclarar el mensaje.
Recuerde que el emisor tiene una mayor responsabilidad en el éxito de la comunicación que el receptor. Aquí se analiza en profundidad cómo puede cumplir con éxito su papel de iniciador del proceso de comunicaciónOpensar en una nueva ventana.
Ahora, arrojaremos más luz para comprender en profundidad el proceso de comunicación
El emisor tiene un mensaje
El proceso de comunicación comienza cuando el emisor o persona con la que se origina la comunicación tiene un mensaje.
El mensaje es la información que se transmite durante el proceso de comunicación.
Es el conocimiento, las ideas, los sentimientos o las emociones que se envían desde el emisor al receptor para lograr el entendimiento.
Para que la comunicación sea eficaz, el emisor debe:
- aclarar la idea
- contemplar y decidir el propósito del mensaje
- analizar la idea y la forma en que mejor se puede presentar
- anticipar el efecto en el receptor
El emisor codifica la idea en el mensaje
El siguiente paso en el proceso de comunicación es la codificación
Abre en ventana nueva, realizada por el emisor-persona que crea y comparte un mensaje.
Codificar es convertir un mensaje en una serie de palabras y códigos significativos.
Antes de que el mensaje pueda ser enviado al receptor, el emisor necesita codificar el mensaje.
Como es el emisor quien inicia el proceso de comunicación, es el principal responsable de su éxito o fracaso. Por ello, la elección de las palabras o signos adecuados es el primer paso para garantizar una comunicación eficaz.
Para que la comunicación sea eficaz, el emisor debe:
- considerar los antecedentes del receptor, sus habilidades comunicativas, su experiencia, su cultura, así como el contexto
- elegir palabras concretas y símbolos apropiados
- fomentar la retroalimentación
- Abre en ventana nueva.
Para enviar mensajes, las personas hablan y escriben. Para recibir mensajes, las personas escuchan y leen.
Las cartas y los informes son canales comunes para los mensajes escritos. Las conversaciones cara a cara y las llamadas telefónicas son canales comunes para los mensajes hablados.
El correo electrónico y el buzón de voz son canales comunes para los mensajes electrónicos escritos y hablados. Hoy en día, los mensajes se transmiten cada vez más a través de las redes digitales, con una enorme tendencia a la distracción y a la ruptura.
Para que la comunicación sea eficaz, el emisor debe:
- considerar la importancia del mensaje, obtener retroalimentación, interactividad
- elegir un canal que el receptor prefiera
- hacer un esfuerzo para reducir el ruido del canal y las distracciones pensando en posibles formas de hacerlo
- ser consciente de los mensajes de la competencia
¡Pista importante! Tenga en cuenta que un emisor puede utilizar más de un canal para enviar un mensaje. Por ejemplo, una llamada telefónica puede ir seguida de un correo electrónico para dar más detalles.
El receptor descodifica el mensaje
La persona a la que va dirigido el mensaje es el receptor. Traducir el mensaje desde su formato de signo hasta su significado es lo que se denomina decodificaciónSe abre en una nueva ventana.
Sólo cuando el receptor entiende el significado pretendido por el emisor (es decir, descodifica con éxito el mensaje) se produce la comunicación. Este éxito suele ser difícil porque factores como la educación, las opiniones y los estados emocionales determinan la forma en que el receptor interpreta un mensaje.
Para que la comunicación sea eficaz, el receptor debe:
- evitar prejuzgar el mensaje
- esforzarse por comprender las señales tanto verbales como no verbales
- evitar las distracciones
- crear un entorno receptivo
- esperar aprender
- crear una respuesta clara y completa que revele la comprensión del significado del mensaje
- comenzar el ciclo de nuevo cuando el receptor se convierta en el emisor con las mismas inquietudes.
- El emisor, basándose en sus conocimientos fundacionales, patrones de comportamiento e intención, selecciona un mensaje.
- A continuación, codifica el mensaje.
- Entonces transmite el mensaje al receptor a través de un canal adecuado, que puede ser oral, verbal o no verbal.
- Cuando el mensaje llega al receptor, éste lo descodifica y ofrece una respuesta interna al mensaje tal y como lo ha entendido. La respuesta no está relacionada con el contenido real, sino con el contenido entendido del mensaje original. Esto marca la finalización de la primera fase del proceso de comunicación.
- Crear conciencia en el receptor sobre el tema
- Poner su punto de vista con claridad y precisión para evitar posibilidades de confusión por parte de la interpretación del receptor.
- Establecer un flujo fluido de la discusión a través de una observancia de las estrategias de comunicación.
- Reforzar o corregir las ideas en la mente del receptor sobre el objetivo de la comunicación.
- Lograr el objetivo de la comunicación.
La retroalimentación viaja hacia el emisor
La retroalimentación, un componente importante en la comunicación, es la respuesta de un receptor a un mensaje. La retroalimentación puede ser no verbal (una sonrisa o un movimiento de cabeza) o puede ser verbal (un comentario relacionado con el mensaje). Cualquier respuesta -incluso la ausencia de respuesta- es una retroalimentación.
La retroalimentación es importante porque ayuda al emisor a saber que el mensaje fue recibido y comprendido. Los remitentes pueden fomentar la retroalimentación haciendo preguntas como «¿Me he explicado bien?» y «¿Hay algo que no entiendas?»
Los remitentes pueden mejorar aún más la retroalimentación programando la entrega adecuadamente y proporcionando sólo la información que el receptor pueda manejar.
Los receptores mejoran el proceso de comunicación proporcionando un feedback claro y completo. En el mundo de los negocios, una de las mejores formas de avanzar en la comprensión es parafrasear el mensaje del emisor con comentarios como «Permítame intentar explicarlo con mis propias palabras.»
Para que la comunicación sea eficaz, el receptor debe:
Funcionamiento del proceso de comunicación
A. Proceso unidireccional
Figura 1.3 
Modelo que muestra el funcionamiento del proceso de comunicación B. Proceso bidireccional
El proceso de comunicación unidireccional queda incompleto; pues el emisor no llega a saber si su mensaje ha sido entendido por el receptor o no. El proceso se completa sólo cuando el emisor recibe la retroalimentación del receptor.
En el proceso de comunicación bidireccional, el receptor da a conocer su respuesta poniéndola en el mensaje, la codifica y la transmite al emisor original, que es ahora el receptor. Esta etapa se denomina retroalimentación y es la más importante. Si la respuesta está en sintonía con la intención original del emisor, la comunicación puede continuar sin problemas.
Tenga en cuenta que, en algunos casos, podría haber una ligera distorsión en el proceso de comunicación, ya que el receptor podría no estar de acuerdo con el contenido del mensaje enviado por el emisor. En tal caso, no significa que haya una ruptura en la comunicación.
En tales casos podemos afirmar que la comunicación efectiva se distrae por el momento y se reanudaría tras el siguiente intento de seguir comunicando.
Para que la comunicación sea efectiva, el emisor debe:
El mensaje viaja por el canal
El medio por el que se transmite físicamente el mensaje es el canal